administración tema 2 (2015)

Apunte Español
Universidad Universidad de Barcelona (UB)
Grado Administración y Dirección de Empresas - 1º curso
Asignatura administración y dirección d'empresas
Año del apunte 2015
Páginas 12
Fecha de subida 18/03/2015
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TEMA 2: LA PLANIFICACIÓN A. LOS   FINES   Y   LOS   OBJETIVOS   EMPRESARIALES:   LA   PLANIFICACIÓN  EN  LA  EMPRESA  Y  LOS  PROGRAMAS.     Definición  de  planificación       o Es   proyectar   un   futuro   deseado   y   los   medios   necesarios   para   conseguirlo.     o Es   desarrollar   un   proceso   especial   de   toma   de   decisiones   anticipadas  ya  que  se  trata  de  decidir  el  que  se  ha  de  hacer  antes   de  que  se  tenga  que  actuar.       o Consiste   en   elaborar   un   conjunto   interrelacionado   de   decisiones   antes   de   emprender   una   acción   con   las   cuales   conseguimos   una   situación  deseada.     ¿para  que  sirve?       • Para  asegurar  la  consecución  de  los  objetivos  que  hemos  marcado.     • Nos   permite   identificar   mejor   todas   la   posibles   alternativas   que   tenemos  y  elegir  mejor.     planificación  formal/  planificación  informal     La   planificación   se   hace   por   etapas,   ya   que   no   se   puede   abordar   todas   las   decisiones   a   la   vez.   Como   son   a   largo   plazo,   hay   que   considerar   los   resultados   que  se  van  obteniendo.       Tipos  de  planificación:        Planificación   estratégica:   se   ocupa   tanto   de   las   finalidades   o   de   los   objetivos  como  los  medios.      Planificación  táctica:   trata   de   organizar   los   medios   con   los   cuales   pueda   conseguir  los  objetivos  determinados  por  el  nivel  estratégico       Proceso  de  la  planificación  (IMPORTANTE)     A. Tomar  conciencia  de  las  oportunidades  y  desafíos     B. Fijar  los  objetivos  de  la  organización     C. Consideración  de  todas  las  alternativas  para  conseguir  los  objetivos         D. Desarrollar  premisas  en  las  que  se  basa  cada  alternativas   E. Evaluar  y  comparar  los  diferentes  alternativas   F. Formular  planes  de  soporte  para  llevar  a  cabo  la  alternativa  escogida       Ventajas  e  inconvenientes     a) Ventajas     I.
Favorece  la  coordinación  de  esfuerzos       II.
Recude  la  incertidumbre     III.
Reduce  las  actividades  ineficientes  o  redundantes     IV.
Establece  objeticos  y  estándares  que  facilitan  el  control       b) Inconvenientes     I.
Puede  suponer  demasiado  tiempo  y  recursos     II.
Crear  demasiada  rapidez:  necesario  cierto  grado  de  flexibilidad     III.
No  se  puede  planificar  en  un  entorno  turbulento     IV.
Peligro  de  perdida  de  iniciativa  y  desmotivación       ¿Interesa  planificar?     • Las  empresas  obtienen  más  ingresos  y  mas  beneficios     • El   aspecto   de   rigidez   y   la   turbulencia   del   entorno   se   contrarresta   con   la   elaboración   de   planes   alternativos,   para   los   diferentes   escenarios   previsibles.     • La   creatividad   que   es   necesaria   para   el   éxito   de   la   empresa,   no   tien   que   ser   porque   ser   incompatible   con   un   proceso   de   planificación   bien   estructurado.       Elementos  de  la  planificación:     • Misión               • Objetivos   • Planes   • Políticas   • Procedimientos  y  reglas   • Programas   • Presupuestos       Objetivos     Son   los   propósitos   que   se   pretenden   conseguir   mediantes   las   decisiones   estratégicas.  Muestran  la  dirección  en  la  que  se  han  de  orientar  las  actuaciones   empresariales.     Las   metas   son   los   resultados   propios   a   conseguir   por   parte   de   los   niveles   y   operativos.   Se  clasifican  en  dos  tipos:     Objetivos  genéricos/  generales:  Son  comunes  a  todas  las  empresas  y  son:       ♦ Supervivencia:  conservación,  continuidad.     ♦ Eficiencia:   cuando   contamos   con   unos   determinados   medios   se   consigue   el  máximo  de  cualquier  objetivos.     ♦ Control:   contrarrestar   las   presiones   e   influencias   que   ejerce   el   entorno   sobre  las  empresa.     ♦ Crecimiento:   todas   las   organizaciones   quieren   crecer   porque   beneficia   todos   los   agentes   internos   y   facilita   el   cumplimiento   de   los   anteriores   objetivos       Específicos     • Introducir-­‐se  en  un  nuevo  mercado     • Ser  el  líder  en  tecnología     • Reducir  el  absentismo  del  personal     • Aumentar  la  calidad  de  ciertos  productos       • Modificar  la  estructura  financiera  para  reducir  coste  de  capital   • Sustituir  determinados  canales  de  distribución.     La   consecución   de   estos   objetivos   da   paso   a   la   consecución   de   los   objetivos   generales.   