Tema 2. Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (2016)

Apunte Español
Universidad Universidad Autónoma de Madrid (UAM)
Grado Psicología - 4º curso
Asignatura Dirección de Recursos Humanos
Año del apunte 2016
Páginas 12
Fecha de subida 27/07/2017
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Dirección de Recursos Humanos o Una empresa que busque el liderazgo en los costes tratará de lograr eficiencia en la producción y utilizará estrechos controles con objeto de obtener ventajas competitivas. Esto le permitirá fijar sus precios al mismo nivel o por debajo de los de la competencia, a la vez que mantiene la calidad y unos márgenes de beneficios por encima de la media.
o La estrategia de enfoque hace hincapié en un mercado, en una línea de producto o en un grupo de clientes concretos. Dentro de este mercado, la organización puede competir basándose tanto en la diferenciación como en el liderazgo en los costes. Lo importante y complejo es determinar qué orientación debe darse a cada una de las prácticas de recursos humanos de forma que sean congruentes con el tipo de estrategia seleccionada.
Tema 2. Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo El análisis del puesto de trabajo Prácticamente todas las funciones y actividades de gestión de los recursos humanos, así como los comportamientos y las actitudes de los empleados, tienen sus raíces en la interrelación de éstos con sus puestos de trabajo. El eslabón que existe entre los individuos y la estructura y los resultados de la organización son los puestos de trabajo. Así pues, desde la perspectiva de los recursos humanos, el análisis del puesto de trabajo es el proceso fundamental del que dependen la mayoría de las demás actividades relacionadas con los recursos humanos. Su propósito es proporcionar información pormenorizada sobre cómo lleva a cabo la organización sus funciones, cómo tiene asignadas las competencias y responsabilidades y, por tanto, cómo trata de lograr la organización sus objetivos y metas.
El análisis del puesto de trabajo es el proceso que consiste en describir y registrar el fin de un puesto de trabajo, sus principales cometidos y actividades, las condiciones bajo las que éstas se llevan a cabo y los conocimientos, habilidades y aptitudes (CHA) necesarios. El análisis del puesto de trabajo a menudo da lugar a dos tareas principales: la descripción del puesto de trabajo y la especificación de los requisitos del puesto de trabajo.
Fines e importancia del análisis del puesto de trabajo Además de servir de ayuda a la hora de tomar diversas decisiones relativas a los recursos humanos, tales como selección, promoción, evaluación del rendimiento y otras actividades y funciones, el análisis del puesto de trabajo se necesita para validar los métodos y técnicas que se emplean en dichas decisiones. El análisis del puesto de trabajo es, asimismo, importante porque proporciona la base para el establecimiento o la reevaluación de los siguientes temas generales que conciernen a la organización:        Estructura de la organización: ayuda a decidir de qué forma deberá dividirse el conjunto total de tareas de la organización en unidades, divisiones, departamentos, unidades de trabajo, etc.
Estructura de los puestos de trabajo: ayuda a decidir de qué forma deberán agruparse los trabajos en puestos y familias de puestos.
Grado de autoridad: ayuda a comprender la forma en que se distribuye la autoridad para la toma de decisiones Alcance de control: ayuda a conocer las relaciones de dependencia jerárquica en una organización, así como la cantidad y tipo de puestos (personas) que están bajo las órdenes de uno de nivel superior (jefe).
Criterios de rendimiento: debido a que los criterios de rendimiento se establecen en relación al puesto de trabajo, puede evaluarse el rendimiento individual y de grupo.
Redundancia de empleados: el análisis del puesto de trabajo ayuda a determinar las duplicidades de empleados que se producen durante las fusiones, las adquisiciones y las reducciones del tamaño de la plantilla.
Consejo: guía a los supervisores y a las personas interesadas a la hora de dar referencias y preparar historiales personales para los empleados que dejan la organización y buscan un nuevo empleo.
Relaciones e influencias sobre el análisis del puesto de trabajo  Metas de la organización. Los puestos de trabajo son declaraciones muy explícitas que hacen las organizaciones respecto de lo que han decidido son los medios más adecuados para lograr sus metas. Además, las metas declaradas dan indicaciones claras a los empleados sobre lo que es importante y dónde se precisa que concentren sus esfuerzos. Ello permite construir indicadores o criterios a partir de los cuales se evalúe a los trabajadores.
Dirección de Recursos Humanos  Tecnología. El tipo de tecnología que emplee y tenga disponible una organización es también crucial, ya que determina el diseño de puestos que es posible realizar.
 Planificación de recursos humanos. El análisis del puesto de trabajo ayuda a decidir quiénes serán los sucesores en los diversos planes de carrera. El conocimiento de las competencias de un puesto nos permite determinar con qué otros se complementa, tanto horizontal como verticalmente.
 Reclutamiento y selección. Basándose en el análisis del puesto de trabajo, en conjunción con la planificación de los recursos humanos, la organización puede decidir a quién reclutar. Sin el análisis del puesto de trabajo, la organización sería incapaz de determinar con precisión qué tipo de aspirantes se necesita, con qué perfiles y, por tanto, dónde buscarlas. Acometer un proceso de reclutamiento y selección sin disponer de dicha información tendrá consecuencias graves sobre la productividad y sobre la validez de los procedimientos y decisiones de selección que se tomen. Solamente a partir de la información del análisis del puesto de trabajo puede demostrar específicamente una organización que sus procedimientos de selección están relacionados con el puesto a cubrir.
 Evaluación del rendimiento y formación. Para evaluar eficazmente el rendimiento de los empleados, el método que se emplee debe reflejar y recoger los cometidos y funciones que se han asignado al puesto de trabajo. Por otra parte, sólo a partir del examen de las habilidades que requiere un puesto de trabajo puede la organización formar y promocionar a los empleados. Es precisamente la evolución en contenidos y competencias que sufren los puestos de trabajo lo que reclama y permite diseñar nuevos programas de formación.
