EXCEL CONCEPTOS BÁSICOS (2010)

Apunte Español
Universidad Universidad Politécnica de Cataluña (UPC)
Grado Administración y Dirección de Empresas - 1º curso
Asignatura EXCEL
Año del apunte 2010
Páginas 68
Fecha de subida 27/05/2014
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Descripción

EXCEL explicado perfecto

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Curso de Excel #Intermedio Programa 1.
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Introducción Formatos y Estilos Gráficos Bases de Datos y Filtros Tablas Dinámicas Fórmulas y Funciones Microsoft Excel 2007 UNIDAD 1 - INTRODUCCIÓN Programa Crear una hoja de cálculo 1. ¿Qué es Excel?.
2. Navegar por la hoja de cálculo.
3. Introducción de información.
4. Introducción de valores numéricos, textos, fechas, horas, comentarios y fórmulas.
5. Inserción, creación, activación de hipervínculos.
6. Edición de hojas de cálculo.
7. Selección de celdas y rangos.
8. Series de etiquetas, números y fechas.
9. Uso de las órdenes del submenú.
10.Rellenar 11.Salir de Excel ¿Qué es Excel? Microsoft Office Excel, más conocido como Microsoft Excel, es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.
Mundo Microsoft XP Windows VISTA 7 Microsoft Word Office 2003 2007 Excel 2010 PowerPoint Mundo Microsoft Numbers OpenOffice ¿Existen Alternativas? GNumeric KSpread ¿Son Buenas? Depende… Una hoja de cálculo es… Primera vista En muchas ocasiones necesitamos trabajar con una planilla extensa de datos y tenemos miedo de intervenir en ellos pensando en que podemos estropear la información, modificarla perdiendo datos valiosos, o simplemente tener prohibido cambiar los datos originales por alguna restricción de cualquier tipo. Para evitar cualquiera de los inconvenientes mencionados, la recomendación es siempre: (1)realizar una copia de la hoja original dentro del mismo libro.
(2)copiar la hoja hacia otro libro nuevo o existente.
Existen varias formas de hacerlo, acá se menciona la más adecuada según criterio personal: 1.Si queremos copiar la hoja 1, realizar clic con el botón derecho o secundario, haciendo clic en “Mover o copiar” según se aprecia en la figura.
2. Luego de seleccionar aparece otra pantalla en donde podremos elegir entre las 2 opciones anteriormente mencionadas: (1) Copiar dentro del libro (2) o copiar a otro libro existente blanco (el existente debe estar abierto al momento de mover) (1) (2) Mantención de una hoja Creación o inserción de una hoja de cálculo Existe más de una alternativa para insertar nuevas hojas de cálculo a nuestro libro de trabajo Mantención de una hoja Copiado o movimiento de hojas: Haciendo click con el botón derecho sobre la hoja que se desee copiar o mover y seleccionando la opción Mover o copiar.
Luego se selecciona al lugar donde se desea mover y si se desea hacer una copia: Mantención de una hoja Cambio de nombre a una hoja: Corresponde a la definición de un nombre personalizado para una hoja en particular, con el fin de diferenciarla de las otras existentes.
Mantención de una hoja Eliminación de hojas: Corresponde a quitar o remover una hoja de cálculo, incluyendo todo su contenido y formato, del libro sobre el cual se está trabajando. Esta acción no puede ser deshecha.
Guardar una hoja Guardado del documento: En el caso de que sea la primera vez que se guarde el documento, se pedirá un nombre para asignar.
Diferencia entre opción «guardar» y «guardar como» Guardar Solamente guarda las modificaciones efectuadas en un libro ya existente.
Guardar como Permite cambiar el nombre o la ubicación del documento mediante el uso del cuadro de dialogo «guardar como» Guardar una hoja Guardado del documento: Entre los formatos ofrecidos están: XLSX: Libro de Excel. Compatible solo con la versión 2007 y 2010.
XLS: Libro de Excel. Compatible con la versión 2007 y desde la 97 a la 2003.
