Apuntes completos (2015)

Apunte Español
Universidad Universidad Rey Juan Carlos (URJC)
Grado Publicidad y Relaciones Públicas - 2º curso
Asignatura Documentación Informativa
Año del apunte 2015
Páginas 45
Fecha de subida 20/03/2016
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Apuntes completos, divididos por temas.

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TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓN Y A LA DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA.
1. LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO.
El incremento creciente del valor de la información, el avance de las comunicaciones, la explosión documental y la vida útil del documento, ha dado como resultado la saturación y redundancia informativa, cuya solución para evitar ese resultado, es gestionar y organizar la información.
La documentación es una disciplina que se encarga de gestionar los documentos que hace que lleguen a los usuarios.
Datos: Es un conjunto discreto (algo que está limitado; que no es infinito), de factores objetivos sobre un hecho real. Es algo breve que identifica a ese objeto; lo describe.
Información: Es un mensaje, normalmente bajo la forma de un documento o algún tipo de comunicación audible o visible. La información está expresada en lenguaje natural. Es capaz de contextualizar, relacionar, asociar distintos datos de forma que ya no tengamos una mera descripción de un objeto, sino de una situación; por lo que puede contener varios objetos.
Conocimiento: Es una mezcla de experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. El conocimiento no solo se basa en la información, sino que se traslada al contexto para tomar una decisión idónea. Es la base sobre una decisión. Unes todo lo que previamente conocías por la propia experiencia junto con los datos y la información, dando como resultado el conocimiento. Ej: El conocimiento es la base sobre la decisión de si vamos a pedir o no una beca, es decir, la información que recibimos la trasladamos a nuestra situación para tomar una decisión.
El conocimiento es el resultado de cuando unes todo lo que tu previamente conocías por tu propia experiencia con la información y los datos.
2. FUENTES DE INFORMACIÓN.
¿Qué es una fuente de información? Se define como declaraciones o documentos que sirven de base para la elaboración de noticias, trabajos de investigación… es decir, cualquier cosa que nos dé información. Es el lugar a donde recurrimos para elaborar un nuevo elemento.
La tipología que se usa para acceder a las fuentes de información puede actuar en función de su fiabilidad o autoridad, pudiendo ser:   Fuentes formales: aquella de la que sacamos la información; es la fuente original, por lo que es importante acudir a las fuentes formales. Ej. Profesor.
Fuentes informales: aquellas que sin ser el origen de esa información, puede llegar a informarnos.
Ej.
Un compañero de trabajo.
En función de soporte pueden ser: Impresa, digital o audiovisual.
En función de la cobertura, las fuentes de información pueden ser:   Especializadas: aquellas que tratan o se centran en un tema concreto. Ej: Web de un cliente.
Generales: aquellas que tratan un tema cualquiera, general. Ej: Google.
Por último, en función de su grado de originalidad, las fuentes de información pueden ser:   Primarias: son aquellas que tienen su propia información, es decir, información original. Ej. Un libro.
Secundarias: son aquellas que no tiene información propia u original, solo ayuda a llegar a la información, es decir, la fuente primaria, es una base de datos procedente de otras fuentes. Sólo ayuda a llegar a la información primaria. Ej: Base de datos, Google, catálogo de una biblioteca.
3. ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO? EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO.
 Documento según diccionario Robert Todo escrito que sirve como prueba o información. Esta definición es del S.XIX.
 Documento según la Union Française d’Organismes de Documentation Todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba. Lo diferente es que hace referencia a documentos en otros dispositivos, no solo escrito.
 Documento según la Norma UNE 50-113-92/1 (Valida): Información registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de documentación (entendiendo por Documentación “Recogida tratamiento de información registrada, de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión”). Contempla que todo aquello con lo que va a trabajar la disciplina de la documentación, va a ser un documento.
DOS CITAS CONTRAPUESTAS DE LA DOCUMENTACIÓN DIGITAL:  Según Bill Gates "el aspecto más excitante de la documentación digital es la redefinición del documento mismo". Dicho con otras palabras, un hecho digital es diferente a un texto natural por el simple hecho de aparecer en diferentes soportes.
Es decir, todo lo que antes entendíamos por los documento no sirve de nada debido a la revolución digital. Las nuevas tecnologías están cambiando el concepto de conocer un documento.
 Según López Yepes un documento sería "la objetivación de un mensaje en un soporte físico transmisible y transformable en el espacio y en el tiempo a fin de remediar una necesidad informativa y constituirse en fuente de información para obtener nuevo conocimiento o para la toma de decisiones." Es decir, el soporte del documento no tiene porqué alterar la sustancia de dicho documento.
Ejemplos: Recursos informativos, documentos digitales u objetos digitales: 1. Fuente de referencia Diccionario + Tecnologías web=diccionarios.com 2. Documento primario Revista + Tecnologías web=Hipertex.net 3. Documento secundario Bibliografía + Tecnologías web=Bibliografía nacional en línea Aplicaciones web, documentos digitales u objetos digitales: 1. Fuente de referencia Enciclopedia + Aplicación web 2.0=Wikipedia 2. Documento primario Diario personal + Aplicación web 2.0=Blog 3. Documento secundario Catálogo + Aplicaciones web=Catálogo de la Biblioteca de la URJC La tecnología no suele cambiar la esencia de las cosas tan sólo nos permite hacer otras cosas, como por ejemplo Wikipedia.
 Según Sartori "Quien se aventura en la red informativa y se permite observar que un rumor no informa o que una información falsa desinforma es, para Negroponte y sus seguidores, un infeliz que aún no ha comprendido nada, un despojo de una vieja cultura muerta y enterrada. A la cual yo me alegro de pertenecer”.
4. CONCEPTO Y EVOLUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA.
La Documentación es una de las disciplinas sociales que ven la luz en el siglo XIX. Siglo marcado por la Filosofía positiva (positivismo) que sitúa a la Ciencia en un lugar preponderante para el ser humano (el único conocimiento válido es el científico) que puede representarse en los siguientes hitos: Primera Revolución Informacional.
     Aumento de las Academias científicas.
Nacimiento de numerosas revistas de Ciencias y Artes tanto científicas como de divulgación.
Aumento del número de periódicos.
Invención de la fotografía y el cinematógrafo.
Inicio del fenómeno de la globalización con el telégrafo y la radiodifusión.
Este escenario supone un aumento exponencial de la información publicada (Primera Revolución Informacional) y la Documentación nace para dar respuesta aplicando métodos científicos a su organización y circulación. Es decir, desde antes se ejercía o se intentaba organizar la información en distintas bibliotecas pero en el siglo XIX decían que para ello era necesario utilizar un método científico universal.
Paul Otlet y Henri La Fontaine fueron los primeros nombres propios de la Documentación con sus trabajos en la Societé des Etudes Sociales et Politiques de Bruselas y la fundación de la Instituto/Oficina Internacional de Bibliografía Sociológica en 1895 (Federación Internacional de Información y Documentación, FID desde 1988).
Otro de los hitos de trascendencia internacional conseguido por estos autores fue la primera versión de la CDU (Clasificación Decimal Universal), publicada en 1904-1907 que se basa en asignar números a los diferentes temas del saber, para que al buscarlos en una biblioteca se encuentren en el mismo estante o en la misma zona. En una biblioteca, libros del mismo tema, mismo número.
La primera descripción teórica de la disciplina como tal, es decir, la definición del objeto de estudio y la metodología a aplicar, la realiza Otlet en 1934 con la publicación de Traité de Documentation. Le livre sur le livre (porque el objeto que se describe es el propio libro).
Théorie et pratique.
Objeto➪ libro: Término convencional que incluye cualquier elemento que sirve para indicar o reproducir un pensamiento considerado bajo no importa qué forma.
Método➪ proceso documental: El registro del pensamiento humano y de la realidad exterior en elementos de naturaleza material, es decir, documentos. ¿Cómo? Mediante la conservación, circulación, utilización, catalogación, descripción y análisis de estos documentos.
DEFINICIONES QUE DEMUESTRAN LA EVOLUCIÓN DE LA DOCTRINA DE LA DOCUMENTACIÓN: A lo largo de la Historia siempre han existido bibliotecarios y archiveros incluso antes de que fuera formulada su labor como disciplina científica. Durante el siglo XX la Documentación ha ido evolucionando adaptándose especialmente a las nuevas tecnologías como puede verse en las distintas definiciones que se la han descrito:   1959 FID: Ciencia y práctica de la elaboración y la organización de la información en todos los dominios científicos y técnicos.
1971 FID: Organización, ordenación, investigación, difusión y evaluación de la información sobre Ciencias, Tecnologías y Artes, registrada en cualquier soporte.
   1981 ADBS (Asociación francesa de documentalistas y bibliotecarios especializados): Almacenamiento e investigación de la información documental en su relación con la tecnología (Documática).
Documentación periodística (o informativa) (Galdón, 1985): Es el modo informativo que tiene por objeto la valoración, selección, clasificación y archivo para su posterior uso, de textos y referencias sobre ideas, hechos, juicios y opiniones, con el fin de elaborar la información periodística.
Documentación informativa (Codina, 2000): Conjunto de ciencias y técnicas documentales al servicio de: a) la producción de informaciones de actualidad, b) el incremento de su calidad, c) su almacenamiento y conservación y d) su difusión y reutilización.
5. PRINCIPIOS, FUNCIONES Y PROCESO DOCUMENTAL.
El proceso documental tiene una doble finalidad:   Facilitar la recuperación y uso de los mismos por parte de los usuarios.
Garantizar su conservación.
Las tareas pueden agruparse en cuatro fases:     Fase de entrada: o Selección o Adquisición o Registro Fase de tratamiento: o Análisis formal (ficha).
o Análisis de contenido (clasificación, indización (describir con mayor profundidad el contenido del documento) y resumen).
Fase de salida: se trata de que la información llegue al usuario utilizando las herramientas como: o Catálogos o Boletines de sumarios.
o Boletines de novedades: centros de documentación en el que los usuarios además de ver los temas pueden ponerse en contacto con el centro para estar informado de lo que éste quiera.
Fase de mantenimiento: Todas aquellas actividades que es necesario para desarrollar y conseguir que el mantenimiento de la colección esté en buenas condiciones y sea correcto.
o Administrativas.
o Gestión.
o Planificación.
Los principios que rigen la documentación en los medios (o documentación informativa o documentación periodística) fueron expresados por Galdón en 1986. Recogen la razón de ser y el funcionamiento de dicha disciplina; es decir, el objeto. Es decir, recoge los principios para desarrollar aquel ámbito.
1. Teleológicos (definidos por los objetivos finales que se pretenden alcanzar) aquellos que eran definidos por los propios objetivos finales de la documentación informativa.
 Verificativo La causa originaria fundamental de la actividad documental periodística, por la cual ésta se orienta hacia la consecución de la verdad informativa mediante la comprobación de la veracidad de los textos y referencias que se valoran y difunden, y su consiguiente purificación y complemento. (Ha de ser cierto, se comprueban las fuentes para comprobar si son veraces, y para ello está la documentación.) El objetivo de la documentación aquí es que proporciona las herramientas para que la información recogida en el artículo haya sido verificada.
(Para saber si un artículo cumple con la verocidad del periodismo, debe estar documentado por las distintas fuentes. El principio verificativo proporciona las herramientas para que la información recogida en el artículo haya sido verificada)  Explicativo La causa final específica de la actividad documental periodística, por la cual ésta se ordena hacia la intelección de la verdad informativa mediante la valoración y potenciación de la comunicabilidad y carácter aclaratorio de los textos y referencias cuya veracidad se ha comprobado y completado. Dota de ellas para que sus textos tengan ese carácter explicativo.
(Si un artículo es veraz pero el lector no entiende nada, no sirve para nada. Todas las fuentes a las que recurre el periodista es lo que sustenta el principio explicativo. Dota de las herramientas al periodista para que cumpla los rasgos explicativos de la noticia. Debe estar bien explicado para aquellas personas que no lo entiendan)  Editorial La causa adicional secundaria de la actividad documental periodística, por la cual ésta se orienta a la fundamentación de opiniones e ideas desde la perspectiva particular de análisis marcada por los principios editoriales de la publicación propia. Dota al centro informativo de las herramientas necesarias para que el periodista tenga claro cuál es su línea editorial; es decir, la línea editorial refleja cuál es su filosofía política. Un claro ejemplo es el archivo de todos los documentos de carácter informativo que ha producido en el pasado.
(El centro de documentación debe tener las herramientas necesarias para que el centro informativo tenga clara cuál es su editorial. Los medios informáticos tienen una línea editorial que reflejan claramente la filosofía política. Es decir, que los medios tengan una filosofía política es algo normal. La documentación informativa ofrece unas herramientas para que el periodista pueda guardar y recopilar todos los documentos y datos que hayan publicado) 2. Formales y circunstanciales: atienden a la forma de ejercer esa labor periodística o las circunstancias que llevan a esa labor periodística.
 Perdurabilidad La razón formal de la actividad documental periodística, que tiende a fijar la utilidad futura y el grado de permanencia de los textos y referencias en la elaboración de la información periodística.
(Tiene que ver con el valor que tiene el documento en el tiempo. El centro de documentación informativa tiene que ser capaz de guardar todos los documentos con uso futuro por parte de los periodistas). Dependiendo del documento que sea, variará su perdurabilidad. El documentalista deberá evaluar su valor y utilización posterior y determinar así su perdurabilidad.
 Adecuación funcional La regla metodológica en la actividad documental periodística, por la cual ésta se orienta al tratamiento específico que precisa cada tarea y medio documental, de acuerdo con su naturaleza y función que realiza.