 Retribución. El análisis del puesto de trabajo desempeña un papel esencial en las actividades de retribución. El valor de un puesto de trabajo se determina en función del análisis que de él se hace. Asimismo, mediante el análisis del puesto de trabajo se conoce si el nivel de sueldo es justo en relación con el de otros puestos de trabajo. Es decir, el análisis del puesto de trabajo ayuda a garantizar que los empleados que ocupan puestos con el mismo valor reciben el mismo salario, manteniéndose el principio de equidad interna.
 Gestión y planificación de la carrera profesional. El análisis del puesto de trabajo sirve de guía a los empleados a la hora de establecer sus aspiraciones respecto de la carrera profesional. Las descripciones y requisitos de los puestos de trabajo que se publican pueden ayudarlos a decidir sobre el tipo de formación y perfeccionamiento por los que deberían optar a fin de avanzar en su carrera. Puede dar a conocer qué conocimientos necesitaría tener una persona para desempeñar un puesto de mayor nivel de responsabilidad.
 Gestión de la salud e higiene en el trabajo. Un análisis del puesto de trabajo mal hecho puede contribuir a producir lesiones y accidentes en el lugar de trabajo. Por el contrario, un puesto de trabajo bien definido facilita información que puede utilizarse para aplicar los principios ergonómicos en el rediseño del trabajo y de su entorno.
Relaciones y aspectos del análisis del puesto de trabajo Dirección de Recursos Humanos Cuestiones clave que deben considerarse en el análisis del puesto de trabajo Diseño del puesto de trabajo y análisis del puesto de trabajo Desde los planteamientos de la Teoría de Herzberg y, posteriormente, de la Teoría de las Expectativas, se sabe de la importancia que el diseño de los puestos de trabajo tiene sobre la satisfacción del individuo, su motivación y los niveles de rendimiento. El análisis de puestos proporciona información sobre sus características, cometidos y fines y por tanto suministra datos que posibilitan la intervención en él y modificarlo. ¿De qué forma puede definirse el puesto de trabajo, de modo que el empleado tenga una actitud positiva y se sienta motivado hacia éste? La comprensión de las cualidades del diseño del puesto de trabajo puede hacer que resulte más fácil llevar a cabo este trabajo. El análisis del puesto de trabajo nos permite conocer tres aspectos clave en el diseño de los puestos: sus características, cometidos y fines.
1.
Características. El diseño del puesto de trabajo debe abarcar varias características esenciales:        Variedad de habilidades: grado en el que un puesto requiere llevar a cabo diversas actividades que suponen el uso de un conjunto de habilidades y talentos diferentes de la persona.
Significación del puesto: grado en el que un puesto tiene una importancia sustancial para la vida de otras personas, ya sean de la propia organización como del mundo en general.
Identidad del puesto: grado en el que un puesto requiere hacer «en su totalidad» un trabajo identificable, es decir, hacer el trabajo desde el principio hasta el final, con un resultado visible.
Autonomía: grado en el que un puesto proporciona libertad, independencia y discreción a la persona para programar el trabajo y decidir los procedimientos mediante los cuales se llevará a cabo.
Retroalimentación del puesto: grado en el que realizar las actividades que requiere el puesto de trabajo aporta a la persona información directa y clara sobre la efectividad de su rendimiento.
Elementos cognitivos del puesto: componentes (elementos) concretos de un puesto, como la comunicación, la toma de decisiones, el análisis o el procesamiento de la información.
Elementos físicos del puesto: elementos o componentes concretos de un puesto, como iluminación, colores, sonidos, velocidad o ubicación.
Lo importante de estas características es su relación con los resultados del trabajo; así, por ejemplo, los elementos físicos del puesto de trabajo ayudan por sí mismos a determinar quién puede desempeñar un puesto. Por tanto, los puestos de trabajo pueden ser más o menos accesibles a los aspirantes a un puesto en función de los elementos físicos del mismo. Cuando se combinan, varias de estas características pueden influir en la motivación, el rendimiento, el absentismo y la rotación laboral.
2.
Cometidos. Las actividades y comportamientos concretos que constituyen el puesto de trabajo se denominan cometidos. Hay que señalar, sin embargo, que diferentes empleados pueden comportarse de forma distinta al desempeñar un cometido.
3.
Fines. El aspecto crucial de un puesto de trabajo es la razón por la que se ha creado y existe. ¿Por qué existe este puesto de trabajo? ¿Cómo y por qué se relaciona con el producto final o con el objetivo de la organización? El diseño de un puesto de trabajo cuyo fin sea contribuir solamente a una pequeña parte del producto total de una organización será muy diferente de aquel cuyo fin sea contribuir en una gran parte al producto total. En esencia, la intención de cada puesto de trabajo respecto del producto final de la organización influye en su diseño.
4.
Características individuales. Es esencial conocer las características del individuo para determinar cuál es el diseño más adecuado y factible. Si se pretende enriquecer con éxito el puesto de trabajo, el empleado debe contar con los conocimientos pertinentes para llevar a cabo las nuevas tareas.
Dirección de Recursos Humanos 5.
Sistemas tecnológicos de la organización. El sistema tecnológico de una organización hace referencia a las máquinas, métodos y materiales que se emplean para obtener el producto. El tipo de tecnología (en el sistema) puede tener una gran influencia sobre el contenido del análisis del puesto de trabajo. Las organizaciones pueden hacer el mismo producto empleando tipos de tecnología diferentes, por lo que el contenido del puesto de trabajo será diferente. La tecnología condiciona el diseño de los puestos, pero hay diferentes opciones tecnológicas y, por tanto, de diseño, para obtener un mismo producto.
Recopilación de información para el análisis del puesto de trabajo ¿Qué habría que analizar? Puesto que el análisis del puesto de trabajo es el proceso mediante el que se persigue la descripción y especificación, la información a recoger será mucha y variada. Una forma de obtener dicha información es investigando qué es lo que hace el empleado. Sin embargo, esta información, que puede ser útil, también puede que no sea completa, ya que no siempre la persona hace lo que debería hacer. Normalmente, la información es recopilada por alguien del departamento de recursos humanos, en colaboración con un supervisor del puesto que se está analizando. Cada vez es más frecuente (y menos caro) que el titular, o persona que ocupe el puesto de trabajo, proporcione también información sobre su puesto. Los aspectos que normalmente tratan de conocerse mediante el análisis de puestos de trabajo y que, por tanto, determinan la información a obtener están relacionados con:         Actividades que se llevan a cabo: qué es lo que realmente hacen los titulares en el trabajo.