HTML: Formato de página Web.
XML: Formato de datos XML.
Navegación por una hoja de cálculo Selección de celdas Continuas: Método de arrastre, Shift+Click.
No continuas: Ctrl+Click Introducción de la Información Tipos de datos •Textos (A-Z): Ingresados directamente vía teclado.
•Numéricos (0-9): Ingresados directamente vía teclado.
•Fechas y horas: Ingresados directamente vía teclado. Soporta formatos dd-mm-aaaa hh:mm:ss, dd/mm/aaaa hh:mm:ss.
Introducción de la Información Comentarios: Pueden ser añadidos como pequeñas anotaciones a cada celda, solo visibles al posicionarse sobre la celda comentada. Para ingresar, se debe hacer click con el botón derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la opción Insertar comentario.
Introducción de la Información Comentarios: Pueden ser añadidos como pequeñas anotaciones a cada celda, solo visibles al posicionarse sobre la celda comentada. Para ingresar, se debe hacer click con el botón derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la opción Insertar comentario.
Introducción de la Información Formulas: Ingresadas directamente vía teclado. Se ingresan en una celda en particular con el formato =formula (signo igual y contenido de la formula).
Hipervínculos Para activar un hipervínculo en una celda cualquiera, se debe seguir el siguiente método: 1.Localizar la celda a la que se desee añadir un hipervínculo.
2.Seleccionar la celda con el botón derecho del mouse e ir a la opción Hipervínculo, o bien ir a la pestaña Insertar y seleccionar Hipervínculo (para Excel 2007), o bien ir al menú Insertar > Hipervínculo (para Excel 2003 y anteriores). Adicionalmente es posible utilizar el atajo de teclado CTRL + ALT + K.
Selección de celdas y rangos Rangos: La selección de rangos se puede realizar mediante el teclado (shift) o el mouse Series Las series en Excel corresponden a listas de datos ordenados, creadas a partir de un factor o patrón común, rellenando el resto de los componentes de forma automática. (Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se creará una enumeración automática del largo que se indique).
Órdenes Submenú Pestañas de acciones (Excel 2007) Botones de acceso rápido en pestañas (Excel 2007) Las series en Excel corresponden a listas de datos ordenados, creadas a partir de un factor o patrón común, rellenando el resto de los componentes de forma automática. (Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se creará una enumeración automática del largo que se indique).
Órdenes Submenú Pestañas de acciones (Excel 2007) Botones de acceso rápido en pestañas (Excel 2007) Salida de Excel •Botón de Office y seleccionar Salir de Excel (para Excel 2007).
MS - Excel Objetivos • Familiarizarse con el entorno Excel.
• Conocer los elementos y conceptos asociados con las planillas electrónicas.
• Desplazarse adecuadamente por las hojas de calculo • Escribir y editar textos • Crear, agregar y editar fórmulas sencillas • Guardar hojas y libros Excel.
La Hoja De Calculo De Excel •Una hoja de cálculo es un programa que permite realizar cálculos aritméticos, estadísticos, financieros, etc., con una serie de datos previamente introducidos. La pantalla principal de trabajo de Excel es muy similar a la de cualquier otra aplicación Windows.
Los Menús De Excel – Los menús de Excel • Los menús de Excel contienen acciones muy comunes en la mayoría de aplicaciones Windows. Las acciones más importantes a grandes rasgos son las siguientes: a) Menú Archivo: podemos abrir, guardar, imprimir, etc. Excel incorpora una nueva característica en este menú que es la posibilidad de guardar el archivo en formato HTML b) Menú Edición: permite la mayoría de acciones conocidas como copiar, pegar, buscar, reemplazar, etc.
c) Menú Ver: sirve para cambiar el aspecto de la ventana. Una característica especial de este menú es la posibilidad de ver los saltos de página previos a una impresión.