(Indica que hay que adecuar la labor del centro de documentación al tratamiento específico que tiene cada medio y a la función que realiza dicho medio).
 Limitativo El conjunto de circunstancias reales de la actividad documental periodística, que limitan su ejercicio y utilización de medios.
(Dependiendo de medio, cada uno tiene sus limitaciones. Ej. En el periódico ‘Expansión’ las noticias que no tengan aceptación económica no estarán dentro del mismo) La Documentación informativa se muestra necesaria para la práctica del periodismo dadas sus siguientes funciones en opinión de Galdón.
 La función preparatoria Estriba en proporcionar a los redactores los conocimientos precisos sobre las personas, instituciones, temas o países que van a ser objeto de su dedicación informativa concreta e inmediata. Al disipar la frecuente ignorancia del informador sobre el objeto informativo que tiene que abordar, esta función contribuye a paliar la consiguiente superficialidad informativa.
(Aquella que por la cual se le permite al periodista acceder a toda la información que necesita para que el tratamiento que haga sobre la nueva noticia tenga la suficiente entidad y preparación para no resultar superficial. Para escribir sobre algo que no sabe, debe documentarse con fuentes)  La función crítico-verificadora Trata de suministrar o poner a disposición de los periodistas la información pertinente sobre las fuentes y los temas tratados para que puedan comprobar sus intereses y fiabilidad; el grado de exactitud y la veracidad de las declaraciones ajenas, y realizar también la correspondiente autocrítica gnoseológica. Parece evidente que esta función es nuclear y vital para evitar la falsedad y la falsificación de la realidad y, por ende, la manipulación de los propios informadores y de los receptores por parte de diversas fuentes interesadas.
(Es aquella que ofrece las herramienta para comprobar los datos e informaciones que se van a publicar. Cuando se manipulan los datos y no se dan tal y como son).
 La función completiva Se actualiza cuando se buscan y proporcionan los antecedentes y relaciones necesarios para completar la información de mera actualidad y superficial, y poder así hacerse y hacer una síntesis cabal del acontecimiento de que se trate. Esta función contribuye "a posteriori" a suprimir la superficialidad noticiosa.
(Esta función ofrece documentos al periodista para formar al mismo con los antecedentes necesarios para que ese tema sea comprensible).
 La función lingüístico-clarificadora Consiste en poner a disposición de los informadores los diversos diccionarios, los usos y normas, las fuentes iconográficas, etc., para que puedan utilizarlos en aras de una elaboración textual y gráfica correcta, precisa y clara. Al contribuir a la comunicabilidad del mensaje informativo palia la falta de entendimiento y comprensión de muchos de ellos por parte de los receptores.
(Es aquella por la cual el centro de documentación ofrece las herramientas para la semántica de la especialidad).
 La función modélico-narrativa(Se debe escribir y redactar bien) Tiene por objeto suministrar artículos con formas de expresión claras y estructuras narrativas adecuadas con el fin de facilitar el trabajo de los informadores, sobre todo cuando deban comunicar ideas o conocimientos acerca de realidades complejas o que pertenecen a un ámbito especializado con un lenguaje propio. Por lo que representa otra ayuda singular y necesaria para lograr esa intelección adecuada del mensaje informativo.
(Es aquella que ofrece herramientas para el buen uso del idioma en el ámbito periodístico).
 La función orientadora Tiene que ver tanto con la continua fundamentación adecuada de los principios editoriales propios como con el conocimiento de las necesidades informativas reales de los ciudadanos.
Consiste en suministrar al director, consejo editorial, editorialistas y colaboradores, los datos, análisis, estudios sociológicos e ideas que facilitan su labor específica. Esta función contribuye a la formación de un diálogo público reflexivo, ponderado y racional y, por tanto, evita la imposición autoritaria de los deseos e ideas de unos pocos.
(Es aquella por la cual el centro de documentación debe servir como orientación o consulta a la hora de ofrecer los datos necesarios para tomar la decisión oportuna al respecto de una labor específica).
 La función de actualización científica Estriba en facilitar a los informadores los textos pertinentes para que puedan estar al día sobre el desarrollo de su misión específica dentro del proceso informativo y sobre el ámbito temático en el que aquélla se desarrolla. Al paliar la ignorancia, la rutina y la burocratización de los informadores, esta función rompe diversas barreras al mismo tiempo.
(Trata de ofrecer al periodista los documentos de nivel científico necesarios para redactar determinadas noticias. En este caso, el centro de doc. no tiene esos documentos porque no tiene noticias científicas diariamente. Es el documentalista el que recurre a las bases de datos para obtener esas noticias y dárselas al periodista). No es que el centro de documentación las tenga y se los ofrezca; sino que nos da acceso a esos documentos y no realiza toda la burocratización como en otros casos; es el periodista quién los busca y recurre al centro de documentación).
 La función informativa propia Hace referencia a la dimensión del fondo documental como fuente principal e imprescindible en la elaboración de cronologías, dossiers temáticos, informes, semblanzas necrológicas, perfiles biográficos y otros contenidos informativos. Elaboración que, las más de las veces, se realiza en el propio servicio de documentación, lo cual convierte ocasional pero regularmente a los documentadores en redactores especializados. A través de estos "géneros documentales" se da razón cabal de realidades que no pueden ser bien tratadas por otros géneros más habituales, y se rompen las barreras de la fragmentación, trivialización y despersonalización de la realidad.
En cualquier medio de comunicación hay un dossier de las personas más importantes de ese ámbito, cuando ocurre cualquier suceso con ese personaje, como cuando se muere. Ese dossier hace un documento. Consiste en utilizar los documentos que ha generado el medio en su propio beneficio.
6. LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN.
Existen distintas clasificaciones de centros de información documental, una de las más completas es la definida por Valle Muñoz quien los divide en: 6.1. Centros especializados en documentos o fuentes de información documental primarias.
Este tipo de centros se encarga de conseguir un fondo documental, conservarlo, organizarlo y ponerlo a disposición de los usuarios. Fundamentalmente se dedica a los documentos primarios, pero también trabajan documentos secundarios. Pero siempre va a tener documentos primarios.
  Archivos: Se guardan aquellos documentos que genera la institución en el ejercicio de su actividad. Son necesarios para que esa empresa o institución siga funcionando. Ej: Expedientes académicos que se generan en la universidad y se guardan en el archivo.
Bibliotecas que por el tipo de fondos o usuarios pueden ser: o Generales, está especializado en todos los temas.
o Especializadas, están especializadas en uno o varios temas.
6.2. Centros especializados en la difusión de información referencial.
Son aquellos que contienen referencias, no contienen documentos. Están especializados en bases de datos; es decir, en proporcionar esas referencias. También pueden tener esos documentos primarios a los que hacen referencia, pero no necesariamente. O en vez de eso, los datos para realizar esas referencias. Ej. Dialnet es un centro de referencias.
Este tipo de centros no suele ofrecer el acceso al documento primario, aunque puede hacerlo, pero al ser su especialización la información documental referencial no suelen poseer fondos primarios, sino solamente secundarios.
6.3. Centros especializados en servicios.
Este tipo de centros se orientan a algunas de las funciones documentales: Centros de depósito.
Son centros especializados en una temática concreta que tienen como finalidad principal la elaboración de una colección o corpus documental especializado en su tema, para que sirvan de fondo de documentos primarios a, por ejemplo, todo un país. Ejem Instituto de Estudios Islamicos y del Oriente Proximo (IEIOP). Van asociados a los centros de análisis. Cada centro de investigación es un centro de depósito. Tienen todos los documentos específicos sobre ese tema.
Centros de análisis.
Son centros de documentación (en la mayor parte de los casos se trata de empresas privadas) que se dedican a analizar todos los documentos que de un área se publican a nivel mundial, y elaboran grandes bases de datos en las que se recopila toda la información referencial y de análisis de esa temática. Ejem. Instituto de Estudios Documentales sobre Ciencia y Tecnología (IEDCYT) dependiente del Centro Superior de Investigaciones Científicas en España o ISI Web of Knowledge de la empresa Thomson Scientific. (no habrá un documento primario. Se realizan bases de datos) Centros de análisis de información.
Son centros en los que no se ofrece ni el documento primario ni la información referencial, en ellos se elaboran documentos de carácter secundario en los que se analizan todas las aportaciones de un área o temática y se ofrecen a la comunidad científica correspondiente.
Ejem. Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información.
Se analiza la información. No se ofrecen ni datos ni documentos primarios, solo los recogen y los relaciones. Ej. Observatorios como el de Violencia de Género.
Centros de datos.
Son centros tan especializados que existen muy pocos en el mundo y se encargan de recoger datos sobre (océanos, terremotos, huracanes, movimientos planetarios,…) y ofrecerlos a la comunidad científica internacional. Solo manejan datos. Como AEMET, que se encarga de recopilar todos los datos meteorológicos de un país durante todos los años.
Centros de difusión selectiva de información (DSI).
Son centros que proporcionan información documental a sus usuarios en función de su perfil.
(Su única función es hacer todas las búsquedas atendiendo al perfil de información que tienen los usuarios. Los que existen dan servicio a los directivos de una gran empresa). Es decir, el usuario no tiene que encargarse de buscar la información sino que se la lleva, pero no se le da a cualquier usuario.
TEMA 2: RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Y BASES DE DATOS.
Buscar información: datos (SGBDR y fuentes de información) y documentos (SRI y navegación) Concepto: Proceso en el que un conjunto de datos o de documentos son "interrogados" para encontrar ítems que puedan ayudar a satisfacer las necesidades de información de un usuario.
La recuperación de documentos es diferente a la recuperación de datos. Los documentos sería la información poco estructurada que pone en relación dichos datos, y por tanto están más cerca del conocimiento. Existen sistemas específicos para recuperar datos, y otros especializados en la recuperación de datos. (Es lo mismo que la página web).
Cuando estamos buscando datos estamos realizando una recuperación directa, y cuando buscamos documentos es una recuperación indirecta, es decir, la relación entre pregunta y respuesta es indirecta (yo no quiero saber X, quiero saber sobre X (ejemplo Google 2GM: buscas algo y luego encuentras contenido, mientras que el dato te viene dado directamente)).Por lo que si la pregunta está bien construida, se dará bien la respuesta.
Para medir el éxito de la búsqueda de datos hay que mirar si la respuesta es correcta. Con los documentos este éxito se basa en su utilidad y la evaluación es subjetiva. La velocidad de la recuperación de los datos depende sobre todo de la velocidad del acceso físico del sistema que se utilice. En los documentos la velocidad de la recuperación depende sobre todo del número de decisiones lógicas que el usuario debe tomar durante el desarrollo de la búsqueda y sólo secundariamente de la velocidad del acceso del sistema que se utilice. (Es decir, las búsquedas de documentos se basan en todas las operaciones que debe hacer el sistema, las cuales se conocen como decisiones lógicas. El acceso a la información es mucho más rápido que el acceder a las decisiones lógicas).
En resumen-> (buscar información: Datos: SGBDR y fuentes de información; documentos: SRI y navegación: Procedimiento de búsqueda y lenguajes de interrogación.
El modelo de las seis habilidades para la recuperación de información. (Explicación segunda práctica): 1. Definición de la tarea.
1. Definir el problema de información y qué vamos a anunciar. Tema general (Ej. ¿En qué carreras se cursa la asignatura de documentación?) 2. Identificar la información que se necesita para completar la tarea (para resolver el problema de información); es decir, encontrar los documentos sobre los que se sustentará el anuncio.
El saber cómo orientar el anuncio, facilitará las búsquedas de información. Hay que buscar los documentos necesarios para transmitir la información. Todos los temas específicos en los que puedo desglosar el general. (ej. Necesito info de las universidades en España, titulaciones que cursan esa asignatura, titulaciones que cursaban esa asignatura, temario) 2. Estrategias de búsqueda de información.
1. Determinar el rango de las posibles fuentes (brainstorming): es decir, dependiendo de la información que tengo que buscar, se determina el tipo de fuentes que vamos a utilizar. No se van a utilizar todas las fuentes/bases de datos, pero hay que pensar en todas las posibles y luego en el punto 2.2 evaluarlas. Siguiendo nuestro ejemplo, buscaríamos la info del punto 1.2 en las págs. web de las universidades, en las universidades, asociaciones de antiguos alumnos, Ministerio de Educación...
2. Evaluar las posibles fuentes diferentes para determinar prioridades: (seleccionar las mejores fuentes) Aquí evaluamos las bases de datos para determinar cuál es la que más nos interesa, es decir, hay que hacer una selección justificando dicha selección. Siguiendo nuestro ejemplo, entre las mejores fuentes estarían el Ministerio de Educación y las págs.
webs de las universidades.
3. Localización y acceso.
1. Localizar las fuentes (intelectual (online) y físicamente): Por ello, hay que decir cuáles son los parámetros de búsqueda que nos han llevado a localizar dicho documento, diciendo todos los pasos realizados para ello.
2. Encontrar la información en las fuentes: Este punto se puede dar o no, ya que se puede usar el documento completo o parte de él. Si se necesita todo el documento este punto no se da, pero si solo se usa una parte sí es necesario. En la práctica 2 lo aplicaremos al desarrollo de una campaña publicitaria. Ej. Campaña de TV, buscar documentos de canciones…si pretendo encontrar una canción, buscaría en una base de datos musical y determinar de qué segundo a qué segundo elegiría para el anuncio.
4. Uso de información (para la práctica 2 nada).
1. Comprender (leer, oir, ver, tocar…) la información de la fuente: Este punto no hay que ponerlo en la práctica solo hay que comprender.
2. Extraer información relevante de la fuente.
5. Síntesis.
1. Organizar la información de múltiples fuentes: Este punto en la práctica tampoco hay que añadirlo, solo hay que organizarse “hay que hacer una campaña sobre x”.