Percepciones: qué es lo que los titulares creen que hacen en el trabajo.
Normas: qué es lo que deberían hacer los titulares en el trabajo.
Planes: qué es lo que los titulares tenderán a hacer en futuros trabajos.
Motivación: qué es lo que quieren hacer los titulares en el trabajo.
Capacidad: qué es lo que pueden hacer los titulares en el trabajo.
Potencial: qué es lo que los titulares pueden hacer, pero de hecho no están haciendo.
Futuro: qué es lo que se espera que los titulares hagan en su trabajo en el futuro.
Los aspectos relacionados con el contexto del trabajo también son una parte importante del análisis. El conocimiento de las condiciones en las que se desarrollan las actividades que realiza una persona sirve a la organización para detectar fuentes de conflicto, de accidentes, enfermedades, etc., que suponen un coste importante y una disminución de la productividad de los empleados. En el análisis del puesto de trabajo normalmente existe una relación entre la validez y fiabilidad de los procedimientos utilizados y el coste de los mismos. En general, cuanto mayor sea la necesidad de información precisa y pertinente (esencia de la fiabilidad y de la validez), más tiempo y mayores costes supondrá la obtención de la misma.
Métodos y procedimientos para la recopilación de datos El proceso tradicional de análisis del puesto de trabajo se compone de varios pasos.
I.
II.
III.
IV.
V.
En primer lugar, decidir cuál es el objetivo o resultados que se desean obtener con el análisis de puestos.
A continuación, el analista se familiarizará con el puesto o puestos que vayan a investigar.
Seleccionar la herramienta o herramientas que empleará para recopilar la información, teniendo en consideración su fiabilidad y validez.
Reunir la información y verificar su validez Por último, se toma una decisión respecto del seguimiento del desarrollo del puesto y de cuándo volver a recopilar nueva información.
Pueden existir tantos procedimientos para recopilar información como aspectos del puesto de trabajo se desee describir.
Algunos de los más utilizados son: 1.
La observación y el registro mediante dispositivos mecánicos, como cronómetros, contadores o películas Desde el punto de vista histórico, es el primer método. Defendido a principios de siglo XX por Frederick Taylor, le sirvió de fundamento para su enfoque de «gestión científica». Otros ingenieros industriales, utilizando fotografías en rápida sucesión, pudieron diseccionar movimientos físicos de los trabajadores, para luego volver a juntarlos de forma más productiva. La ventaja de contar con un observador externo es la objetividad y la credibilidad, que no pueden obtenerse a partir de la información que ofrecen los titulares.
Dirección de Recursos Humanos Entre sus desventajas está el hecho de que la simple observación puede influir sobre el comportamiento del titular, su falta de sentido en trabajos que requieren actividad mental y, por tanto, no observable, y su ineficacia en trabajos cuyo ciclo es muy largo. Por último, es importante señalar que si se emplea la observación, debería incluirse a varios titulares de puestos de trabajo, es decir, más de un puesto. Esto asegurará que no se estudia el comportamiento único de una sola persona, sino que el análisis abarcará el comportamiento normal de todos o una cantidad representativa de los titulares de los puestos. Durante el desarrollo de este procedimiento, el analista del puesto de trabajo registra en una hoja de observaciones todas aquellas incidencias que son relevantes así como el tipo o la frecuencia de la conducta desplegada por la persona responsable del puesto que se analiza.
2.
La entrevista con el titular del puesto de trabajo Consiste en hacer al titular del puesto de trabajo una serie de preguntas sobre el mismo. La ventaja principal de la entrevista es su capacidad de exploración y de reciprocidad entre el analista, el titular y el supervisor. Un inconveniente de la entrevista es que la calidad de la información que se obtiene depende, en gran medida, de la relación de comunicación que se establezca entre el entrevistador y el titular del puesto. Otras de las desventajas de la entrevista son el hecho de que requiere tiempo y que su naturaleza es perceptiva y, por tanto, subjetiva.
3.
Conferencias con analistas del puesto de trabajo o con expertos Este método es similar a la entrevista, excepto que en este caso participan varias personas. Esto da lugar a una mayor validez y fiabilidad, ya que los grupos funcionan mejor que los individuos en la solución de problemas abiertos. Por tanto, este método se emplea con los puestos de trabajo nuevos, así como para trazar descripciones futuras de puestos de trabajo. El inconveniente es su relativamente alto coste, así como el hecho de que la información que extrae se basa fundamentalmente en impresiones.
4.
Análisis de los diarios que mantienen los titulares Se pide al titular del puesto de trabajo que registre en un diario sus actividades a intervalos regulares. Los diarios son útiles para trabajos que abarcan períodos de tiempo relativamente largos. El principal inconveniente es que hay que concentrarse en las actividades, en lugar de en los resultados. Además, debido a que es tan personal, pueden perderse algunos detalles importantes y requerir ciertas habilidades para que se realice correctamente.
5.
Cuestionarios estructurados y no estructurados a los que responden los titulares u observadores, como el supervisor o el analista del puesto de trabajo Es un método muy habitual de recopilación de datos. En general, existen dos tipos de cuestionarios:   En los cuestionarios estructurados, el sujeto tiene que elegir sobre una escala, marcar espacios en blanco o rodear con un círculo una respuesta entre varias opciones.
En los cuestionarios sin estructurar, los sujetos tienen que escribir sobre cuestiones concretas.
Las ventajas de los cuestionarios son: su economicidad, al poder aplicarse a un amplio número de personas a la vez, y que pueden analizarse fácilmente a través de los sistemas informáticos (caso de los estructurados). Como en otros métodos, el inconveniente es que las respuestas son subjetivas y se basan en impresiones.
Dirección de Recursos Humanos Descripción y especificación del puesto de trabajo El resultado del análisis del puesto de trabajo son las descripciones del puesto y la especificación de los requisitos.