Los Menús De Excel d) Menú Insertar: permite insertar celdas, hojas, saltos de página, gráficos, funciones, etc.
e) Menú Formato: para cambiar el aspecto de las celdas, tipos de letra, etc.
f) Menú Herramientas: revisión ortográfica, auditoría, o realizar macros.
g) Menú Datos: útil para gestionar bases de datos, listas, o esquemas resumidos.
h) Menú Ventana: permite organizar las ventanas abiertas en cascada, mosaico, etc.
i) Menú Ayuda: información sobre aprendizaje y uso de Excel.
Conceptos Básicos • Es importante definir algunos conceptos fundamentales de Excel – Hoja. Se denomina así a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre que la identifica que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla.
– Celda. Cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los datos.
– Columna. Se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical.
Después de la columna Z, nos encontramos con la columna AA,AB,AC... y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB..
y así hasta la última columna que es la IV Conceptos Básicos –Fila. Dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 16.384 que es la última.
–Libro de trabajo. Conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión XLS con todas las hojas que tuviese el libro.
–Rango. Grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5 –El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda seleccionadas.
La Hoja de Excel –Desplazamiento por la hoja –Para desplazarte a través de las celdas de Excel puedes utilizar alguno de estos métodos: Con las teclas de movimiento de cursor del teclado, con un clic en una celda específica, con la función Ir a....
del menú Edición (o bien la tecla F5) –Selección de celdas –Para seleccionar celdas simplemente debemos situar el cursor en medio de una celda, pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, “arrastrar” hacia alguna dirección.
Escribir En Excel –La escritura del texto en Excel es sumamente sencilla. Tan sólo hemos de situarnos en la celda requerida y escribir directamente el texto. Una vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de fórmulas pulsar el botón Introducir Modificar Y Borrar Texto Para modificar el texto de una celda podemos • • • • • • • • Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto.
Situar el cursor en la celda y pulsar clic en la barra de fórmulas.
Pulsar doble clic en la celda del texto Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2 Para borrar el texto de una celda podemos: Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr.
Ir a Edición – Borrar Pulsar el botón derecho y escoger la opción Eliminar. De todas formas, siempre es recomendable optar por la solución más rápida (en este caso, la tecla Supr.).
Hojas de MS - Excel Objetivos • Asignar, cambiar y borrar nombre a las hojas de calculo de un libro.
• Desarrollar las distintas opciones de operaciones con las hojas de calculo (mover, borrar, desplazarse, etc.) • Crear, agregar y editar fórmulas sencillas • Guardar hojas y libros Excel.
UES.FMO Operación con Hojas de Excel •Un libro de trabajo consta de varias hojas.
Inicialmente, trabajamos con tres hojas cuyas etiquetas podemos observar en la parte inferior de la hoja. No obstante, podemos insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas, seleccionarlas.
–Cambiar el nombre a una hoja •Pulsa doble clic sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando esté seleccionada, escribe directamente el nombre que deseas darle.
•Otro sistema para cambiar el nombre será desde Formato – Hoja – Cambiar nombre, o bien desde el menú contextual (botón derecho del ratón).
Operación con Hojas de Excel –Copiar una hoja: Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaña de la hoja Listado una posición hacia su derecha.. Otro sistema sería desde Edición – Mover o copiar hoja.
–Mover una hoja: Arrastra directamente (sin mantener la tecla de CONTROL pulsada), la hoja Listado hacia otra posición.
–Insertar una hoja: Selecciona con un click la hoja Listado. Abre el menú Insertar y escoge la opción Hoja.
También podríamos insertarla con el botón derecho del mouse.
–Eliminar una hoja: Selecciona cualquier hoja y pulsa el botón derecho del ratón.
Escoge la opción Eliminar. Acepta el mensaje de Excel.
Ingreso de Datos en la Hoja de Calculo –Tipos de datos Valores constantes. Todo tipo de datos que escribamos directamente ya sea texto o números. Este valor no cambia a no ser que lo modifiquemos o borremos.
Fórmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc, y que producen un resultado. Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=).
Si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente .
Introducción de Valores Numéricos • • • • • • Excel posee para los valores numéricos el formato general, es decir, que podemos escribir un número como 200000 sin separadores de miles (el cero) y Excel lo dejará tal y como lo hemos escrito. También podemos utilizar signos como: El punto (.) para separar los millares La coma (,) para expresar decimales El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. Éstas se pueden indicar también entre paréntesis.
El signo del porcentaje (%) Las fracciones debemos introducirlas de forma especial, ya que por ejemplo 4/3 Excel lo tomará como una fecha y colocará en la celda el cuatro de marzo (4-mar). En su lugar introduciremos 1 1/3 Introducción de Valores Numéricos • Si el valor no cabe en la celda, se visualizarán los signos ######.
Debemos cambiar el ancho de la columna (como veremos más adelante) para poder visualizar todas las cifras.
• Si deseamos introducir un número y que Excel lo tome como un texto, debemos anteponer al número el signo del apóstrofe (‘).
Introducción de valores de texto.
• Un texto es cualquier conjunto de caracteres que Excel no considera como un número (cadena). Podemos introducir directamente los caracteres en la celda.
– Un texto puede invadir la celda y celdas de su derecha, y éste se visualizará por completo siempre que las celdas estén vacías. Si no lo están, el texto será recortado en la celda.
– Los textos pueden ajustarse (centrados, alineados, etc.) UES.FMO Fecha y Hora – Introducción de fechas y horas – Las fechas se almacenan internamente como números de serie que Excel cuenta desde el día 1 de Enero de 1990 y que transforma en caracteres legibles en pantalla. El usuario puede introducir las fechas de varias formas: 23/07/03, 23-Julio-03, 23Julio-2003, etc.
– Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas.
Más Opciones en Excel – Copiar y mover celdas – Para copiar o mover celdas podemos recurrir a las conocidas opciones de Copiar, Cortar y Pegar o bien utilizar el sistema de arrastrado.
– Dar nombres a las celdas – Es posible asignar un nombre a una celda o a un rango. De esta forma podremos: a) Desplazarnos a esa celda o rango más fácilmente b) Utilizar los nombres en una fórmula c) Identificar mejor los rangos Guardar el Archivo • Para guardar las hojas de cálculo el método utilizado es igual que en cualquier programa de Windows (Archivo – Guardar). Cuando guardamos un libro, se están guardando todas las hojas con las que estemos trabajando en aquel momento. Excel guardar sus archivos en formato XLSX aunque podemos guardarlo en otros formatos de hojas de cálculo.
• Seleccionar Archivo – Guardar o bien pulsa el botón Guardar • Aparecerá la típica pantalla desde donde podemos guardar el archivo.
• Las aplicaciones y programas de Office permiten también colocar una contraseña en nuestros archivos por seguridad.
MS - Excel Objetivos • Copiar, pegar, insertar, mover celdas, rangos de celdas, filas y columnas.
• Crear series numéricas.
• Buscar y reemplazar datos en una hoja de calculo.
• Conocer y aplicar las potencialidades de la opción de edición “pegado especial”.
• Inmovilizar paneles • Crear y administrar mas de una ventanas en un mismo libro.
Copiar datos –Cuando se sitúa el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda o de la selección (sobre un punto negro) el puntero del mouse adquiere una forma de cruz negra. Esta forma indica que estamos en modo copiar o modo llenado. Si arrastramos la celda pulsando el botón izquierdo, realizaremos un llenado de celdas.
– Si arrastramos hacia abajo o hacia un lado, el contenido de las celdas se copiará –Si lo que deseas es seleccionar un rango de celdas que no estén juntas, deberás hacerlo pulsando al mismo tiempo que seleccionas, la tecla de Control del teclado.
Crear series –Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas.
Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado y Excel creará una serie automática.
–Otra forma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con el botón derecho del ratón. Al soltar el botón, Excel mostrará un menú con varias opciones.
–Si escogemos la opción Series...
nos aparecerá un menú donde podemos crear este tipo de series.