2. Presentar la información: En este punto hay que elaborar una storyboard del anuncio (sin necesidad de hacer dibujos, solo describirlo). Demostrar que los documentos empleado.
6. Evaluación.
1. Juzgar el producto (efectividad): Se es efectivo cuando consigue esos objetivos.
2. Juzgar el proceso de resolución del problema (eficiencia): Se es eficiente cuando consigues los objetivos con el menor esfuerzo posible, con la menor utilización de recursos.
LENGUAJES DE INTERROGACIÓN: Se agrupan todos los operadores, es decir, todos aquellos elementos que se nos ofrezcan en una base de datos para interrogarla. Encontramos todas aquellas opciones que aparecerán en una base de datos para recuperar todos los documentos que ésta contiene. Dichas opciones serán los operadores. La base de datos lo que hace es sumar o restar a una base de documentos dados, es decir, al filtrar para encontrar un documento específico la base de datos va “restando” de todos los campos los que ponemos (Ej. Zara-> abrigos; y quita todo lo que no sean abrigos).
1. Operadores booléanos: Sirven para combinar dos o más palabras de búsqueda en una sola búsqueda. (Cada cuadro grande blanco hace referencia a un documento, que cumple con una palabra de búsqueda; por su parte la zona en rojo hace referencia a aquellos documentos que se recuperan por cada uno de los operadores).
- El primero de los operadores booléanos es el “Y”. Siempre que introducimos una o varias palabras de búsqueda se utilizará un operador o varios booléanos. Por tanto Google une los dos términos uniéndolos con “Y”, y después con “O”. (Esquema “Y” blanco y rojo). Mostrará el conjunto de documentos compartidos entre el primer y segundo término. Si hago una búsqueda con el elemento “Y” y otro término, el buscador devolverá el documento que contenga los dos términos.
Lo que recuperamos cuando se une “O” (Esquema “O” rojo). Establece unión de conjuntos, así que mostrará todos los documentos que contengan uno o los dos términos. Tiende a la exclusividad.
- Con el operador “NO” mostrará los documentos que contenga el primer término y no el segundo (Esquema “NO” blanco y negro). Influye el orden en el resultado de la búsqueda. Le estoy diciendo que encuentre el primer término de la búsqueda pero no el segundo. Estoy restando área de recuperación. Sería una búsqueda exhaustiva, pero buscaría documentos que no me harían falta.
- El operador “XOR” mostrará los documentos que contengan la primera y segunda palabra pero no los que contengan ambas. Es una mezcla de operadores. (Esquema “XOR” blanco y negro). (Ejemplo publicidad y marketing -> publicidad xor marketing y aparecen las dos carreras). Rechaza los que tenga los dos términos (realmente es exhaustivo, pero se darían por válida también precisa si se justifica). Si lo usas tienes más área roja que si no lo usases.
sirve para localizar documentos que contengan el primer término o el segundo pero rechaza los que tenga los dos términos.
2. Operadores de proximidad: Todos ellos tienen que ver con la distancia habida entre los términos de búsqueda. Tienden a ser más precisos. Cuantas más próximas estén unas palabras más relación semántica existe entre ellas. Los tipos son los siguientes: - Adyacencia: adyacente es pegado. Si yo pongo dos términos de búsqueda y los uno con los dos términos de adyacencia. Como la búsqueda de una persona. Este operador establece que ambos términos deben darse en un mismo documento juntos, para que ese documento sea recuperado (es el único que admite Google de los de proximidad). Se tienen que poner con comillas para que se cumpla (Ejemplo poner “Carmen Arellano” solo aparecerán documento de Carmen Arellano, y si lo pones sin comillas aparecerán documentos de todas las Cármenes y todos lo Arellanos).
- Distancia: nos permite establecer el número de palabras máximas que pueden haber entre los dos términos. Es decir, con él se establece cuál es el número máximo de palabras que debe haber entre la primera palabra de búsqueda y la segunda palabra. (Ejemplo: si no sabes el primer apellido Rubén 1 Ballesteros; depende del sistema se pone de una forma u otra dicho operador).
- Párrafo: los dos términos de búsqueda deben de estar dentro del mismo párrafo. Dos términos de un mismo párrafo explican el mismo concepto.
- Frase: los dos términos de búsqueda deben estar contenidos en la misma frase. Su relación es más “íntima”.
3. Truncamiento: Búsquedas en las que no pongamos todos los caracteres de la palabra. A veces empleamos la raíz de una palabra para recuperar todas las derivaciones semánticas de la palabra (Ejemplo: biblio- teca, economía, ecario). Existen dos tipos de truncamiento:  Abierto: no se determina la cantidad de letras que deben aparecer tras la raíz que hemos dado al sistema. Es decir, no se dice el número de letras que falta, biblio.
 Cerrado: es que por el contrario cierra la cantidad de letras que están recuperando.
Tiene un mayor uso cuando no se conoce la grafía que se emplea en la base de datos.
Es decir, le dices que cantidad de letras no le estoy poniendo de la palabra.
4. Limitadores de campo: sirven para realizar una búsqueda no en todo el documento si no en una parte específica del mismo, es decir, limita la búsqueda a un campo específico. Dicho con otras palabras, cuando el sistema te permite hacer una búsqueda sólo en una parte concreta del documento.
5. Rangos: es un conjunto de valores dado por un valor inicial y un valor final, todos los valores entre ambos será el rango. Se puede hacer para recuperar documentos que estén comprendidos entre dos fechas, por lo que es utilizado mucho para las fechas, es todo aquello que existe entre la definición de un inicio y un fin.
6. Paréntesis: establecen la prioridad de las operaciones: qué va antes y qué después.
Aparecen cuando tenemos tres términos y dos operaciones diferentes debemos decirle al sistema que operación debe realizar primero, y esto se dice colocando los paréntesis (Ejemplo: recuperación y (biblioteca o centros de documentación)).
Evaluación de la recuperación de información.
Proceso de búsqueda (relacionar en el examen operadores, exhaustividad y precisión): 1. Errores materiales en la transcripción del dato o en la pregunta del usuario.
2. Deficiencias en la interacción del usuario y el sistema.
3. Descripción inadecuada de los contenidos.
4. Retraso en la carga de novedades al sistema.
Puede tener problemas a la hora de la recuperación de datos, debido a que la información introducida es errónea, pero no todos provienen de que la estrategia de búsqueda sea equivocada o no. Una de las razones, es que el sistema no haya incorporado las novedades con suficiente celeridad para poder recuperarla. A la hora de establecer una valoración de la estrategia de búsqueda se utilizan dos parámetros (exhaustividad y precisión), es decir, para saber si es adecuada o no, se mide su grado de exhaustividad y precisión.
Estrategia de búsqueda: Dos medidas: exhaustividad y precisión:  Exhaustividad: Mide si se ha recuperado toda la información acerca de un tema, es decir, recuperación de los datos que yo quería (recuperar todos los documentos que resultan de mi interés). El porcentaje de documentos relevantes recuperados en una búsqueda (puede haber más documentos relevantes).
 Precisión: Mide si se han recuperado los documentos que se requerían. El porcentaje de documentos recuperados que son encontrados relevantes por el usuario (pureza de la búsqueda).
Si solo se busca un documento concreto y se encuentra se podrá decir que la búsqueda ha sido exhaustiva y precisa. La búsqueda perfecta es la que tenga el máximo (100%) de exhaustividad y precisión, pero es difícil de encontrar dicha búsqueda.
Un usuario no puede saber si su búsqueda ha sido exhaustiva al 100% o no, pero sí si ha sido precisa. La precisión de la búsqueda se puede calcular, dependiendo del resultado de la búsqueda se habrán de usar distintos operadores, ya sean operadores más exhaustivos o más precisos. Ejemplo, en la base de datos hay 40 documentos y el usuario recuperó 20, pero no sabe que le quedan otros 20, por lo tanto no puede medir la exhaustividad, en cambio si de los 20 hay solo 15 que son de su interés para la búsqueda, se está midiendo la precisión.
Por lo tanto hay operadores más o menos precisos y exhaustivos. Algunos tienden a que los resultados sean más precisos limitando la búsqueda, y otros amplían la búsqueda dando resultados más exhaustivos.
Los operadores que restan son los precisos, y los que suman, son los exhaustivos. Cuanto más exhaustivo sea un operador, menos preciso es, y viceversa.
Cualquier operador que suma condiciones para recuperar documentos será más preciso, ya que cuanto más describes algo, más precisamente lo encuentras.
-El operador Y al obligar que se cumplan más de una condición (las dos condiciones), es preciso. Este operador limita una búsqueda.
Ejemplo: El operador Y por naturaleza es preciso porque suma condiciones que deben cumplir para que los documentos sean recuperados. Véase si yo decido preguntar por el número de alumnas con gafas, lo hago de forma precisa ya que si es alumna + alumnas con gafas, no es tan preciso.
-El operador O tiende a la exhaustividad, puesto que busca ambos términos de la búsqueda, ya sea separados o juntos, por lo que el sistema finalmente te muestra los resultados de todos los documentos que contengan los términos ya sea separados o juntos. Es decir, abre la búsqueda recuperando todos los documentos que incluyan las dos condiciones por separado y juntas. Se utiliza en sistemas que no tiene un control de vocabulario. Ejemplo: móvil/celular.
-El operador NO sería preciso, ya que dentro de la búsqueda restringes los documentos que no quieres que aparezcan. Por lo tanto delimitas la información. Ejemplo: Coches NO rojos (pero que salgan coches de otros colores).
-El operados XOR tiende a la precisión, pero en mucho menor grado que el Y, precisa porque está excluyendo una parte de documentos que no nos interesan (cuadrado blanco), es decir, cuando relacionamos el primer término de búsqueda con el segundo por un XOR recuperamos sólo aquellos documentos que nos interesan, excluyendo aquellos que no.
-Los operadores de proximidad tienden a la precisión, porque establecen una serie de requisitos que limitan la búsqueda a través de relaciones semánticas entre los términos. Es decir, si no se usan estos operadores de proximidad, se van a recuperar muchos más documentos de los que realmente me interesan. Cualquiera de ellos, hacen que exista una relación entre los términos con una separación, esto limita la búsqueda.
-Los truncamientos (abiertos y cerrados) son exhaustivos, puesto que no acotan la información como los precisos, es decir, recuperan más documentos usando este operador, que sin usarlo. Por ello al utilizar este operador recuperas todos aquellos documentos que traten acerca de un tema, es decir, al truncar un tema por un determinado término amplias la búsqueda. Ejemplo: documentos de bibliotecas, truncas por biblio-, con lo que estás ampliando la búsqueda a todos los términos que contengan esa raíz.
Es decir, con este operador se consigue recuperar todos los documentos que contengan las palabras (de la raíz) con cosas que tengan que ver (public-: publicidad, publicistas, público) pero también con términos no relacionados (publicación).
-Limitador de campo tiende a la precisión, ya que incluyendo dicha condición recuperamos una cantidad de documentos menor, que si no introdujéramos dicha condición. Además limita, ya que acota la cantidad de documentos que aparecen, es decir, es excluyente.
-Rango tiende a la precisión, ya que pone límites y la búsqueda se centrará en los documentos pertenecientes a ese rango en particular, es decir, que limitas la búsqueda a una determinada información incluida entre unos límites. Ejemplo rango de documentos del 2007-2010, la búsqueda sería como hacer documentos de 2007, 2008, 2009 y 2010.
-El paréntesis por su parte no sería preciso, ni exhaustivo, ya que en sí mismo no es un operador sino que agrupa las operaciones que han de realizarse.
2. Definición: Principio que guía una búsqueda: Una búsqueda debe alcanzar alta exhaustividad, recuperando casi todo aquello que es relevante, y manteniendo al mismo tiempo una alta precisión, rechazando una gran proporción de lo que no se desea. Cuando esto ocurre los valores de la búsqueda se dice que son próximos a uno (100%).
Para realizar una buena búsqueda se requiere realizar siempre más de una búsqueda.
Realidad de una búsqueda: Exhaustividad y precisión tienden a variar inversamente de tal forma que a mayor precisión menor exhaustividad y viceversa.
-Exhaustividad: En su medida matemática intervienen aquellos documentos importantes: exhdad. =a/a+c. (Nº documentos recuperados/nº documentos relevantes (recuperados y no recuperados)). El usuario no puede averiguarla, ya que su cálculo requiere conocer algo que se desconoce: C.
-Precisión =a/a+b. (Nº documentos relevantes recuperados/Nº documentos recuperados).
Exhaustividad: Doc relevantes recuperados: a Doc relevantes: a+c Precisión: Doc relevantes recuperados: a Documentos recuperados: a+b Si todos los documentos relevantes se recuperan "c"=0 y la exhaustividad es perfecta 1.0 (100%). Si "c" es mayor que "a", la exhaustividad será baja. En el peor caso no se recuperan documentos relevantes y "a"=0 y exhaustividad=0.
Si no se recupera ningún documento no relevante "b"=0 y la precisión sería perfecta 1.0. Si "b" es mayor respecto a "a", la precisión será baja. Si se recuperan documentos no relevantes, entonces "a"=0 y precisión=0.
En conclusión, cuanto mayor sea la exhaustividad, menor será la precisión.
Exhaustividad ruido ; precisión silencio. (EXAMEN QUE ES EL RUIDO Y CON QUÉ SE RELACIONA) -Otro término es el ruido, que sería aquellos documentos que no nos interesan y vienen en un resultado de una búsqueda excesivamente exhaustiva, es decir, cuanto mayor será la exhaustividad, mayor será el ruido, y viceversa, cuanto mayor silencio, mayor precisión, y por lo tanto, menos documentos no deseados. El ruido conlleva el problema de tener que revisar documentos que carecen de nuestro interés. Además puede ralentizar la obtención de información.