Normalmente, en la descripción del puesto de trabajo se ofrece una lista de diferentes aspectos relativos a qué se hace, cómo se hace y por qué se hacen las cosas, mientras que en la especificación se detallan los conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios para el mismo (los requisitos exigibles al trabajador), así como el tipo de responsabilidad asignado.
Las descripciones y especificaciones del puesto de trabajo debieran ser lo suficientemente detalladas como para que quien las leyera pudiera entender: 1) qué es lo que hay que hacer (campo de acción, comportamiento, cometidos y resultados); 2) qué productos deberán obtenerse (fines del puesto de trabajo); 3) qué criterios de trabajo se aplican (es decir, calidad y cantidad); 4) bajo qué condiciones se realizará el trabajo y 5) las características de las tareas del puesto de trabajo. Por consiguiente, los documentos finales del análisis del puesto de trabajo deberán incluir, al menos, los parámetros que enumeramos a continuación:  Denominaciones del trabajo. Hace referencia y define a un grupo de puestos idénticos respecto de sus cometidos más importantes. Por el contrario, la descripción del puesto se refiere a un conjunto de cometidos de los cuales es responsable una persona. Las denominaciones pueden ser engañosas; hay puestos de trabajo en diferentes departamentos o en diferentes organizaciones que pueden tener el mismo nombre pero sus cometidos pueden ser distintos. Por tanto, a la hora de determinar si los puestos de trabajo son similares de cara a las retribuciones o a los procedimientos de selección, el analista debería centrarse en el grado de superposición de cometidos y no en la similitud de denominaciones.
 Departamento y división donde se localiza el puesto de trabajo.
 Fecha en que se ha realizado el análisis del puesto de trabajo, mostrándose igualmente cuándo se hizo la última actualización y cuándo deberá volver a actualizarse.
 Nombre del titular (optativo) y nombre del analista del puesto. Son útiles para el mantenimiento de los archivos.
No obstante, si el fin fuera la evaluación del puesto, sería conveniente omitir los nombres de los titulares, ya que de otro modo se podría producir un sesgo inadecuado en los evaluadores al verse influenciado por la persona que ocupa el puesto.
 Resumen del puesto de trabajo u objetivo del puesto de trabajo. Se trata de un resumen del puesto de trabajo que puede utilizarse para la asignación de puestos, el anuncio de cara al reclutamiento y los estudios salariales.
 Supervisión que recibe y que ejerce. Establece las relaciones de dependencia. En el caso de que desempeñe tareas de supervisión, deberán detallarse los cometidos relacionados con ésta en la descripción que se haga del puesto.
 Cometidos y responsabilidades principales. Establece los cometidos y las tareas subyacentes que hacen posible un producto o servicio. Los cometidos están formados por una colección de tareas que se repiten y que no son triviales. Para lograr la máxima información, los cometidos deben priorizarse en función del tiempo dedicado y su importancia; un cometido puede que necesite poca dedicación de tiempo y, sin embargo, ser esencial para el éxito del trabajo.
 Requisitos del puesto de trabajo. Descripción de la experiencia, educación, formación, acreditaciones, conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios para desempeñar un puesto de trabajo. El conocimiento se refiere al cuerpo de información sobre un área temática concreta que, en caso de aplicarse, permitirá desempeñar adecuadamente el puesto de trabajo (por ejemplo, conocimientos de programación informática, conocimientos de derecho laboral). Los términos habilidad y aptitud a menudo se utilizan indistintamente; tienen que ver con la capacidad observable para llevar a cabo una actividad (por ejemplo, manejar una grúa). Los requisitos deberían limitarse a la cualificación mínima con la que se espera cuente un nuevo empleado.
 Contexto del puesto de trabajo. Se refiere al entorno que rodea un puesto de trabajo. Por ejemplo, el trabajo puede realizarse en exteriores, en zonas remotas, a bajas temperaturas, o en un lugar cerrado. Puede que suponga estar de pie mucho tiempo, o estar expuesto a humos, ruidos, enfermedades o estrés. Informar sobre estos elementos del puesto de trabajo permite comprender el marco en el que se realiza el trabajo.
Con independencia de lo que se incluya en la descripción del puesto de trabajo, es muy importante que se redacte correctamente. Muchos analistas sugieren que al hacer la descripción del puesto de trabajo se utilice un estilo directo, se Dirección de Recursos Humanos emplee el presente, cada frase empiece con un verbo activo, cada frase refleje un objetivo, ya sea declarado explícitamente, ya sea implícitamente, de forma que sea evidente para el lector, que todas las palabras transmitan información necesaria y que la descripción de las tareas refleje el trabajo asignado que se realiza y los rasgos del trabajador.
Métodos estructurados de análisis del puesto de trabajo Son muchos los procedimientos, métodos o técnicas disponibles para el análisis de puestos de trabajo. Sin embargo, los más utilizados por las organizaciones se encuadran en los denominados «métodos estructurados», los cuales comentamos seguidamente. El análisis estructurado del puesto de trabajo recibe su denominación por la forma y el procedimiento o sistema establecido para recopilar los datos. Un criterio para describir las técnicas estructuradas es distinguiendo entre aquellas que se centran en aspectos del puesto de trabajo (centradas en el puesto de trabajo) y las que se centran en aspectos del sujeto (centradas en la persona).
Técnicas centradas en el puesto de trabajo  Análisis funcional del puesto de trabajo (FJA) Este método fue desarrollado por el servicio de formación y empleo del Ministerio de Trabajo de los Estados Unidos, durante los años 1950 y 1960, con objeto de describir la naturaleza de los puestos de trabajo, elaborar resúmenes de los mismos y recoger los requisitos de los empleados. La clasificación de las actividades de los trabajos se efectúa tomando como referencia: 1) actividades que realiza la persona; 2) el manejo de los datos; y 3) otros elementos vinculados al puesto. El análisis funcional del puesto de trabajo se diseñó para mejorar la asignación de los empleados y asesorar a los trabajadores que se inscribían en las oficinas locales de empleo sobre las características de los puestos ofertados. Esta técnica de análisis de puestos es, a la vez, un sistema conceptual en cuanto a la definición de las dimensiones de la actividad del trabajador y un método para medir los niveles de actividad del trabajador. Las premisas fundamentales del análisis funcional del puesto de trabajo pueden resumirse en las siguientes:       Debe hacerse una distinción fundamental entre lo que se hace y lo que hacen los trabajadores para que las cosas se hagan. Por ejemplo, los conductores de autobuses no transportan pasajeros, conducen vehículos y cobran los billetes.
