2013-10-10 Práctica. Transferencia (2013)

Apunte Español
Universidad Universidad Complutense de Madrid (UCM)
Grado Información y Documentación - 3º curso
Asignatura Archivistica II
Año del apunte 2013
Páginas 3
Fecha de subida 17/06/2017
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Jueves 10-10-2013 Practica 1. Procedimiento para realizar una transferencia • Implicaciones del ciclo vital en la entrada y salida de documentos • Ingreso Ordinario: La transferencia - Concepto: o Concepto y definición: Es una operación archivística mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro sistema, en nuestro caso, de los Archivos de gestión o de oficina al Archivo General Tiene que ser organizado, por unas normas que se establezcan atendiendo a los valores y a las características de la documentación.
En segundo lugar se han de elaborar unos instrumentos de identificación que han a acompañar a los fondos transferidos.
o Por otro lado, la transferencia para establecer los plazos de la transferencia de los documentos hay que analizar dos aspectos relacionados entre sí: - Caducidad de la acción administrativa. Hay que analizar las normas del procedimiento administrativo.
Para determinar los plazos de trámite de esa documentación concreta y la caducidad.
- Utilización por la unidad de procedencia Para transferir del archivo de gestión al central siempre hay que tener en cuenta que ese tipo de documento haya finalizado su trámite y ha dejado de efectuar efectos inmediatos.
En una segunda fase, en el archivo central estarán los documentos que hayan prescrito todas sus posibilidades de actividad administrativa. Una vez que eso haya prescrito completamente, pasarán al archivo intermedio donde vivirán un periodo donde se delimite y valore su posibilidad de proyección histórica.
Del administrativo al central pasarán los que hayan terminado completamente su actividad administrativa.
Uno de los valores es legal: Un documento puede no seguir teniendo un documento administrativo pero puede seguir teniendo un valor legal. Por eso es importante que se guarde en ese archivo central.
Legalmente los archiveros también pueden proponer transferencias antes de los trámites establecidos. El archivero lo propondría y el secretario encargado del organismo de la administración daría el visto bueno para que esa documentación saliese de sus instalaciones antes de tiempo.
• La relación órgano / unidad administrativa con el archivo central El órgano o unidad administrativa debe periódicamente remitir al Archivo Central la documentación que ha generado /acumulado, por los siguientes motivos: o Jurídico-Administrativo - Terminación de los procedimientos administrativos - Prescripción o caducidad de los actos jurídicos.
- Necesidad de conservar los actos administrativos, como antecedentes.
o Organizativo - Falta del espacio en el órgano / unidad - Necesidad de conservar los antecedentes para la gestión de las competencias que tiene asignadas.
Problemas que plantea: o Desconfianza del órgano /unidad hacia el Archivo Central por: - Por el mal funcionamiento de estos. Como servicioscomún - Distancia física sobre la unidad y Archivo o Cultura burocrática del órgano / unidad - La mala práctica de Archivo de esa propia unidad administrativa.
- El miedo a desprenderse de los antecedentes.
- Preocupación excesiva por la gestión pero indiferencia ante la conservación de los documentos.
El Archivo Central debe garantizar: - Una adecuada recepción de la documentación.
- Un buen servicio de custodia - Un servicio eficaz de la recuperación de la documentación.
- Un servicio controlado de la documentación a los órganos / unidades administrativas.
1.1 La Transferencia: Características La transferencia se caracteriza por ser: - Un procedimiento regularizado de transcendencia jurídico-administrativa.
- Establecer una relación de contraprestación entre órgano / unidad y archivo central.
- Formalizarse un documento / acta normalizado 1.2 Reglamento y normalización Molina Nortes, J. y Leyva Palma, V.: “Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa” - Características de la documentación que se debe transferir - Cuándo debe ser transferida - Cómo se debe preparar la documentación - Condiciones físicas de las unidades de instalación - Normalizar el modelo de impreso utilizado como relación de entrega. Es decir, la descripción de la documentación.
- Envío de información complementaria - Procedimiento para el ingreso de la documentación ...

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