Por su parte el silencio (la ausencia de cualquier sonido) tiene como problema que la cantidad de documentos recuperados puede ser menos que la realmente se precise, por lo tanto es necesario encontrar un equilibrio entre ambas cosas.
¿Cómo se alcanzaría la "perfecta" exhaustividad?. Recuperando toda la base de datos=>precisión nula.
¿Cómo se alcanzaría la precisión "perfecta"?. Conociendo y recuperando previamente un documento que sabemos que se adecua a lo que buscamos. Pero la exhaustividad sería nula.
Métodos y herramientas de búsqueda en la web (Ver que está bien todo): Sistemas de búsqueda que hay en la web.
 Motores de búsqueda: o BD generada automáticamente por exploración cíclica de la red realizada por un robot.
o Se indizan todas las páginas web de todos los servidores explorados.
o Se actualiza automáticamente cuando la página vuelve a explorarse.
o Se indiza el texto (todo o parte) de cada página encontrada.
o La búsqueda se realiza sobre ese texto.
o Puede buscarse sobre un tema del que no se tengan conocimientos previos.
o Ej.: Google [también tiene un directorio] Son herramientas que funcionan de manera automática, debido a que la generación de dicha base de datos se hace automáticamente. Lo robots son programas informáticos que se encargan de alimentar la base de datos. Lo que hacen es coger los datos y con ellos Google realiza una indización (establecer las palabras por las que esa página se relacionará en la búsqueda de un usuario, es decir, asocian ciertas palabras a dicha página). Google indiza los contenidos de una página web automáticamente. Los robots van añadiendo páginas web a su base de datos.
Aun así, Google indiza palabras como preposiciones, artículos… que no tienen significado y las que si lo tienen. Son analizadas y mandadas a un índice.
Google revisa si la página web sigue activa. Una vez que una página se borra, Google puede seguir ofreciendo información sobre ella, gracias a que la guarda en caché (en su base de datos), no tiene porqué seguir activa. Por lo tanto, antes se podía visitar la página aunque ésta fuese borrada, pero actualmente nos saldría como un error. Por ello, es importante poner la fecha de consulta de un documento, ya que los documentos en línea pueden llegar a ser eliminados. Actualmente, Google no tiene esa opción.
 Directorios: o BDs de sitios web con descripciones cortas, organizadas por categorías.
o Descripciones creadas por editores profesionales o voluntarios o autores de sitios web.
o Se actualiza si lo hace el autor o el reseñador de la página.
o La búsqueda se hace sobre las descripciones.
o Se busca seleccionando menús sucesivos o consultando (por palabras clave) la BD de descripciones.
o Se requiere un conocimiento mínimo del tema que se busca.
o Ej.: Yahoo [También tiene un motor de búsqueda] Los directorios, para localizar información en los directorios hay que tener conocimientos sobre el tema que se va a buscar, para así poder navegar por ese tema , que se divide en categorías temáticas, de ahí que sea necesario cierto conocimiento del tema en cuestión.
Ejemplo: Un directorio especializado en medicina estaría dividido en medicina interna, externa y dentro de cada una de ellas más subdivisiones, hasta llegar as una enfermedad o un diagnóstico en concreto, para llegar a él se ha de conocer el camino que conduce a éste. Ej.
Si estoy interesado en juegos de Wii, me meto en esa carpeta.
Los directorios tienen una base de datos que no se generan automáticamente, esto se debe al tipo de herramienta que es, ya que no relaciona palabras sino contenidos extensos con un significado general. La información se encuentra clasificada y descrita.
La desventaja que supone el hecho de conocer el tema para buscar información, se compensa con el hecho de que todas las apariciones están directamente relacionadas con la búsqueda que se está haciendo, por lo que tiene valor o más valor. Si yo no conozco x término, el directorio me será muy útil al llevarme más directamente a la información deseada.
La otra gran diferencia proviene de que los motores son automáticos y los directorios son manuales. Al ser manuales, esto se traduce en un menor volumen de directorios en respecto a páginas web con motor de búsqueda.
Los directorios están cayendo en desuso y los que existen actualmente y están actualizados son especializados, y de éste especialización proviene la gran utilidad y valor de estos.
  Servicios de búsqueda híbridos: o Resultado de la asociación de un motor de búsqueda y un directorio, hoy día lo más habitual.
o Muchas veces motores de búsqueda o directorios se han convertido en portales.
Metabuscadores: o Permiten, con una interfaz y estrategia de búsqueda únicos, lanzar una búsqueda sobre varios motores.
o Útiles cuando un buscador concreto no encuentra nada sobre un tema determinado.
Herramienta de búsqueda. Son aquellos interfaces que nos permiten en una sola búsqueda realizar la pregunta en distintas bases de datos a la vez. Se encargan de recuperar resultados de todas las bases de datos que se marquen en la búsqueda. (…) Los distintos motores usan distintas formas de búsqueda, y esto hace que los resultados de los metabuscadores estén sesgados a solo aquellos resultados que se pueden encontrar conjuntamente.
 Multibuscadores: o Agrupan en una misma página formularios para realizar búsquedas en diversos motores.
Página en las que tenías distintas casillas de búsqueda, pero divididas en distintos motores, como Google, Bing, Yahoo… Solo sirven para ahorrar pestañas de búsqueda, pero no es demasiado útil, ya que no existen preferencias claras por unos u otros motores. Puesto que te permite realizar la búsqueda sin meterte en ese buscador.
Web invisible o profunda.
Web Visible: Son aquellas páginas Web, formadas fundamentalmente por texto, que están incluidas en los índices de los motores de búsqueda.
Web Invisible o profunda: (la evolución de este término va cada vez más orientada a los desarrollos ocultos de servidores que ofrecen archivos sin control legal) se entiende como cualquier página web con texto, ficheros u otro tipo de información, generalmente de alta calidad, disponible en la www que los motores de búsqueda generalistas no pueden recuperar e indizar por limitaciones técnicas o por elección deliberada que de forma deliberada están fuera del alcance de los motores de búsqueda. No se pueden llegar a estas páginas por motores de búsqueda normales, ya sea por deliberación o fuera de sus posibilidades. Ej.
archivos que no reconozca Google también serían reconocidos que pertenecen a la deep web.
Características:     En realidad no existen contenidos técnicamente invisibles.
Son invisibles para las herramientas de recuperación de información que habitualmente utilizamos: fundamentalmente motores de búsqueda.
Difícilmente recuperables si no se sabe dónde buscar.
Lo que es invisible hoy puede convertirse en visible mañana.
¡Google estima que en 50 años será capaz de indizar la totalidad de la Web Invisible! Tipos y elementos de las bases de datos.
Las bases de datos son: Volúmenes de información digitalizada, en formato alfanumérico y/o gráfico, accesible a través del ordenador, en soporte electrónico que son creadas, mantenidas y explotadas por un programa informático (SGBD, Sistema Gestor de Bases de Datos). Por lo general se utiliza el concepto de bases de datos para los datos en sí y el buscador que lo maneja.
-Tipos de SGBD: tipos de programas de gestión que condicionan el tipo de base de datos que serán.
 Relacionales: Están más orientados al manejo y gestión de datos y no de información. Permiten que los datos estén relacionados entre sí.
o Estructuran la información en tablas.
o Permiten operaciones algebraicas dentro de la misma base de datos, como en el Access.
o Campos de extensión definida (cantidad x de dígitos), sin subcampos y no repetibles (excepto Refworks que permite poner en el mismo campo dos autores).
 Documentales: (documentos, no datos). Formada por ficheros lineales, inversos y de palabras vacías. Permite operaciones booleanas. Campos de extensión variable, repetibles y con subcampos. Se orientan a información no estructurada. Los campos son de extensión variables (ej. para cada apellido, después del apellido el sistema generará un código que identificara que a partir de ahí acabará ese dato) permite que los campos se repiten y permite información no estructurada. Dentro de las bases de datos documentales existen: o Las bases de datos referenciales, que contienen información para encontrar otras bases de datos pero no información en sí mismo. Todos los datos del documentos pero no te dan el texto.
o Las bases de datos factuales, que contienen los datos necesarios para identificar un documento y el documento en sí.
Ejemplo: son factuales: Dialnet, y Google porque realmente contienen ese documento en su base de datos, aunque no lo presente de forma inicial.
Diferencias entre bases de datos documentales (SRI) y bases datos relacionales (SGBDR): 1. Los registros en los SRI son documentos y no filas de una tabla.
2. Los campos de lo SRI tienen extensión variable.
3. La longitud de los campos buscables no se limita a 255 caracteres en lo SRI y sí en los SGBDR.
4. Los SRI permiten una recuperación libre de la información, o sea, sin necesidad de indicar el campo en el que se desea buscar.
5. Los SRI (documentales) son capaces de generar automáticamente índices para cada uno de los campo, es decir, en el interior de cada campo por cada elemento (por palabra, por campo completo, por términos encerrados entre signos, etc.). A diferencia de los relacionales.
6. Los SRI son concebidos para almacenar y recuperar información textual. Los SGBDR están orientados hacia el procesamiento convencional de datos (estructuras muy definidas). Es decir, están más orientados a recuperar y almacenar información textual, y los relacionales están orientados a gestionar datos.
7. Los sistemas documentales son más rápidos a la hora de solucionar operaciones de consulta que los relacionales. Por qué estos están más orientados a establecer relaciones entre los datos, es decir, los SRI poseen un mayor grado de rapidez. Es decir, los SRI poseen mayor grado de rapidez que los SGBDR en la recuperación de aquellos registros que satisfacen las condiciones de búsqueda.
Los elementos que componen las bases de datos y organizan la información son: tablas, registros y campos. Las tablas están compuestas por registros y los registros a su vez por campos.
 Tablas: Sólo aparecerán en las bases de datos relacionales en las que intervienen varios objetos de la realidad, cada uno descrito en una tabla. Ej: en el préstamo de libros intervienen dos objetos, el usuario y el libro. Si falla uno de esos dos objetos, ya no hay préstamos. Por ello, al menos hay que tener dos objetos. La tabla está compuesta por varios registros, y estos contendrán toda la información que identifica a un libro concreto. Un libro concreto es una ocurrencia. Para poder relacionar objetos sus ocurrencias deben estar agrupadas en una tabla. Dentro de ellas estarán agrupados todos aquellos datos referidos a un mismo objeto, entendido este como cualquier cosa que se considere una unidad en sí misma (imagen definición).
 Registros: Representación de una ocurrencia de un objeto de la realidad. Es decir, su función es introducir todas las características para un caso concreto de objeto. Habrá tantos registros como objetos haya en la base de datos. Ej. nombre de libro como “El señor de los anillos”.
 Campo: Cada una de las características que definen al objeto. Dentro de un registro hay varios campos, cada uno de los campos corresponden las características que se quieran describir del objeto. Es decir, cada una de las características que nosotros queremos describir del objeto. Ej: título, autor, edición, año.
Hasta que no le damos valores a los campos, no tendremos registros.
Los objetos son tablas. Cuando la relación entre los objetos tienen características propias, necesita su propia tabla. Las características que son propias del préstamo suelen ser las fechas.
Aplicado a otro tipo de información es crear otra base de datos.
Creación y aplicación de bases de datos.
Para poder crear o definir una base de datos habrá que seguir una serie de pasos.
Fases para el diseño de una base de datos: 1. Estudiar las necesidades y características de los usuarios. Se a saber a ciencia cierta que queremos organizar, para qué y para quién. (Ej: la necesidad sería prestar libros, y la tienen los usuarios).
2. Analizar el tipo de información de manera pormenorizada. Saber qué vamos a hacer con esa base de datos.
3. Definir la cobertura temática, cronológica y/o geográfica, es decir, determinar de qué posibilidades de temas, cronología y puntos geográficos será la información. Siguiendo nuestro ejemplo, tenemos un cobertura temática referida a los libros de la biblioteca.
4. Seleccionar el programa informático y el soporte físico que vamos a utilizar. En cuanto al programa informático, debería establecerse en función de si se crea una base de datos relacional o documental. Por su parte el soporte es el lugar donde se va a almacenar (Ej: servidor web (biblioteca urjc -> página de la biblioteca)). Se ha de determinar qué acceso se quiere dar a los usuarios, dependiendo de la base de datos el soporte tendrá un acceso más restringido o no.
5. Diseñar la estructura de campos, es decir, que datos se necesitan para identificar los distintos objetos de la base de datos. (Ej: para sacar el libro, ¿Qué datos se necesitan sobre el préstamo? Las fechas de salida y entrada del libro, qué libro se deja y a quién).
6. Normalización del contenido, se debe plantear si se quiere normalizar el contenido. Esto implica que un mismo valor se represente siempre de la misma manera limitando a la utilización de unos formatos establecidos (Ej: A la hora de introducir fechas en una web, se puede escoger distintos formatos, como tecleando que te aparezcan guiones, barras, etc, y se decide que se van a limitar las fechas a un determinado formato establecido, sin poder introducir la fecha de otra manera distinta a la fijada).
Diseño de una base de datos para gestionar una academia.
1. Su actividad fundamental es la organización de cursos, para que la academia funcione correctamente tendrá que controlar que se den los requisitos necesarios para la impartición de los cursos: mínimo/máximo número de alumnos, profesores adecuados, sedes identificadas. Nuestros usuarios serán los trabajadores administrativos de la academia con una formación en aplicaciones de oficina.
2. La información hace referencia a los cursos, los alumnos que los reciben y los profesores que los imparten. Es por lo tanto una información que relaciona tres objetos de información, curso, alumno y sede.