Los puestos de trabajo tienen que ver con personas, datos y cosas.
Con respecto a las cosas, los trabajadores hacen uso de recursos físicos; con respecto a los datos, de recursos mentales; y con respecto a la gente, de recursos interpersonales.
Todos los puestos de trabajo requieren que el trabajador se relacione con datos, personas y cosas.
Si bien aparentemente puede describirse de infinitas formas el modo de actuación de los empleados cuando realizan sus tareas, en realidad solamente hay unas pocas funciones implicadas. Así pues, al interactuar con máquinas, los trabajadores las alimentan, se ocupan de ellas, las manejan y las arreglan; en el caso de los vehículos y máquinas afines, los conducen o las controlan. Si bien cada una de estas funciones varía en dificultad y contenido, todas ellas hacen uso de un abanico relativamente limitado y concreto de características y cualificaciones del trabajador para que se lleven a cabo con eficacia.
Las funciones adecuadas para tratar con datos, personas o cosas son jerárquicas y ordinales, y van de lo más complejo a lo más sencillo. Por tanto, decir que una función concreta como, por ejemplo, recabar datos refleja los requisitos de un puesto de trabajo, es decir que también incluye los requisitos de las funciones inferiores, como comparar, y que excluye los requisitos de las funciones superiores, como analizar.
La aplicación del FJA ha permitido la elaboración del Dictionary of Occupational Titles (DOT), donde se recogen las descripciones de cientos de puestos de trabajo.
 Cuestionario de descripción de los puestos de gerencia (MPDQ) Si bien el enfoque del análisis funcional del puesto de trabajo es en sí mismo completo, requiere una gran formación para utilizarse adecuadamente y es narrativo por naturaleza. Los enfoques narrativos tienden a ser menos fiables y por ello hay ciertas preferencias por utilizar técnicas más cuantitativas. Entre las técnicas cuantitativas más utilizadas para el análisis de puestos directivos se encuentra el cuestionario de descripción de los puestos de gerencia (MPDQ).
Este método de análisis del puesto de trabajo se basa en el método de las listas de control. Contiene 197 cuestiones relativas a las ocupaciones y responsabilidades de los gerentes, sus exigencias y restricciones, y a otras diversas características. Estos elementos se han condensado en los trece factores siguientes:      Planificación económica, de producto y de mercado Coordinación con otras unidades y personal de la organización Control interno de la empresa Responsabilidad respecto de productos y servicios Relaciones con el público y los clientes  Asesoría  Autonomía en la actuación  Aprobación de compromisos económicos  Servicio de personal asesor  Supervisión  Complejidad y estrés  Responsabilidad económica  Responsabilidad general de personal El cuestionario de descripción de puestos de dirección está diseñado para este tipo de puestos, pero las respuestas a los elementos del cuestionario varían en función del nivel de gerencia dentro de una organización y entre diferentes organizaciones. Este cuestionario es adecuado para evaluar los puestos de trabajo de gerencia, determinar las necesidades de formación de los empleados que acceden a estos puestos, crear familias de puestos de trabajo y ubicar en ellas los nuevos puestos, asignar retribuciones y elaborar procedimientos de selección y formas de evaluación del rendimiento.
 El Plan Hay Otro método para analizar los puestos de dirección es el Plan Hay, utilizado por un gran número de empresas. Si bien es menos estructurado que el cuestionario de descripción de puestos de gerencia (MPDQ) y que el cuestionario de análisis de puestos (PAQ), está sistemáticamente vinculado al sistema de evaluación del puesto de trabajo y de retribuciones. Por tanto, el empleo del Plan Hay permite mantener la coherencia en una organización, no sólo en la descripción de los puestos de gerencia, sino en la forma de retribución de los mismos. Los fines del Plan Hay son el perfeccionamiento, colocación y reclutamiento de la dirección, la evaluación del puesto de trabajo, la medición del rendimiento en el puesto de trabajo respecto de criterios específicos de responsabilidad y el análisis de la organización.
El Plan Hay comienza con una entrevista entre el analista del puesto de trabajo y el titular del puesto. La información que recaba tiene que ver con cuatro aspectos del puesto de trabajo del titular: los objetivos, las dimensiones, la naturaleza y alcance del puesto y los objetivos de responsabilidad. La información sobre los objetivos permite al lector de la descripción del puesto de trabajo saber por qué existe el puesto en la organización y por qué motivos se le paga.
La información sobre los otros aspectos permite identificar los factores más relevantes en el trabajo, el alcance de los mismos y la magnitud de los resultados finales que se ve afectada por sus actuaciones.
La esencia de la descripción del puesto de trabajo, según el Plan Hay, es la información sobre la naturaleza y el alcance del puesto, que abarca cinco aspectos cruciales: 1.
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Cómo se adecúa el puesto a la organización, a las necesidades de la organización, tomando como referencia las relaciones tanto dentro como fuera de la organización.
La composición general del personal de apoyo. Incluye una pequeña reseña de todas las funciones principales del personal que depende del puesto del titular: tamaño, tipo y la razón de su existencia.
Naturaleza general de los conocimientos y experiencia de las relaciones técnicas, de gestión y humanas que requiere el puesto.
Naturaleza de los problemas y soluciones que requieren: cuáles son los problemas clave que debe resolver este puesto de trabajo y en qué medida son variables.
Naturaleza y fuente del control, grado de libertad para actuar y solucionar problemas, ya sean de supervisión, de procedimiento o profesionales.