Copiar y Mover celdas • Otra forma de copiar o mover celdas sería situando el puntero del ratón en el mismo borde de la selección.
• Arrastrando de esta forma la selección, moveremos las celdas a otra ubicación. Si lo arrastramos manteniendo pulsada la tecla de Control, lo que haremos será copiar las celdas.
Pegado Especial • • Pegado especial Esta orden se encuentra ubicada en el menú Edición y nos permite realizar pegados más específicos que con la orden Pegar habitual.. Si realizamos una acción de Copiar y Pegar normal y corriente, para una serie de celdas con fórmulas, lo que se pegarán serán las fórmulas con el resultado. En cambio, con la orden Pegado especial podemos hacer que sólo se peguen los valores de los resultados, pero no las fórmulas.
Pegado Especial • Las opciones de este menú son: a) Todo: pega todos los atributos del portapapeles. Es como el pegado normal.
b)Formulas: pega sólo las fórmulas de la celda origen.
c) Valores: pega sólo los valores de la celda origen.
d)Formatos: no se pegarán números ni fórmulas. Sólo el formato (negrita, cursiva, etc.) de las celdas originales.
e)Comentarios: sólo se copian los comentarios de las celdas f) Validación: se pegan las reglas de validación de entrada de datos.
Pegado Especial g) Todo excepto bordes: pega valores, formatos y fórmulas pero no bordes.
h) En la sección de Operación se muestran varias operaciones que pueden realizarse en el área de pegado.
i) Saltar blancos. Si está activada, la información que se pega no se pegará en las celdas en blanco.
j) Transponer. Para transponer una selección de celdas. Esta opción cambia la posición de las filas por columnas.
k) Pegar vínculos. Establece un vínculo con la fuente de datos. Si los datos originales cambian, también cambiarán los datos pegados.
Insertar y Eliminar Filas y Columnas – Pulsa un clic a la izquierda de la fila, en el número de fila.
• Accede a Insertar – Filas o bien pulsa el botón derecho del mouse sobre el número de fila y escoge Insertar. Se habrá insertado una nueva fila.
• De la misma forma podríamos borrar una fila completa.
(Seleccionándola y accediendo a Edición – Eliminar).
– Al igual que las filas, también podemos insertar y eliminar columnas de la misma forma.
Buscar y reemplazar datos • Al igual que otros programas de Windows, con Excel es posible buscar algún dato en el libro de trabajo desde Edición – Buscar. Aparecerá la típica pantalla desde donde podemos escribir alguna palabra que Excel se encargará de buscar, o si se prefiere, podemos indicarle que reemplace un dato por otro en todo el libro. Esto último podemos hacerlo desde el mismo cuadro de diálogo de Buscar o bien desde la opción Edición – Reemplazar.
Borrar datos – Una opción rápida para borrar todos los datos de una hoja sería cerrando el libro sin grabarlo y creando uno nuevo, pero es posible que tengamos datos en otras hojas del libro que no queramos desperdiciar.
También podríamos eliminar la hoja, pero un buen sistema sería el siguiente: – Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los rótulos de las filas y a la izquierda de los rótulos de las columnas). Verás que toda la hoja queda seleccionada.
– Pulsa la tecla Supr del teclado.
– Pulsa un clic en cualquier parte de la hoja para quitar la selección.
Inmovilizar Paneles –En hojas muy extensas puede ocurrir que tengamos una o varias filas o columnas con Títulos de nombres y que al desplazar la hoja y debido a su longitud, perdamos de vista esos Títulos que nos pueden servir como referencia –Para Inmovilizar Paneles, accede a Ventana – Inmovilizar paneles –Veremos unas líneas negras que significan la división que hemos hecho. Lo que haya por encima y a la izquierda de esas líneas será lo que quede inmovilizado.
–Para anular la inmovilización de los paneles, deberíamos acceder a Ventana – Movilizar paneles y las líneas de inmovilización desaparecerían, quedando la hoja como estaba antes.
...