3. ¿La información debe recoger tanto los cursos ya impartidos? 4. Teniendo en cuenta la naturaleza relacional de la información y los conocimientos de office que se les supone a nuestros usuarios, la herramienta seleccionada será Access. El soporte será el HD del personal administrativo, ya sea de ordenador personal o de servidor de la red de datos al que se conecte el personal administrativo de la academia.
5. Establecer la estructura que va a tener nuestra base de datos.¿Qué información necesitamos para poder identificar a un alumno? IdAlumn@, Nombre, Apellidos, Localidad, Edad y Teléfono ¿Qué información identifica a los profesores? DNI, Nombre, Apellidos, Titulación, Nacimiento, Dirección, Ciudad, Código Postal y Fecha de contrato ¿Cuáles son los datos para describir un curso? Código, Nombre, Sede, Materia e Inicio ¿Cómo localizar las sedes? Código, Dirección, Localidad y Código Postal. ¿Cómo relacionar al profesor con el curso que imparte, los alumnos matriculados y la sede en la que se desarrollará? Los cursos son impartidos por uno o varios profesores que a su vez pueden intervenir en varios cursos, relación N:M, además la propia relación tiene un atributo, ¿cuántas horas imparte el profesor en el curso, cuánto cobrará? Los alumnos reciben un curso y la relación no tiene atributos propios. Cada curso se imparte en una de las sedes.
6. Es necesario que sea el mismo término el que se emplee para la descripción del contenido de los cursos similares y que ese término no se use en cursos diferentes. Por ejemplo, los cursos titulados Javascript, HTML, CSS y Dreamweaver, los tres primeros deben llevar la materia: lenguajes web pero no el último. Los nombres de las personas deben introducirse en la misma forma siempre, José L., José Luis, J. Luis; tres formas diferentes de un mismo nombre es tratado como tres nombres diferentes por la aplicación.
TEMA 3: LA DOCUMENTACIÓN EN PRENSA.
1. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN EN PRENSA: Para entender cómo recuperar y describir cualquier documento, lo más importante es conocer sus características. Las características de la documentación en presa dichas por García Gutiérrez y Lucas son las siguientes (aunque realizaron algunas más):  Carácter enciclopécdico: El término enciclopédico hace referencia al saber universal, es decir, que trata todos los temas, por tanto en un periódico puede llegar a ser noticia cualquier tema. Ningún tema es ajeno al interés informativo, tanto del medio como del público del mismo. La temática es, por tanto, potencialmente infinita e incluso puede ser inter y multidisciplinar. El trabajo documental informativo tiene que estar abierto, consecuentemente, a nuevos ámbitos, tanto en lo relativo a la fuentes de verificación como en lo relacionado con la organización documental de cara a la recuperación. Constantemente se estarán actualizando, por ejemplo, categorías temáticas, índices,… Pueden tratar sobre cualquier tema, cualquier tema puede llegar a ser noticia. Esto significa que un artículo de un periódico puede tratar sobre cualquier tema. El centro de documentación tiene que estar lo suficientemente documentado para que un periodista pueda saber de todo y poder escribir su artículo.
 Universalidad (de cualquier tema en cualquier lugar): Se puede recoger información que provenga de cualquier punto físico o virtual. La información de actualidad tiene vocación universal en tanto en cuanto puede proceder de cualquier lugar geográfico, de cualquier fuente posible, transmitirse por cualquier medio (por ejemplo, Internet actualmente. Los blogs son, cada día más, fuentes de información de actualidad) y dirigirse a cualquier público. Hoy en día la información noticiosa puede darse en cualquier parte del mundo, en cualquier instante y con numerosas fuentes.
 Despersonalización de fuentes, lo cual es un grave problema. Cada vez se maneja más información de la que no se conoce su procedencia, lo que afecta a la fiabilidad de la fuente. Es decir, al no haber nadie que se responsabilice del origen de la información, no hay a quién se le pueda pedir responsabilidades acerca de los errores cometidos en dicha información. Esta característica hace referencia a los documentos que manejan los periodistas y no a los documentos que generan. En muchos casos, el camino desde la recepción de una información (procedencia incierta) hasta su presentación final produce una pérdida de autoría y, consecuentemente, de responsabilidad acerca de la misma; y, al mismo tiempo y por contraste, para el público que confía en un medio concreto éste es fuente de información fiable.
 Moda y espectáculo, y no porque sea relevante, sino porque se pone de moda simplemente. Temas intrascendentes se convierten en noticias de actualidad que generan cantidades ingentes de documentos que pueden saturar una base de datos (por ejemplo, el tema del traje de boda de Belén Esteban). Existen temas que se ponen de moda, sin ninguna explicación.
 Dispersión de fuentes: Las fuentes que utiliza un periodista pueden estar muy dispersas geográficamente y también puede estar dispersa en las audiencias, enfoques, modos, tipos de hechos, etc, los periodistas tienen que trabajar con documentos científicos y traducirlos a un idioma divulgativo, para que sean comprensibles para la mayor parte de los públicos. Por el tipo de fuente, o el lugar donde se encuentra la fuente… Todo ello el periodista lo tiene que aglutinar en un texto comprensivo. Mientras las fuentes informativas de actualidad no tienen fronteras ni geográficas, ni de enfoques, ni de modos, no de audiencias, ni de tipos de hechos, la Documentación Informativa debe reunir en una misma base de datos todos los temas, hechos, modos,..., que recogen los documentos de su medio, es decir, debe concentrar todos y procurar servirlos al usuario (comunicador) de manera sencilla y accesible. Hoy en día tenemos documentos que se utilizan en los informativos son imagen que ha capturado un ciudadano.
 Obsolescencia: El carácter noticioso de la información utilizada. Hay informaciones con un grado de obsolescencia mayor que otros. El período de vigencia de una noticia de actualidad es muy corto, el documentalista informativo debe separar las noticias que pueden tener interés más adelante de las que no pasan de ser meras anécdotas.
Con el consiguiente riesgo de perder documentos que luego puedan ser usados para programas de anécdotas tan de moda últimamente (programas de zapping, por ejemplo).
A estas características Amat y Blanco añadieron en 1996 algunas más:    Redundancia cíclica, hay noticias que se repiten de forma cíclica (Ej: el tiempo, la vuelta al cole, regalos de reyes, la selectividad…). “Existe un gran número de informaciones de actualidad que se repiten de manera cíclica (el tiempo, datos estadísticos de natalidad, paro, operaciones salida y entrada de vacaciones,...). La misma cadencia de la vida humana se produce según unos patrones que se repiten (boda, nacimiento de hijos, divorcio,...). Esta característica facilita a la Documentación Informativa el proceso selectivo de muchas informaciones de actualidad que se sabe de antemano que serán necesarias en un período de tiempo fijado.” Multiplicidad de soportes, claramente el periodista trabaja con distintos soportes (escritos, gráficos, de audio audiovisuales…), hoy en día estos soportes se han multiplicado mucho. El periodista debe de estar atento a los nuevos soportes, que marcan el desarrollo de su profesión. Un periodista que no tenga acceso a este tipo de fuentes pierde una información muy importante. Estos nuevos soportes establecen la necesidad de valorar las fuentes en su debida medida.
Latencia: es tener en cuenta que una noticia aunque haya perdido su novedad en un momento dado quede latente, y se sabe positivamente que volverá a abrirse. (Ej: Prestige   barco que se hundió/Rey cazando elefantes).
Ley del mínimo esfuerzo: hay que tener en cuenta que cuando se produce un hecho noticioso, la primera vez que se informe sobre ello, el valor que van a tener esos documentos va a ser muy bajo, ya que en un primer momento se tiene en cuenta antes la rapidez que la calidad de la noticia. La primera noticia será rápida y muy corta, pero las sucesivas serán más largas (Ej: Las torres gemelas del 11S, la calidad era muy baja, no se sabían los motivos y por lo tanto, solo se narraba lo que aparecía en la imagen).
La omisión: Es la acción de dejar de decir algo, y en este caso dejar de informar sobre algún tipo de dato. Dependiendo de cuales sean las razones para omitir ese dato, la omisión puede ser de tres tipos: o Omisión Doxológica: Aquella que se hace de forma consciente, es decir, los datos son conocidos pero conscientemente se evita ponerlos. La omisión puede ser manipulativa (cuando lo que se quiere es transmitir una idea u opinión pública, y la línea de argumentación que se sigue, no se corresponde con los datos reales que se podrían poner de la noticia) o neutral (cuando se conocen los datos pero no se introducen, puesto que se considera que los públicos ya lo conocen; lo que causaría alargar terriblemente la noticia).
o Omisión Agnósica: Los datos omitidos no se conocen y por lo tanto es una omisión involuntaria y que proviene de la ignorancia.
o Omisión Impuesta: Los datos se omiten debido a que se carece de espacio y tiempo.
PROCESO DOCUMENTAL DE LOS TEXTOS PERIODÍSTICOS: La selección de los documentos periodísticos: En el centro de documentación de cualquier medio existen unos criterios de selección que velen porque los documentos necesarios estarán en él a disposición de los usuarios cuando los necesite.
La selección de los documentos periodísticos: (selección= (se hace atendiendo a las) características + principios -> funciones): Se basa en criterios, y estos criterios provienen de la naturaleza de los documentos y características que hemos visto hasta ahora, junto con los principios que rigen la documentación informativa.
Es decir, los criterios de selección de los documentos responden a las características de los documentos que hemos visto antes y las funciones que tenemos que suplir con estos documentos. Como vimos en el tema 1 la documentación informativa se rige por unos principios determinados que implican una funcionalidad, sirve para el desarrollo de la función informativa de un medio.
En cuanto a los criterios de selección vemos:  Exclusión: se ha duplicado, que sea exactamente igual. Se excluyen aquellos documentos cuyos contenidos informativos ya existan en otros documentos o fuentes fiables. No se considera duplicidad cuando se tienen varios documentos de fuentes diferentes acerca de un mismo tema por la necesidad de contrastar la información.
     Perdurabilidad: seleccionaremos los documentos atendiendo al tiempo en el que van a estar vigentes o interesante informativamente hablando. Cuando los documentos pierden vigencia informativa por lo que deben desaparecer de la base de datos, esto supone un principio de deselección del documento. Se hacen una estimación del tiempo que van a ser interesantes.
Seguridad de utilización y novedad documental: solo se almacenarán de forma permanente aquellos documentos que se sepa positivamente que serán reutilizados en el futuro, o que contengan alguna novedad significativa acerca de la información que contienen.
Explicativo: deben seleccionarse todos aquellos documentos que permitan realizar informaciones con claridad expositiva y que den un apoyo al periodista para que esos documentos tengan ese carácter explicativo. Es decir, si no podemos explicar lo que afirmamos, mejor no explicarlo.
Editorial: implica que será necesario seleccionar todos aquellos documentos que apoyen la línea editorial del medio.
Limitativo: se seleccionará aquellos documentos que sean acordes con las funciones que tiene el medio (Ej: fotografía de la coronación de Felipe en el Marca, no son relativos el medio con el documento).
Análisis formal y de contenido de los documentos periodísticos (cómo se describen esos documentos de cara a su futura recuperación): Es aquel que determina cuales son los datos relacionados con un documento que lo relacionan con su búsqueda.
Es decir, el objetivo que tienen analizar los documentos, es conseguir descubrirlos para poder recuperarlos. Si no se describe no será posible su recuperación. (IMPORTANTE PARA EL EXAMEN).
Una de las premisas de partida para estos documentos es la definición de la unidad documental, así, mientras la unidad documental la constituye el periódico en el que aparece la noticia, el tratamiento y la inclusión en la base de datos no es de la unidad documental completa (el ejemplar de un día), sino de las noticias que contenía el ejemplar por separado.
A partir de ahora llamaremos documento no a la unidad documental completa, ejemplar, sino a cada una de las partes que contiene el ejemplar (todas y cada una de las noticias que recoge el ejemplar).
Hay dos tipos de análisis el formal (rasgos físicos) y el de contenido (lo que tratan los documentos). En los documentos de prensa ambos forman parte de los campos de una base de datos. Para recuperar un documento de prensa es necesario recoger todos aquellos datos o aspectos tanto de forma como de contenido por lo que se puedas considerar interesante para un periódico o usuario. Estos deben aparecer en una base de datos tanto por su análisis formal como de contenido. Los campos fundamentales que sirven como referencia bibliográfica y temática (análisis formal y de contenido) de estos documentos (las noticias desglosadas de la unidad documental o ejemplar) son:       Autor: Responsable del documento.
Agencia: Si es un documento servido por una agencia.
Edición: En la que aparece el documento.
URL: Si se trata de un documento que está en Internet.
Fecha: En la que se publicó el documento.
Página: Página exacta de la unidad documental en la que se encuentra el documento.
   Sección: En la que se encuentra el documento.
Género periodístico: Al que pertenece el documento.
Título: del Documento.
Otros aspectos que forman parte del análisis de contenido:  Resumen: forma abreviada del contenido del documento. Hay tres niveles que hace referencia a la profundidad: o Indicativo: solo indica el contenido del documento, los menciona, es muy breve, y hace una relación sobre los temas que trata el documento.
o Informativo: no solo indica los temas principales del documento, sino que los explica. No son solo los principales, sino también los secundarios y las relaciones entre ellos. Poca frecuencia.
o Analítico: indica cual es el valor que aporta el documento. Pocas veces nos los encontramos en una base de datos.
Ordenados de menor a mayor contenido.
 Clasificación: implica asignar un objeto a una clase. Implica asignar al documento una temática determinada. Se tienen una clase de temas predefinidos, y se asigna una serie de documentos a cada uno de ellos. Describe el contenido del documento por medio de palabras de forma muy generalista. Solo identifica los temas principales del documento.