La información relacionada con los objetivos y responsabilidades asociadas indican cuáles son las razones últimas por las que existe el puesto de trabajo y de las que es responsable el titular. Existen cuatro áreas de responsabilidad: organización (incluida la dotación de personal y el desarrollo y mantenimiento de la organización); planificación estratégica; planificación táctica, ejecución y dirección del logro de objetivos; y control. Debido a que el Plan Hay se basa en información obtenida a través de entrevistas (en oposición al método de lista de control del MPDQ), su éxito depende de las habilidades del entrevistador. Ello requiere el adiestramiento de los entrevistadores para que recaben información útil para la descripción y evaluación del puesto de trabajo y para la retribución. Los resultados del Plan Hay en una organización pueden compararse con los resultados de otras organizaciones, a fin de garantizar la comparabilidad externa de los sueldos.
Dirección de Recursos Humanos  Sistema matricial de información del puesto de trabajo (JIMS) Este sistema está diseñado para recabar información sobre cuestiones como: 1) qué es lo que hace el empleado en el trabajo; 2) qué equipo o herramientas utiliza; 3) qué es lo que el empleado debe saber; 4) cuáles son las responsabilidades del empleado; y 5) bajo qué condiciones deberá trabajar el empleado. El sistema matricial de información del puesto de trabajo (JIMS) puede rellenarlo el titular del puesto de trabajo y/o los supervisores. La ventaja de este sistema es su estandarización y, por tanto, la posibilidad de dar un tratamiento informático a las respuestas. No obstante, se precisa de un analista del trabajo para hacer un seguimiento del análisis. Esta técnica puede emplearse con gran éxito en algunas ocupaciones, pero resulta muy limitada para trabajos de oficina.
 Inventario de análisis ocupacional (OAI) Esta técnica integra elementos orientados al puesto de trabajo con elementos orientados a la persona. Asimismo, abarca los objetivos del trabajo. El inventario de análisis ocupacional (OAI) consta de más de 600 elementos organizados en cinco grupos: 1) información recibida; 2) actividades mentales; 3) comportamiento en el trabajo; 4) objetivos del trabajo; y 5) contexto del trabajo. Los supervisores o los trabajadores puntúan estos elementos sobre tres escalas: significación, ocurrencia y aplicabilidad. A pesar de que los resultados del inventario de análisis ocupacional son muy concretos, tiene el inconveniente del voluminoso número de elementos. Puede utilizarse con gran eficacia para evaluar las necesidades de formación.
 Análisis de métodos El análisis de métodos se centra en el análisis del elemento del puesto de trabajo, el componente más pequeño identificable del puesto de trabajo. La necesidad de utilizar el análisis de métodos a menudo es consecuencia de: 1) cambios en las herramientas y el equipo; 2) cambios en el diseño del producto; 3) cambios en los materiales; 4) modificaciones en el equipo o en los procedimientos para adaptarlos a los trabajadores con discapacidades; y 5) cuestiones relativas a seguridad e higiene.
A pesar de que los directores de recursos humanos han reducido la importancia del análisis de métodos durante los últimos años, todavía se usa bastante en entornos de fabricación. De hecho, el creciente uso de nuevas tecnologías, la denominada automatización programable, ha incrementado la necesidad de utilizar el análisis de métodos.
Desafortunadamente, si la empresa no comprende y se prepara para unas formas de producción muy diferentes, derivadas de las nuevas tecnologías, éstas se convertirán no sólo en ventajas sino también en un inconveniente. Así pues, cada vez es más importante estudiar y documentar los procesos de trabajo, y es en este contexto donde el análisis de métodos resulta útil.
Mientras que los procedimientos convencionales y los procedimientos estructurados de análisis del puesto de trabajo se centran en la descripción del puesto y de sus cometidos generales, en las condiciones bajo las que se llevan a cabo esos cometidos, y los niveles de autoridad, responsabilidad, conocimientos y experiencia requeridos, el análisis de métodos describe la forma de llevar a cabo el trabajo del modo más eficaz y eficiente. Si bien el análisis de métodos puede utilizarse para muchos puestos de trabajo, se aplica con mayor frecuencia a puestos que no son de gestión. En estos puestos de trabajo pueden identificarse las “unidades de actividad” más elementales que realiza la persona.
El análisis de métodos, cuyo origen se remonta a la ingeniería de procesos industriales, puede adoptar diversas formas.
Además de delinear los flujos de trabajo y las interacciones entre trabajador y máquina, el análisis de métodos se concentra en la medición del trabajo (o estudio de tiempos) y en el muestreo del trabajo.
 La medición del trabajo consiste en establecer los tiempos normativos o estándares de todas las «unidades de actividad de trabajo» de una tarea o de un puesto determinado. La combinación de estos tiempos da lugar a un tiempo estándar para el trabajo en su conjunto. Estos tiempos estándares pueden emplearse como base para los planes de incentivos salariales (los incentivos se ofrecen generalmente por un rendimiento en el trabajo que mejore el tiempo normativo), para la determinación de costes, para la estimación de costes de productos nuevos y para equilibrar las líneas de producción con los equipos de trabajo. Determinar los estándares no es una tarea fácil, ya que el tiempo que requiere un trabajo puede estar influido tanto por el sujeto que lo realiza como por la naturaleza del propio trabajo. Por consiguiente, la determinación del tiempo normativo requiere, a menudo, medir el esfuerzo que «de hecho» realiza el sujeto y el esfuerzo «real» que requiere. Este proceso supone con frecuencia un cierto trabajo de adivinación.
Dirección de Recursos Humanos  El muestreo del trabajo es un procedimiento que consiste en tomar muestras instantáneas de las actividades de trabajo de un sujeto o grupo de sujetos. Puede efectuarse de diversas formas: el analista del puesto de trabajo puede observar al titular en momentos predeterminados, puede colocarse una cámara para que tome fotografías en momentos concretos o, ante una indicación, todos los titulares pueden registrar su actividad en ese momento. Se mide el tiempo de las actividades que se han observado y se clasifican en categorías predeterminadas. El resultado es una descripción de las actividades por clasificación de puestos de trabajo y por el porcentaje de tiempo dedicado a cada actividad.