Porque   son   estados   intermedios   para   conseguir   los   objetivos   genéricos       Aspectos  a  considerar  referentes  a  los  objetivos     Entre  los  objetivos  existe  una  jerarquía  por  dos  razones:     A. Jerarquía  de  los  objetivos     Porque  hay  objetivos  que  tiene  prioridad  respecto  a  los  otros      Objetivos  organizativos     Objetivos  estratégicos  >  objetivos  tácticos/  operativos  >        Objetivos  individuales       B. Encaramiento  de  medios  afines     Hay   propósitos   inferiores   que   constituyen   eslabones   intermedios   para   conseguir  los  propósito  superiores.       Los  programas     • Los   programas   fijan   metas   a   corto   plazo   para   conseguir   los   objetivos   a   medio  o  largo  plazo  de  la  planificación.     • Los   programas   suelen   concretar   las   actuaciones   previstas   de   las   diferente   áreas   funcionales   o   subsistemas   de   la   empresa   siguiendo   criterios   de   eficiencia.       Un  programa  tiene  en  cuenta,  para  ejecutar  un  plan,  para  llegar  a  un  objetivo:     ⇒ Recursos  productivos     ⇒ Necesidad  de  tiempo     ⇒ Método  productivos,  etc.       Características  de  los  programas     • Objetivos  expresados  numéricamente     • Fechas  concretas  para  la  consecución  de  los  objetivos     • Concretan  las  actuaciones  de  cada  subsistema     • Los  programas  son  propios  de  los  niveles  tácticos.     • Han  de  respetar  el  principio  de  la  eficiencia.       Las  4  fases  de  la  programación  de  una  actividad:     ⇒ Descomponer   la   actividad   en   etapas:   cada   una   de   ellas   son   sus   correspondientes  subobjetivos  expresados  cuantitativamente.       ⇒ Dividir   cada   etapa   en   los   operaciones   ,   señalo   para   cada   operación   los   recursos   necesarios   y   especialmente,   el   tiempo   que   se   necesita   para   la   ejecución.     ⇒ Determinar  una  jerarquía:  dentro  de  los  programas  ,  solo  programas  con   aspectos  claves.       ⇒ Mecanismo  de  control  para  detectar  las  posibles  desviaciones.         Ventajas  e  inconvenientes  de  los  programas:     a) Inconvenientes:  (los  mismos  que  la  planificación)     • peligro  de  perdida  de  tiempo     • Riesgo  de  rigidez     • Perdida  de  iniciativas.       b) Ventajas:     • Mejorar  la  eficiencia  general:     ⇒ Concretar  y  seleccionar  metas     ⇒ Buscar  la  mejor  vía  para  conseguir  la  meta     ⇒ Prever  posibles  dificultades       • ⇒ 1.
2.
      ⇒ Mejora  la  activad  directiva     Los  directivos  acostumbrados  a  :     clasificar  los  objetivos  y  medios  por  orden  de  importancia  y  urgencia     Considerar  el  factor  tiempo  y  plazo       Al  estar  escrito  se  prevén  los  posibles  olvidos   B. LA   DIRECCIÓN   POR   OBJETIVOS   PRESUPUESTOS  DE  LA  GESTIÓN.   (DPO)   Y   LOS     1)   La   DPO   es   una   técnica   de   dirección   que   fue   revolucionaria   al   aplicarse   de   forma  amplia  en  los  70.     ♦ Trata   de   fijar   objetivos   conjuntamente   entre   los   directivos   y   los   subordinados.     ♦ Define   las   áreas   de   responsabilidad   medibles   de   los   que   se   esperaba   de   ellos.     PETER   DRUCKER,   fue   uno   de   los   primeros   que   afirmo   que   era   necesario   establecer   unos   objetivos   en   todas   las   áreas   donde   las   actividad   desarrollada   afecta   mas   a   la   supervivencia   y   prosperidad   de   la   empresa,   estableció   una   filosofía  que  insistía  en  el  auto  control  i  autodirección  .       Drucker  identifico  8  áreas  clave  en  las  que  es  necesario  fijar  objetivos:     1. Posición  de  mercado     2. Innovación     3. Publicidad     4. Recursos  físicos  y  financieros       5. Rentabilidad     6. Actuación  y  desarrollo  de  directivos             7. Actuación  y  actitud  de  los  trabajadores     8. Responsabilidad  publica   DOUGLAS  MCGREGOR     En  el  1957  critico  los  programas  de  evaluación  tradicionales  que  se  centraba  en   las  características  personales  de  los  subordinados  para  evaluarlos.     Estableció   un   nuevo   enfoque   según   el   concepto   de   Drucker   de   DGO,   afirmando   que  se  debía  evaluar  a  los  subordinados  según  el  grado  de  cumplimiento  de  los   objetivos   que   ellos   mismos   se   habían   fijado   junto   con   en   superior.   De   esta   forma   se  valorara  más  lo  que  hacen  que  no  su  forma  de  ser.       2)  Proceso  para  establecer  objetivos  hay  tres  momentos     ⇒ Primer   momento:   la   alta   dirección   fija   los   objetivos   preliminares.   Objetivos   globales   de   la   empresa.   Asegura   integración   objetivos.   Habrá   que  tener  en  cuenta:  DAFO  o  SWOL  (en  ingles)     ⇒ Segundo  momentos:  se  establecen  o  revisan  objetivos  con  el  subordinado.     ⇒ Tercer  momento:  evaluación  de  los  resultados.       3)  fijación  de  objetivos:  los  objetos  dan  coherencia  a  largo  plazo  a  la  dirección.     Los  objetivos  eficaces  son:     I.