 Indización: Representar el contenido de un documento a partir de palabras clave.
Dependiendo del lenguaje de documentación empleado la indización será de una manera u otra: Ej. Si indizamos este tema, identificaremos todo el contenido del tema (documentos periodísticos, indización…) o Libre: Aquella que selecciona palabras clave, de aquellas palabras con significado que aparezcan en el documento. Suelen ser automáticos, porque se puede configurar fácilmente un sistema que haga esta operación, incluyendo él las palabras vacías, es decir, aquellas que no quieren que aparezcan en el índice. Es decir, se construye a la sobre la base de la indización en lenguaje natural de los documentos ya registrados. Hay dos tipos de lenguajes libres:  Los basados en lista de palabras clave: ej. Síndrome.
 Los basados en lista de descriptores libres (aquel que está formada por varias palabras que unidas tienen significado). Ej: Síndrome de Down.
Dependiendo el lenguaje de introducción que utilice, influirá en cómo lo recuperaré. Para recuperarlo deberá tener en cuenta la forma de indización.
o Controlada: son aquellos que están utilizan un lenguaje que está construido a priori, ya que controlan los dos problemas mayores que tienen la riqueza de los lenguajes naturales. Establece que solo exista un término para cada concepto y que cada concepto tenga un término. Elimina la polisemia y la sinonimia del sistema.
Cuando hablamos, lo correcto sería usar sinónimos, eso para la búsqueda es más difícil a la hora de localizar documentos. Para poder indizar de forma de controlada tienes que tener el lenguaje controlado definido. Evita que el usuario tenga que pensar en estos sinónimos para poder eliminar esta sinonimia del lenguaje natural, y la polisemia controlada a través de un listado de palabras con el que ha sido descrito el documento, cuando un mismo concepto defina varios significados, se escoge una palabra clave para delimitar la búsqueda.
Ej. Como dispositivo móvil, a la hora de indizarlo, utilizaremos la palabra móvil y no celular para que a la hora de la búsqueda, encontrase todos los documentos en lo que aparezca la palabra móvil y celular, porque celular es el sinónimo considerado. A la hora de recuperar información lo importante es que este determinada por un término, no como en el lenguaje natural. Recogen los términos que podrían emplearse en la indización:   Lista de autoridades: listado de términos que ese recogen los términos que han sido aceptados y los que no.
Los Tesauros: Son los ejemplos más característicos del lenguaje controlado. Es el más completo que existe dentro de los lenguajes controlados. El lenguaje debe de estar definido a priori. Ej: Para usar un lenguaje controlado cuando hacemos búsquedas en una base de datos que haya indizado tendremos que saber los términos por lo que podemos realizar la búsqueda. Tesauro de la UE: todas las bases de datos siguen este modelo. Este tesauro es multilingüe, el “eurovox”.
Por lo tanto si busco el término “publicidad comercial” jamás encontraré un documento, ya que el tesauro lo reconoce como “publicidad electrónica no solicitada”. Recogen los términos más frecuentes que pueden llevar a cabo a más errores.
En el tesauro nos aparecen los términos aceptados y no aceptados de la base de datos en los que figura la palabra buscada (en el ejemplo “publicidad”).
Esto pertenece a la indización controlada, el tesauro se consulta para indizar un documento como a la hora de recuperación de información.
Los tesauros son familias temáticas, un término pertenece a un determinado tema, y si buscas cierto termino, te presentará varios de su familia temática, entre los cuales puede estar el término buscado (es decir, se agrupan por familias temáticas (pertenecen a ese tema), primero se pone el más importante y de ahí va hacia abajo).
Por todo ello, el tesauro es una especie de índice, que convierte un término en otro, el no aceptado se cambia por el aceptado, agilizando así la búsqueda que se ha de realizar más tarde en una base de datos; es como una guía para la búsqueda.
Según la especialidad de una base de datos, ésta tendrá más indicadores temáticos específicos, es decir, en una base de datos exclusiva (de medicina), habrá mucho más indicadores específicos referentes al tema (medicina), con el fin de agilizar la búsqueda y la recuperación de datos.
-Personajes implicados: también hay un campo referido a aquellas personas en las que se centra la noticia, es decir, los personajes que forman la noticia de la que se informa.
Los indicadores onomásticos son aquellos que hacen referencia a los personajes implicados que sean notorios en dichos tema, ejemplo: el caso de corrupción en el PP, personajes onomásticos serían Bárcenas, Rajoy, E.Aguirre, etc. (Los personajes onomásticos son siempre los personajes protagonistas en la noticia o tema, los personajes secundarios (no relevante) que solo aparecen sin formar parte directa, no son personajes onomásticos).
- Lugares de desarrollo: son lugares geográficos en los que se desarrollan los hechos de los que se informan. Son aquellos que forman parte directa de la acción, y sea relevante para su desarrollo. Suele ser importante si es el origen de la noticia, como catástrofes naturales o atentados.
- Código IPTC: los metadatos forman parte del lenguaje de marcado de documentos periodísticos, establecidos por el Internacional Press Telecomunicación Council. Es decir, la información tiene subdatos que no se ven, pero que pueden ser útiles para los que los gestionan (códigos IPTC, exclusivo del ámbito periodístico).
Por lo que sirven para clasificar los archivos periodísticos, si bien el usuario no los ve, pueden resultar útiles. La fecha sería el ejemplo más básico o las coordenadas gps. Estos códigos mejoran el intercambio y transmisión de datos.
DOCUMENTACIÓN EN LOS MEDIOS DIGITALES: Descripción de los recursos web.
Se pueden describir de FORMA INTERNA, es decir, está dentro del propio recurso que se describe, como las etiquetas dentro de una foto, una especie de hipervínculos para la base, la cual asocia la imagen a otra cosa, en el caso de una red social, a un perfil ( el de la persona etiquetada) y esto es la base de una web semántica.
Se debe comprender que cualquier información publicada en internet, es susceptible. Cuando incluimos dicha información en un documento en la web, estamos asociando metadatos.
-Los metadatos: son información oculta para el usuario, aunque no se lea a priori si se puede leer, están pensados para que un buscador por ejemplo, pueda tenerlo en cuenta, como por ejemplo el autor de una página web. Para que este metadato en singular fuera útil, debe de estar descrito por el autor y reflejado por el buscador, para que pueda ser encontrado, si falta uno de estos dos no se podrá encontrar mediante autor (en este ejemplo en particular).
El HTML es un lenguaje, y una de las formas más simples de descripción interna con metadato. El mundo de los metadatos está sumamente desarrollado dentro de las tecnologías XML (conjunto de tecnologías). Dentro de estas tecnologías es un lenguaje con normas gramaticales propias; está entre otras cosas, un marco de trabajo (RDF), en el que se han definido distintos lenguajes de metadatos (vocabularios DC, OWL, etc.). Si en HTML eran 4 (autor, título, contenido) datos diferenciados, en este caso tienen 15 datos posibles según los elementos de Dublin Core. Es decir, lenguaje que tienen 15 elementos posibles para identificar un documento. Por lo tanto de una página web se puede describir el título, autor, contenido, fecha de acceso o subida de web, que tipo de documento es, en qué formato está, la fuente, la cobertura, lo derechos, etc.
Menos utilizadas son las normas hechas para describir0 los documentos de FORMA EXTERNA, es decir, la descripción no estará dentro del archivo electrónico. Las normas que rigen esta descripción externa son las ISBD (son siglas, las cuales son las más utilizadas internacionalmente), RRCC y AACR2.
LA DOCUMENTACIÓN EN RED: LA WEB 1.0 (PRIMER ESQUEMA) LA RED “NORMAL”.
El usuario consulta el contenido publicado en la web. Existe la posibilidad de que los creadores introdujeran un tratamiento documental para que el usuario lo recuperara. Es decir que, los responsables de generar la descripción interna serían los creadores de contenido y no los usuarios, puesto que estos solo consultan.
LAS WEB 2.0 (SEGUNDO ESQUEMA) (La red colaborativa (wikipedia, youtube, twitter, etc.)).
El usuario es el creador del contenido y además lo consulta, por lo que recae en él la responsabilidad de crear esa descripción interna. En definitiva, la facilidad para recuperar el contenido web, y recae en la calidad de descripción usada por los usuarios.
Ej: Al principio en Youtube no te obligaba a poner títulos a los vídeos que subías. Más tarde se elimino, porque nadie describía lo que realmente se había subido, simplemente ponían letras al azar.
TEMA 4: DOCUMENTACIÓN PARA LA INFORMACIÓN SONORA.
EXAMEN: ¿Porqué tenemos un tema dedicado al sonido, por qué tenemos una base de datos solo dedicada el sonido? En realidad las características propias del documento sonoro en la radio, son propias de ese documento sonoro. Si solo tenemos una base de datos para documentación tanto escritos como sonoros, no podemos especificar las características de cada uno.
4.1. Características de la documentación en radio y del documento sonoro.
Análisis documental de la información sonora.
4.1.1. Características generales de la documentación sonora: Es necesario conocer las características de los documentos, ya que de ellas saldrán los campos que describirán los documentos o información.
La gran expresividad de los sonidos puede concretarse en los siguientes puntos señalados por Cebrián Herreros, es decir, las características de la documentación sonora que recoge Cebrián son:          Narra una realidad que se está dando en el momento.
Sirven de fondo para la información (en ocasiones el documento sonoro no tienen información en sí mismo, sino documentación sonora que contienen sonido ambiente).
Pueden convertirse en información (no todo sonido es información ni puede o debe convertirse en hecho noticioso).
Subrayan una acción, un hecho, una declaración (hacer énfasis en algo).
Valoran con redundancia la palabra o la música (se puede transmitir una información).
Sustituyen la palabra por otro tipo de sonido. Un sonido puede evocar una situación, una persona, un lugar, etc. Con la música que acompaña al locutor se da la redundancia al tema, es algo continuo en todo el documento informativo. En ocasiones con la aparición de la música se puede inducir algo, solo por el sonido de acompañamiento. Ejemplo: en una película el “chan, chan, chan”, dice que algo malo va a ocurrir.
Contrapuntean (salirse del ritmo para enfatizar) palabras, música y silencio. Hay que tener en cuenta el contrapunto (es el contraste en la terminología musical, es decir, cualquier situación destaca más junto a su contrario. Ejemplo: cuando la voz suena en un silencio sepulcral).
Aumentan el clima en una situación determinada.
La documentación sonora sirve para concretar y fijar una situación. Este mismo autor determina las principales funciones de la información sonora que se concentran en torno a dos ejes: o Sonido como documento/testimonio de la realidad: representa de manera exacta los acontecimientos recogidos por el sonido.
o Sonido como expresividad: el sonido ambiente es el más expresivo de la diferente tipología sonora ya que es la mejor manera de representar emociones y sentimientos que no siempre dejar entrever la palabra.
4.2 El Análisis documental en la radio.
4.2.1. Descripción en la edición.
Los propios periodistas realizan el análisis documental en el momento en el que se emite el programa de radio. Este análisis hace referencia a la posibilidad de describir el documento en el mismo momento que se está generando. Es decir, la descripción en el momento de la edición puede ser válida como una primera aproximación tratamiento documental.
Como describe Martínez, se trata de una descripción escueta, usando herramientas documentales, como puede ser el tesauro, con el fin de describir mínimamente todos los documentos para que tengan una mínima descripción.
No se corresponde con un tratamiento documental puesto que los documentos descritos son todos aquellos que elabora la cadena, no hay selección, la descripción es a un muy bajo nivel y además no implica una conservación por parte de la cadena más allá de un corto espacio de tiempo. A pesar de todo esto es una opción muy útil para la localización de cortes de actualidad que por su contenido pueden ser demandados para la elaboración de nuevos programas.
Este análisis que no es definitivo, pero se guarda hasta que hay una descripción totalmente definitiva del programa, la cual se guarda todo el tiempo.
Guiones y parrillas electrónicos, confeccionados por los propios redactores y con unos mínimos criterios documentales, son la solución que la Cadena SER plantea para recuperar de forma rápida y eficaz cualquier fragmento de la emisión. Parrillas y guiones elec trónicos que en ningún caso sustituyen al servicio de Documentación, pero que sí lo complementan.
El tesauro forma parte de las etiquetas obligatorias que hay que asignar a cualquier texto o audio para poder almacenarlo en el sistema. Es decir, para que un redactor pueda guardar el texto de su pieza o un sonido, deberá siempre asignarle tres campos obligatorios: el título, el programa y el término de tesauro al servicio de Documentación, pero que sí lo complementan.
Ejemplo de un guión electrónico del programa “Anda Ya”, en Los 40 Principales. A la izquierda encontramos en forma de árbol el esquema de sus secciones. Para conseguir el fragmento de la emisión que nos interesa, nos colocamos encima de él y pulsamos. Una vez recuperado el archivo de sonido, lo podemos escuchar, editar o incluir tal cual en otro guión o pieza que estemos elaborando.
Ejemplo de parrilla electrónica con la programación de la Cadena SER. A la izquierda tenemos el esquema de los programas de la SER en su franja horaria. Para conseguir el fragmento de la emisión que nos interesa, primero nos colocamos sobre el programa que queremos (a la izquierda) y después, nos ponemos sobre la sección que queramos (en el árbol de la derecha) y pulsamos. Una vez recuperado el archivo de sonido, lo podemos escuchar, editar o incluir tal cual en otro guión o pieza que estemos elaborando.
El tesauro forma parte de las etiquetas obligatorias que hay que asignar a cualquier texto o audio para poder almacenarlo en el sistema. Es decir, para que un redactor pueda guardar el texto de su pieza o un sonido, deberá siempre asignarle tres campos obligatorios: el título, el programa y el término de tesauro al servicio de Documentación, pero que sí lo complementan.