Técnicas centradas en la persona Además de las técnicas centradas en el puesto de trabajo que describen las actividades y tareas que se llevan a cabo en éstos en forma de enunciados, y que culminan en una definición del contenido del puesto, existen técnicas centradas en la persona, o centradas en el comportamiento, que consisten en enunciados de comportamientos.
 Cuestionario de análisis de puestos (PAQ) Se trata de un cuestionario estructurado, formado por 194 elementos del puesto de trabajo. Este método fue diseñado por E. J. McCormick y parte de dos principios básicos: 1) en todos los trabajos es posible identificar un conjunto de comportamientos idénticos y 2) todos los puestos pueden ser descritos en términos de la importancia que tienen esos comportamientos. El cuestionario de análisis de puestos de trabajo (PAQ) está organizado en seis partes:       Fuentes de información: dónde y cómo consigue el trabajador la información que utiliza para realizar su trabajo. Ejemplos de ello son el uso de material escrito, información visual, etc.
Procesos mentales: qué actividades de razonamiento, de toma de decisiones, de planificación y de procesamiento de la información requiere la realización del trabajo (nivel de razonamiento en la solución de problemas y la codificación y descodificación).
Resultados del trabajo: qué actividades físicas lleva a cabo el trabajador y qué herramientas o instrumentos utiliza (uso de teclados, montaje y desmontaje).
Relaciones con otras personas: qué relaciones con otras personas resultan necesarias para llevar a cabo el trabajo (mantener contacto o dar instrucciones al público o a los clientes).
Contexto del puesto de trabajo: en qué contextos físicos o sociales se lleva a cabo el trabajo (las temperaturas elevadas o las situaciones de conflicto interpersonal).
Otras características del puesto de trabajo: otras actividades, condiciones o características pertinentes Además, cada elemento se puntúa en una de las seis escalas siguientes: 1) grado en que se utiliza; 2) importancia del trabajo; 3) cantidad de tiempo; 4) posibilidad de ocurrencia; 5) aplicabilidad, y 6) otros. Mediante las seis partes y las seis escalas se determina fundamentalmente la naturaleza de los puestos de trabajo, permitiendo hacer agrupaciones de los mismos. Los grupos de puestos de trabajo pueden utilizarse para tomar decisiones sobre contratación de personal y establecer retribuciones.
Mientras que los inventarios de tareas limitan la posibilidad de establecer comparaciones sólo entre puestos de trabajo de una misma ocupación, el hecho de que el cuestionario de análisis de puestos de trabajo se base en rasgos orientados hacia la persona permite que se aplique a una gran variedad de puestos de trabajo y organizaciones sin que sea preciso hacer ninguna modificación. El análisis informático a las respuestas permite elaborar un perfil del puesto que indique en qué se diferencia un puesto de trabajo determinado de otros puestos de trabajo respecto de los seis elementos que hemos indicado antes. Asimismo, la base de datos del cuestionario de análisis de puestos de trabajo contiene información sobre las relaciones entre las respuestas al cuestionario, las aptitudes para el puesto y los niveles salariales del mercado de trabajo. Por tanto, esta herramienta puede utilizarse para la selección y evaluación del puesto de trabajo, además de ser una técnica de análisis del puesto de trabajo.
 Inventario de elementos del puesto de trabajo (JEI) Se trata de otra técnica muy parecida al cuestionario de análisis del puesto de trabajo, si bien tiene aplicaciones más amplias. Se diseñó como una ayuda para seleccionar empleados para el cuerpo de funcionarios públicos de Estados Unidos. Un componente central de esta técnica es el elemento, que consiste en una base de conocimiento, en una habilidad, una capacidad o una característica personal vinculada de algún modo al éxito en el trabajo. Contiene 153 preguntas y es muy sencillo de utilizar. Está diseñado para que lo respondan los titulares de los puestos.
Dirección de Recursos Humanos En una escala simple de tres puntos se indica si cada elemento: 1) no está presente en el trabajo; 2) está presente pero no es importante, o 3) está presente y es importante. Las ventajas fundamentales de esta técnica son su sencillez y el ahorro de costes que supone que sean las propias personas que ocupan los puestos, en lugar de analistas formados, quienes respondan al inventario. Además, puesto que la escala de respuesta es numérica, los resultados pueden almacenarse en una base de datos y analizarse informáticamente.
 Análisis de capacidades físicas (PAA) Se trata de una técnica que se utiliza para analizar los puestos de trabajo desde el punto de vista de los requerimientos o capacidades físicas. El análisis de capacidades físicas (PAA) se sirve de nueve dimensiones para el análisis.
        Fuerza dinámica: se define como la capacidad de ejercer fuerza muscular de forma repetida o mantenida a lo largo del tiempo.
Fuerza del tronco: se deriva del factor de fuerza dinámica, y se caracteriza por la resistencia de los músculos del tronco a la fatiga por su uso repetido.
Fuerza estática: se trata de la fuerza que ejerce un sujeto al levantar, empujar, tirar o transportar objetos.
Fuerza explosiva: se caracteriza por la capacidad de desplegar un máximo de energía en un solo empuje máximo o en una serie de ellos.
Flexibilidad de extensión: supone la capacidad para extender el tronco, los brazos y las piernas según diversos movimientos en los planos frontal, sagital y transversal.
Flexibilidad dinámica: se diferencia de la flexibilidad de extensión en que supone la capacidad de hacer movimientos de flexión rápidos y repetidos, para los que resulta esencial la resistencia de los músculos para la recuperación de la distensión.
Equilibrio general del cuerpo: es la capacidad de mantener el equilibrio, ya sea en una posición de inestabilidad o cuando existen fuerzas que tiran en sentidos opuestos.
Aguante: es sinónimo de resistencia cardiovascular, y permite llevar a cabo rachas de trabajo aeróbico prolongado sin sufrir fatiga o agotamiento.
En el análisis de las capacidades físicas para el puesto de trabajo se emplean escalas de siete puntos, a fin de determinar hasta qué grado cada trabajo requiere cada una de estas siete capacidades (desde un rendimiento máximo hasta un rendimiento mínimo). La información que se obtiene del análisis de capacidades físicas puede ser muy útil, junto con el diseño del puesto de trabajo, a la hora de adecuar los trabajadores a los puestos.