4.2.2. Descripción en el centro de documentación.
Es la descripción definitiva. Para realizar dicha descripción se utiliza una ficha que describe las características del documento. Sus campos son:  Lo primero que aparecería sería la signatura (que es un código alfanumérico por el cual se localiza un documento dentro de una colección); título; descripción física; duración (para describir un documento describir lo que suceda, y en el minuto en el que suceda); fecha general; calificaciones; ámbito; si participan distintos personajes se identifican; descrif (sería la fecha de lo que se está describiendo); voces; descriptores temáticos; resumen; catálogo; situación; control; referencia; fecha entrante.
Ficha usada en RNE.
SIGNATURA: P 30 CT 018322 <04> TITULO: (DECLARACIONES DE ARNALDO OTEGUI, LÍDER DE EUSKAL HERRIETARROK, EN LAS QUE ACUSA AL PP DE PRACTICAR SU "KALE BORROKA" TRAS EL REGISTRO DE LA SEDE DE HB EN SAN SEBASTIÁN Y DEL CONCEJAL DEL PARTIDO POPULAR EN ERANDIO, VICTORINO FERNÁNDEZ, QUE HA VUELTO A VER DESTRUIDO SU NEGOCIO, EN LAS QUE MUESTRA SU DISPOSICIÓN A NO MARCHARSE DEL PAÍS VASCO Y A VOLVER A PRESENTARSE A LAS ELECCIONES) DESC. FISI: CT DURACIÓN: 00:01:10 FECHA GRA: 19990315 CALIFICAC: DECLARACIONES ÁMBITO: PAÍS VASCO DESCRIF: 1999 VOCES: contenido: OTEGUI: ARNALDO Nación ESPAÑA Cargo LÍDER DE EUSKAL HERRIETARROK Duración 15 SEG.
....lengua CASTELLANO FERNÁNDEZ: VICTORINO ....nación ESPAÑA ....cargo CONCEJAL DEL PARTIDO POPULAR EN ERANDIO ....duración 55 SEG.
....lengua CASTELLANO TEMAS: AMENAZAS * TERRORISMO * NEGOCIACIÓN POLÍTICA RESUMEN: EL LÍDER DE EH, ARNALDO OTEGUI DICE, TRAS EL REGISTRO DE LA SEDE DE HB EN SAN SEBASTIÁN, QUE EL PP PRETENDE SABOTEAR EL PROCESO DE DIALOGO ABIERTO Y LO CALIFICA COMO "LA KALE BORROKA DEL PP".
POR SU PARTE EL CONCEJAL DEL PARTIDO POPULAR EN ERANDIO, VICTORINO FERNÁNDEZ, QUE HA VUELTO A VER DESTRUIDO SU NEGOCIO, DICE QUE LA CALLE ES DE LOS VIOLENTOS, QUE NADIE LES DETIENE Y NADIE LES HACE NADA.
DECLARA QUE EL 10 DE ENERO RECIBIÓ UNA CARTA CON AMENAZAS Y QUE NO LE PERMITEN VIVIR TRANQUILO, PERO ADVIERTE QUE NADIE LE VA A ECHAR DEL PAÍS VASCO, Y SI SU PARTIDO LO CONSIDERA OPORTUNO, SE VOLVERÁ A PRESENTAR A LAS ELECCIONES.
CATALOGO: CATALOGO DE POLÍTICA NACIONAL SITUACIÓN: PRENDIENT CONTROL: UPRR19 REFERENCI: P0022769 FECHA ENT: 19990824 No son sólo documentos de carácter informativo los que se organizan en una fonoteca, también existe toda una "galería de efectos" que son demandados para crear ambiente en determinados programas.
TEMA 5: DOCUMENTACIÓN PARA LA IMAGEN FIJA.
5.1 Características de la fotografía.
Además de las propiedades intangibles mencionadas en el apartado anterior es necesario tener en cuenta otra serie de características que definen al documento fotográfico:  Bidimensionalidad: tenemos la representación de una realidad (tridimensional) en un plano bidimensional (ancho y alto). Esto implica que una fotografía por muy realista que pretenda ser (sin uso de filtros), siempre está transformando la realidad. Es decir, que el hecho de que sea bidimensional frente a una realidad tridimensional genera una modificación. Ejemplo: El de la lotería de la ONCE que conforme se va acercando se va haciendo más grande.
 Encuadre: recoge todo aquello que explica y justifica la fotografía. Hay que conseguir por tanto que en el encuadre se recoja todo lo necesario para entender lo que ocurre en la foto. La interpretación del mundo que se plasma no tiene dicho encuadre, ya que vemos todo lo que rodea a la fotografía, por lo que se ve limitada a la imagen. Es decir, la fotografía aísla y fija determinadas imágenes que quedan descontextualizadas de su entorno natural.
 Carácter estático: el hecho de que la fotografía se elimine o se fije un determinado punto de movimiento, puede tener un carácter informativo por sí mismo. Ejemplo: fotos finish.
 Estructura granular: La fotografía posee una estructura discontinua mucho más gruesa que la de la realidad, por lo que, en muchas ocasiones, no es fácil asimilar la representación fotográfica con la realidad que representa. Es decir, si la amplias más allá de sus propias características verás que está granulada (pixelada).
 Cromatismo: es irreal en la fotografía. El cromatismo que se consigue con una cámara analógica es mejor que el de las cámaras digitales. La fotografía es una representación no ya sólo de las imágenes sino también de los colores, por lo que tampoco los colores completamente fieles a los reales.
 Ausencia de estímulos no ópticos:. En la representación de la realidad que supone la fotografía también desaparecen, con respecto a la realidad, todos los estímulos que contextualizan la imagen, en especial, los sonoros y los olfativos, aunque en algunos casos también podríamos hablar de los táctiles o, inclusive, los gustativos. Es decir, con respecto a la realidad en la fotografía desaparecen todos los estímulos que contextualizan la imagen, generalmente los sonidos y olores (no habrá sonidos ni olores), pero esto no significa que la fotografía no pueda sugerir olores, sonidos, etc.
 Uso de la luz: La luz es uno de los elementos principales puesto que sin luz no hay fotografía y, además, la luz por sí sola es capaz de modificar el significado de una fotografía de forma que el mismo escenario puede parecer completamente distinto en función de la luz que se haya usado en ella. Es decir, una misma situación puede variar mucho dependiendo de si se ilumina desde una perspectiva u otra.
5.2 El análisis documental de la documentación fotográfica.
Datos del análisis formal de la fotografía de prensa:          Autor: Autor de la fotografía.
Producción/distribución: Organismo o empresa productora y/o distribuidora del documento.
Fecha: De captación de la imagen original.
Título: De la fotografía individual, del reportaje o serie gráfica, si lo tienen.
Características técnicas del soporte: Tipo de soporte (papel, negativo,...) y dimensiones: si se conoce, se consigna también el nombre del proceso fotográfico de cara al control para la conservación Imagen electrónica: Tamaño, escala de color, origen,..., y los restantes datos del archivo.
Estado de conservación: Nivel de conservación (hay que establecer una escala de conservación: buena, mala, regular, por ejemplo).
Número de unidades que comprende el documento: Cuando la fotografía pertenece a un reportaje o una serie, si conocemos el dato del número total de fotografías que lo componen, podemos incluirlo. En este caso, la unidad documental sería el reportaje o la serie, y debemos rellenar también el campo siguiente.
Código de reportaje o serie: Cuando decidimos que la unidad documental la compone la imagen aislada que nosotros tenemos, entonces, rellenamos este campo      y no el anterior, para poder identificar la procedencia de la imagen y saber que existen otras imágenes relacionadas con la que tenemos.
Fecha de realización: Fecha en la que se hace pública (mediante su plasmación en papel, en la página web si se trata de un periódico digital, etc.).
Lugar geográfico: Lugar en el que se realizó la fotografía.
Originalidad o copia: Si el documento que está en nuestro archivo es el original o si se trata de una copia de otro documento.
Sección temática: Este campo irá en función de la organización del centro documental del medio que, a su vez, irá marcada por el de la redacción (internacional, deportes, cultura,...).
Pie de foto: Pie de página con el que apareció la imagen en el medio (si ha sido empleada previamente que pie de foto se utilizó).
Análisis de contenido.
En el análisis de la fotografía, hay que conseguir evitar los efectos que tienen a nivel informativo una fotografía, que son: la polisemia y polimorfismo.
 Poliformismo: hace referencia a que puede tener diferentes formas. A nivel informativo implica que una fotografía de prensa de forma aislada no tienen sentido).El polimorfismo de la fotografía nos obliga, en el ámbito del periodismo, a relacionar cada foto con un texto que la acompañe y sirva para contextualizarla, esto es, estamos obligados a documentar la imagen. Desde el punto de vista documental, una imagen sin texto no es nada, lo importante es dar los datos suficientes que permitan al periodista que quiera usarla, saber lo que refleja la foto. Para poder completar el proceso de documentar la foto necesitamos saber: quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo (6 Ws). Ejemplo: una fotografía tendrá un mayor valor informativo cuando se conoce el contexto de la imagen, como el ejemplo de la misionera que está cogiendo a un niño con virus (si no se sabe por qué lo coge no tienen tanto valor que si sabemos que lo coge porque ha sido abandonado).
El único caso que se ha desarrollado con fiabilidad de recuperación de imágenes con imágenes es el de la expresión facial, ya que sigue un esquema de puntos que representa una cara.
 Polisemia: En el momento del análisis de contenido, el documentalista debe tener presente que la fotografía ‘existe’ o ‘significa’ en 3 momentos diferentes: o Momento de la creación: La fotografía puede tener un significado en el momento en el que ha sido creada.
o Momento de su tratamiento documental: la fotografía tiene otro significado más extenso en el momento en que es descrita documentalmente.
o Momento de su reutilización: la fotografía puede tener otro significado en el momento de su reutilización.
Campos para el análisis de contenido: Lo que debemos describir de una imagen para romper éstas dos conceptos anteriores, con los que podemos delimitar toda la contextualización que necesita una imagen para poder ser almacenada por su significado.
     Estructura formal: hace referencia a que tipo de representación estamos viendo (si es un paisaje un retrato, ya sea individual o en grupo, escena, si aparecen personas, etc.).
Resumen: Descripción en lenguaje natural del contenido de la fotografía, es decir, un resumen del contenido de la imagen.
Descriptores onomásticos: Se analizan sólo en aquellos momentos en los que sea necesario. Son aquellas personas físicas o jurídicas que aparecen representadas en la fotografía.
Descriptores geográficos: Lugares o ámbito geográfico de la foto. Hay que recoger con mayor detalle la descripción geográfica de la fotografía (nombre ciudad, nombre de la calle en la que está, etc.).
Descriptores temáticos: son los objetos, acciones, actividades, situaciones o conceptos relacionados con la fotografía.
TEMA: 6. DOCUMENTACIÓN PARA LA IMAGEN EN MOVIMIENTO.
1.Características de la documentación en televisión y del documento audiovisual.
A partir de ellas se deduce el análisis documental que tendremos que hacer de ellas.
   Multidifusión: se sobre entiende que las imágenes que guardan en el archivo tendrán más de una difusión en antena.
Reutilización: no se trata de todo el documento entero, se habla de reutilización cuando se monta un anuncio a partir de otros anuncios por ejemplo, o programas como un programa de zapping.
Tienen una función probatoria e histórico-cultural: en el sentido de carácter probatorio se puede decir, que al ser una imagen en movimiento, está recogiendo una acción, por lo tanto se puede utilizar una imagen en movimiento como prueba de algo (en un juicio).
En el sentido histórico-cultural, también puede ser usado como testimonio de cómo se hacían las cosas en un tiempo pasado. Ej: las primeras palabras del que ahora es monarca.
  Debe hacerse una copia para depósito judicial: Para este tipo de documentos es obligatoria hacer una copia para el depósito judicial, porque tiene como función que es una prueba.
Son una de las fuentes de ingresos para el propio medio. Por ejemplo, imágenes antiguas que posee una cadena puede ser una fuente de ingresos cuando son compradas por otra cadena para ser usadas.
2.Análisis documental de la imagen en movimiento.
A la hora de llevar a cabo el dicho análisis hay que tener en cuenta el tipo de programa o programas que contiene cada documento y, en función de la temática, se hará un tipo distinto de análisis.
Es necesario contemplar 3 niveles diferentes a la hora de describir la imagen en movimiento.
Se dividen estos 3 niveles debido a las características de la reutilización (cualquier cosa que no esté escrita no se puede usar).
 Programa completo (primer nivel): Incluirá todos los datos que describen al programa en su totalidad. Se recoge un programa completo, por ejemplo.
 Fragmentos de programa (Segundo nivel): son un trozo del programa que poseen una unidad semántica, tiene sentido por sí mismo, sin necesidad del contexto. Además son susceptibles de ser reutilizados en otro programa debido a un interés especial en lo que transcurre en ese fragmento.
Se guarda un programa completo, pero únicamente se describen, destacan o identifican las partes interesantes o si se va a utilizar la parte completa de un programa. Por ejemplo, una entrevista realizada en un programa.
Debe ser identificadas esas partes ya que si la volvemos a utilizar tendríamos que estar buscando dentro del programa completo esa parte.
 Segmentos (Tercer nivel): son los segmentos, es la unidad más pequeña que describes, y posee una relevancia (un momento de enorme interés), ya que si no, no se crearía un segmento de ello; y pueden ser un plano (unidad mínima de una creación audiovisual) o una secuencia de planos (son varios planos que describen un acontecimiento y están unidos por una relación espacio-temporal).
La secuencia es una parte del fragmento, por ejemplo una parte de la entrevista como una puntualización o intervención.
Por lo tanto, la razón por la que es necesaria describir los dos niveles inferiores es para la reutilización, y el programa completo debe de ser guardado en el nivel 1 para su conservación en archivos. En los archivos audiovisuales se va a tener en cuenta su formato y hasta cuándo van a durar.
El análisis de un programa completo parte de la premisa de que los contenidos del documento aislados no van a ser reutilizados y que el valor de conservación del programa sólo está en el conjunto.
->Primero tipo: Nivel de descripción del programa: Es este caso se parte de la premisa de que los contenidos del documento aislados no van a ser reutilizados y que el valor de conservación del programa solo está en el conjunto.
En este caso el análisis no implicará el visionado del mismo, y recoge los siguientes apartados: 1. FICHA CATALOGRÁFICA TÉCNICA ESTÁNDAR:           Referencia: número de registro de entrada del documento en el centro de documentación.
Asignatura: clave alfanumérica de su localización física; dirección de equipo y/o archivo si se trata de un documento digital.
Título: del programa.
Serie: si el programa pertenece a una serie.
Duración: tiempo de duración completo.
Audio-vídeo: descripción técnica de sonido (natural, locución,...) y del vídeo (color, blanco y negro,..).
Producción: propia o externa Fecha de emisión: día, mes, año y hora de emisión.
Cuadro técnico: Producción, dirección, redactores, presentación, responsables de imagen, sonido,...
Formato: tipo de programa (reportaje, entretenimiento,...).
    Ámbito: geográfico que abarca el documento.
Tema: general del documento.
Descriptores: geográficos, temáticos específicos, onomásticos (nombres de personas físicas y jurídicas), y cualquier otro término que sea relevante para la identificación del documento.
Contenido/resumen: Breve resumen del contenido del documento. Al describir el contenido de manera general, podemos identificar un momento interesante, pero no exactamente en qué punto ya que para eso deberíamos ver el programa.
2. INDIZACIÓN: CON VOCABULARIO CONTROLADO (NORMALMENTE MEDIANTE UN TESAURO).
3. RESUMEN: SINOPSIS DEL DOCUMENTO COMPLETO.
->Segundo tipo: Nivel de análisis de fragmentos: En este caso, el punto de partida es, igual que en el anterior, posible reutilización, pero ahora de partes aisladas del programa. Este tipo de análisis se usan para tener separadas partes como entrevistas, reportajes, etc. que tienen suficiente entidad independientemente del programa en el que se emitieron inicialmente. En este caso, el análisis implica el visionado del programa y consta de: 1. Ficha catalográfica del programa al que pertenece (que será guardado también íntegro). Debe empezar con una ficha global de la descripción que se hizo del programa completo.
2. Código de tiempo: inicio y fin (minuto de inicio y de fin de la parte de la que se trate; minutado) 3. Título: descripción breve y significativa del contenido. Hay que describirlos con los descriptores oportunos.
4. Palabras clave: vocabulario controlado (tesauro) 5. Disposición de onomásticos: orden natural de aparición 6. Descripción de onomásticos: cargo, profesión y breve currículum de los onomásticos recogidos 7. Transcripción literal: del audio correspondiente a las frases relevantes entre signos ortográficos (los signos ortográficos podrán ser cualesquiera, pero siempre se usarán los mismos para todas las transcripciones literales) 8. Resumen: resumen del contenido del corte (principales respuestas, por ejemplo) ->Tercer tipo: Análisis del segmento: Es bastante diferente a los que hemos visto, es el más usado en los documentos cuyo contenido tienen un alto grado de reutilización, como por ejemplo de informativos, y es el de planos, secuencias o segmentos. Este tipo de análisis implica el visionado y el minutado completo del programa, o de las partes que se haya decidido analizar por planos, secuencias o segmentos, por su alto valor de reutilización.
Como en el caso anterior debe llevar, además, la ficha técnica de programa al que pertenece.
Se hace un análisis desde tres componentes diferentes: audiovisual, formal y connotativa.
El audiovisual incluirá un resumen del segmento (describir exactamente qué es lo que estamos describiendo) y un código de tiempo (hay que identificar exactamente de donde a donde a donde va los que describimos con minutos de inicio a final, al no ser que sea un plano que solo se ponga el inicio). Se relacionará siempre con la descripción completa del programa. Desde la perspectiva audiovisual el análisis debe tener: 1. Omitir: descripciones de imágenes de escaso interés documental (repetitivas,...) 2. Código de tiempo: en este caso sólo se recoge el minuto de inicio de plano.
3. Resumen: de forma escueta, no descriptiva ni telegráfica, lo contenido en el plano (visual y audio –el audio que no está reflejado en las imágenes debe ir dentro de algún signo ortográfico que se haya acordado, y siempre se usará el mismo-); vocabulario preestablecido (siempre el mismo verbo para la misma acción, y siempre en gerundio).
La perspectiva formal es aquella que se encarga de recoger las preferencias de los realizadores del medio, y debe recoger con ellos, por ejemplo, qué tipos de planos prefieren.
Una vez establecidas y acordadas las preferencias de los realizadores, el trabajo documental siempre observará: 1. Tipo de plano: del o de los elegidos por los realizadores, al menos una vez para cada onomástico.
2. Calidad de imágenes o de contenido: se dará preferencia, según las instrucciones de los realizadores, a la calidad de las imágenes o a la de los contenidos según el caso.
La perspectiva connotativa, es describir todo aquello que está transmitiendo, de identificar todos los elementos de carácter subjetivo, es decir, las imágenes que vemos. El documentalista tratará de identificar todos los elementos de carácter subjetivo que contiene el plano: tristeza, miedo, alegría, ternura… No tienen por qué darse los tres, el único fijo es el programa.
TEMA 7: Documentación en la Comunicación Corporativa y la Publicidad.
Toda la documentación que genera una empresa, esta se genera tanto al exterior, como al interior. Los documentos para gestionar la información de una empresa, son todos aquellos documentos que en cada una de las áreas se ven a ir generando. Si esto no se hace correctamente la empresa no podrá desarrollar su actividad comercial.
1. Características de la documentación en la comunicación corporativa y la publicidad:     Reflejan el qué hacer diario: todas las actividades de la empresa se reflejan en sus documentos.
Mejoran la capacidad de respuesta, innovación y aprendizaje permanente. Tiene los documentos necesarios sobre los que se apoya la labor de la empresa y para explicar el funcionamiento correcto de la empresa. Mirar de qué manera se puede acelerar el proceso de la empresa respecto la competencia.
Justifican actos legales, contables o administrativos. Las empresas pueden tener normas sobre la eficacia de una determinada empresa.
Debe haber copias de seguridad en un lugar diferente que sea la empresa. Las torres gemelas por ejemplo. Hay empresas cuya única función es la custodia de estos documentos, porque dependiendo del tipo de documentación hay documentos que son confidenciales, son documentos sensibles, y por esa sensibilidad es necesario tenerlos fuera del seno de la empresa.
 Generan la imagen corporativa a partir de la comunicación de la identidad empresarial: la identidad de una empresa se genera a partir de la documentación que genera, y la imagen a partir de dicha identidad.
Hay que tener todo esto en cuenta para realizar el proceso documental, es decir, para que todo esté donde tiene que estar y en el momento oportuno.
1. Proceso documental: ¿Qué se hace con estos documentos en las empresas? Según Lafuente los procesos documentales deben observarse en un marco más amplio de Gestión de Contenidos Empresariales (Enterprise Content Management ECM). Aplicaciones que generan cuestiones empresariales, que son necesarias. Reflejan el quehacer detrás de una línea temporal. Para sacar todo el partido a la información hay que tener en cuenta, que la información buena es ver todo el recorrido. Frente a la prueba de situaciones de la empresa, los tipos de gestiones que cumplen los procesos documentales.
Es importante que todos los departamentos funcionen bien, para que la empresa funcione correctamente. El proceso documental gestiona contenidos y procesos, y cumple regulaciones:    Gestionar contenidos: desde la captura de la imagen, la gestión de los ficheros, contenidos web, federación de contenidos o incluso la colaboración entre usuarios.
Hay un control de que usuario accede a que documento. Siempre hay que tener en cuenta el nivel colaborativo en la creación del documento (memoria). Es un documento colectivo, pocas veces es individual. La tipología documental es muy amplia: imagen, ficheros, webs, tweet, etc.
Gestionar procesos: determina que información debe salir, de qué punto, llegar a qué punto, a quién, en qué momento. A todo eso se le llama “flujo de trabajo”. El documento tiene valor por sí solo y con el conjunto de documentos en una línea de trabajo. El flujo de trabajo es identificar el tipo de información que hay y la frecuencia que intervienen en el tipo de trabajo. Es donde entran los “workflows” o flujos de trabajo, los formularios para registros, la simulación de los procesos, su análisis y posterior mejora. Corresponde con la característica del quehacer diario. Lo que va a determinar los puntos de mejoras de la empresa.
Cumplir regulaciones: debido a la entrada en vigor de legislación nacional y europea, la realización de auditorías o inspecciones de cualquier tipo. Prueban los determinados actos de la empresa y tienen que cubrir las regulaciones pertinentes.
Las empresas pueden ser controladas por auditorías o inspecciones de cualquier tipo.
2. Gestión de la información y del conocimiento: Según Inclán desde el Servicio de Gestión Documental Corporativa del Banco de España la implantación de un Sistema de Gestión Documental Corporativa permite: La implantación de la gestión de la información y del conocimiento permite:    Almacenar los documentos en los soportes óptimos: normalmente electrónicos, pero también físicos, dependiendo de la jurisdicción. Si eres una empresa grande, tienes soporte digital y guardas los documentos en función de su uso, texto o imagen Reducir los tiempos de búsqueda: Como los soportes son los adecuados, las búsquedas se reducen frente a otro tipo de sistemas.
Automatizar el control de los documentos por los ciclos de vida: El ciclo de vida, es el tiempo que un documento es necesario. El propio sistema automatiza el ciclo de     vida, elimina aquellos elementos que no son necesarios. El propio sistema hace saltar la alarma.
El sistema tiene que estar orientado a generar informes automáticos: Determina automáticamente la manera de han sido defectuosos los productos, positivos… etc.
Simplificar la integración con la ofimática, herramienta de correo y otras aplicaciones: Este tipo de aplicaciones tienen una aplicación directa en las aplicaciones ofimáticas (Word, Excel..) Asegurar el acceso a la última versión del documento y coordinar de modo global los cambios y disponibilidades (soportar variedad de formatos). Siempre se va a recuperar la versión más moderna del documento colaborativo en cuestión.
Es necesario que existan diferentes formatos, porque pueden servir para una función u otra.
Garantizar la seguridad mediante pistas de auditoría y trazabilidad: la trazabilidad es la aseguración del origen y los puntos por los que ha pasado la información hasta el momento en lo que consumes.Los sistemas garantizan, la trazabilidad y la auditoria.
La trazabilidad es algo importante para cualquier tipo de producto, legalmente obligatoria para algunos productos alimenticios. Sirve para seguir, el proceso que sufre el producto.
Esquema de la historia que ha tenido este tipo de documentos desde los primeros tiempos de la informática, a la actual gestión de los conocimientos.
Inicialmente, antes de que aparecieran las investigaciones empresariales. Cuando empezó resultaba ser una documentación caótica ligada al individuo no a la empresa. No era fiable, no sabías si lo que estabas utilizando era la última versión… no era seguro. Se generan múltiples versiones y no había un control sobre la versión definitiva. Si no era el propio individuo que decidía cual era la buena versión, y si este se iba no había quien encontrara nada.
Está basada en la empresa, los documentos están centralizados, solo hay una versión. Los emails, se adjuntaban los archivos url desde el que se accedía la última versión. Empezó a funcionar la copia digital como sistema de seguridad. Las búsquedas se realizaban desde cualquier departamento porque la información y su gestión son coherentes.
En la última, la empresa era capaz de gestionar todos los recursos informativos de una manera formales e informales para que llegue a la persona adecuada, para los documentos tomar la decisión correcta a la hora de evaluar el informe. El conocimiento implica el documento y el uso más adecuado para los objetivos de la empresa. La selección y el aprovechamiento de las ideas creativas del retorno de experiencia, permite adquirir información de cualquier manera para cumplir los conocimientos. Para el propio uso de los trabajadores, de la información por sí sola, es decir, la información aplicada que permite el avance de la productividad de la empresa. Se potencia el trabajo colaborativo, se entiende que el valor general de la empresa no partirá jamás de un solo individuo, sino de un equipo.
Evolución de cómo se ha ido tratando la gestión corporativa documental a lo largo de la historia, y se puede dar de la siguiente forma:  Documentación caótica: a nivel de individuo o individual, ésta documentación tiene una gran cantidad de problemas: documentos individuales repartidos entre PC, mesas de trabajo y archivos; múltiples versiones del mismo documentos; uso masivo del email con ficheros adjuntos; pérdidas de tiempo en búsquedas; riesgos pérdida/destrucción de documentos y conocimiento implícito en las personas.
  Gestión documental: es propia de la empresa, y tiene como problemas: documentos centralizados, organizados y categorizados; solo una versión válida del documento; uso del e-mail con notificaciones y enlaces a documentos; copia digital de documentación en lugar seguro y rapidez en las búsquedas.
Gestión del conocimiento: es la relación entre la gestión del conocimiento y la gestión documental, y tienen como problema: conocimiento explícito y organizado; selección y aprovechamiento de la ideas creativas y del retorno de experiencia (lecciones aprendidas); favorecer el trabajo colaborativo y organizado en proyectos y desarrollo de competencias.
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