 La técnica del suceso crítico Esta técnica se emplea normalmente para establecer criterios de actuación. La técnica del suceso crítico requiere que los que conocen el puesto de trabajo describan, al analista del puesto, los sucesos críticos del trabajo, es decir, aquellos incidentes que han observado entre los seis y doce meses anteriores que representen una actuación eficaz o ineficaz.
El analista del puesto de trabajo puede animar a los que describen los sucesos pidiéndoles que escriban cinco cosas clave en las que el titular debe ser bueno, o que identifiquen quién sería el titular más eficaz y describan el comportamiento de esa persona.
Asimismo, se pide a quienes describen los sucesos que digan qué es lo que llevó al incidente, cuáles fueron las consecuencias del comportamiento y si la actuación estaba bajo el control del titular. Una vez que se han señalado y registrado varios sucesos críticos, se puntúan en función de su frecuencia, importancia y grado de capacidad para superarlos. Esta información, que a menudo se refiere a varios cientos de incidentes en un mismo puesto de trabajo, se agrupa en dimensiones del puesto de trabajo. Las principales desventajas de este método de análisis del puesto de trabajo son el tiempo que requiere recabar las descripciones y determinar cuáles de ellas son las realmente relacionadas con los rendimientos de las personas.
Evaluación de los métodos de análisis del puesto de trabajo Al encontrarnos con diez métodos de análisis del puesto de trabajo alternativos (seis centrados en el puesto de trabajo y cuatro centrados en la persona), la pregunta que se plantea es la siguiente: ¿cuál es mejor método? La adecuación de un método concreto de análisis del puesto de trabajo depende de dos grupos fundamentales de consideraciones: su utilidad para otras actividades de recursos humanos y el grado en el que el método aborda algunas cuestiones prácticas.
Dirección de Recursos Humanos Contribución de los métodos de análisis del puesto de trabajo Cuando abordamos en este tema las relaciones e influencias que existen entre el análisis del puesto de trabajo y otras actividades de recursos humanos, se indicó que los fines del análisis del puesto de trabajo son seis: planificación de los recursos humanos, reclutamiento y selección, evaluación del rendimiento, formación y perfeccionamiento, retribución y gestión y planificación de la carrera profesional.
Técnicas centradas en el puesto de trabajo Técnicas centradas en la persona FJA MPQD HAY JIMS OAI A. métodos PAQ PDQ JEI PAA CIT Evaluación de la utilidad de los métodos de análisis del puesto de trabajo Planificación Selección Rendimiento Formación Retribución Carrera 4 4 3 4 3 5 4 4 3 3 3 4 3 4 4 3 5 3 3 4 4 4 3 4 4 4 3 5 3 4 3 3 4 2 3 3 4 4 3 3 3 4 4 4 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 2 4 2 2 2 2 4 4 4 4 3 2 Tendencias en los procesos de análisis de puestos Una de las cuestiones que surgen en la actualidad es si con los cambios que se están experimentando en el mundo del trabajo, la reducción de la especialización, el incremento de la polivalencia o multifuncionalidad, el trabajo en equipo, etc., la utilidad de las técnicas tradicionales de análisis de puestos siguen vigentes. Hay autores que señalan que el trabajo tal y como se entendía, algo muy formalizado, ha desaparecido o va a desaparecer. Ante esta situación nuestra opinión es que el análisis de puestos seguirá vigente pero no en su acepción tradicional. La tendencia es ir incorporando la aproximación basada en las competencias al análisis de puestos de trabajo. Es decir, lo que se producirá será una adecuación o actualización de los procedimientos y las organizaciones deberán ir combinando ambas posiciones.
La fuerza en la incorporación, para el análisis y gestión de las organizaciones, de la perspectiva basada en las competencias ha llevado a que los aspectos relevantes a detectar y a considerar sean las competencias claves de la compañía (core competencies) y los comportamientos que son similares para la mayoría de los puestos y departamentos de la organización.
Por tanto, la descripción y la especificación de los puestos aparecerán efectuadas en los términos señalados reflejando algo más que un puesto de trabajo: la cultura de la organización. El análisis de los puestos, además de lo que acabamos de señalar, deberá tener en consideración y reflejar dos principios organizativos actuales: la flexibilidad y la tendencia a trabajar en grupo. En ambos aspectos, que están relacionados con la multifuncionalidad en el trabajo, lo relevante son las capacidades, habilidades y las competencias que la organización necesita o necesitará en función de sus planes estratégicos.
El proceso de análisis y descripción de puestos de trabajo tiene dos partes:   El análisis del puesto de trabajo consiste en especificar los requisitos para poder llevar a cabo las tareas del puesto de trabajo (ej.: conocimientos, habilidades, aptitudes).
La descripción del puesto de trabajo consiste en establecer los fines-cometidos-normas relacionadas con el puesto de trabajo. Para ello hay que descomponer el puesto de trabajo en unidades menores e identificables, que suelen ser las tareas.
Un puesto de trabajo es un conjunto de tareas que ejecuta una persona. Una tarea es una operación o conjunto de operaciones que requieren para su ejecución esfuerzos físicos y/o mentales encaminados a la consecución de un fin específico en el trabajo.
Es cada una de las fases lógicas que componen el quehacer de un trabajador.
Cuando se analizan los puestos de trabajo desde la perspectiva de las tareas, encontramos unas características de los puestos que generan unos estados psicológicos. En función de las características del puesto, se le generan unos estados psicológicos que se traducen en un conjunto de resultados laborales. Dependiendo de cómo diseñes los puestos de trabajo, harás que las personas se sientan de una determinada manera, y en función de ello harás que se comporten de una determinada forma. Los resultados de una organización dependen de la interacción que se produce entre las personas y las tareas que es necesario realizar para la generación de los bienes y/o servicios que genera la organización. Las prácticas de recursos humanos tratan de gestionar precisamente esta interacción. Cuanto más pautada está esta interacción (automatización), menos posibilidades hay de que se dé cabida a las diferencias individuales en esa interacción.
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