verificables:   comprobables.   Se   han   de   establecer   en   términos   específicos  y  cuantificables.     II.
Realista.   Han   de   construir   un   reto,   pero   han   de   ser   realistas.   Han   de  ser  posibles       Ventajas  e  inconvenientes  de  la  DPO     • Ventajas.     o Mejorar   la   motivación   y   compromiso   personal   de   los   trabajadores     o Mejora   de   la   administración,   porque   obliga   a   clarificar   y   concretar   los   objetivos,   refiriéndose   a   resultados   concretos  y  a  tener  en    cuenta  los  recursos.     o Organización   más   clara,   ya   que   hay   que   marcar   áreas   de   responsabilidad.     •   o Tener  un  control  más  efectivo,  porque  los  objetivos  son   cuantitativos  y  se  pueden  mesurar.       Inconvenientes     o Deficiencias   el   enseñar   la   filosofía   DPO,   como   opera,   porque   se   hace,   como   se   pueden   beneficiar   todos   los   participantes.     ⇒ Falta  de  implicación  dela  dirección     ⇒ Perdida  de  tiempo     ⇒ Personas   inadaptadas   al   sistema   (directivo   /trabajador)     o Deficiencias  a  la  hora  de  dar  normas  o  establecer  metas     ⇒ Se  olvidan  de  los  objetivos  cuantitativos     ⇒ Marcan   metas   demasiado   ambiciosas,   inconcretas…         ⇒ Metas  a  corto  plazo     1) los  presupuestos  de  gestión     Presupuesto:  es  una  versión  particular  de  los  programas,  en  la  que  todos   sus  elementos  están  expresados  en  unidades  monetarias.   La   actividad   presupuestaria   es   estimar,   valorar   monetariamente   e   y   reunir,   clasificándolos   por   funciones   los   ingresos   y   gastos   que     hayan   estado   previstos   por   la   actividad   d   programación   para   un   periodo   determinado.     Los  presupuestos  son  muy  útiles  para  la  DPO  porque  ayudan  a  concretar   los  objetivos  y  controlan  mejor,  que  se  hayan  completado.       La  importancia  de  los  impuestos:     • Permite  expresar  los  resultados  de  forma  sencilla  y  sintética.   •   Fácil   controlar   y   permite   medir   responsabilidades   y   desviaciones  de  forma  muy  simple.     • •   • Establece   un   vinculo   entre   el   criterio   de   validez   técnica   y   el   criterio  de  equilibrio  financiero.   Permite  coordinar.   Facilita  el  acceso  a  la  financiación       P.   Generales:   están   compuestos   de   los   diferentes   presupuestos   de   las   distintas   actividades  o  funciones  en  que  se  descompone  la  actividad  general  de  la  empresa   Y  Tiene  dos  etapas:     1. Valoración  monetaria  de  los  diferentes,  planes  de  acción  definidos  gracias   a  la  programación   2. Integración   de   los   distintos   presupuestos   funcionales   en   el   presupuesto   general.       Para  evitar  la  rigidez  presupuestaria  están:     ♦ Los   presupuesto   flexibles   (presupuesto   con   un   nivel   de   actividad   o   volumen  diferente).     ♦ Móviles  (son  los  que  se  revisan  de  manera  periódica).       Requisitos:     para  hacer  un  buen  presupuesto:     • no  solo  hay  que  prever,  sino  también  se  ha  de  planificar.     • quien  es  el  responsable  de  cada  asunto.     • participación   activa   de   los   responsables   involucrados   en   la   preparación   del  presupuesto.       Han  de  servir  para  coordinar  diferentes  áreas  (poc  imp.)     • los  números  de  todas  las  áreas  han  de  cuadrar     • se  han  de  realizar  los  ajustes  necesarios     • soporte  de  la  decisión       ha  de  ser:       • simple:  han  de  aparecer  las  variables  fundamentales     • no  ocultar  ineficiencias     • aceptar  cierta  flexibilidad     • participativos:  varias  personas  comprometidas  con  su  realización           C. INSTRUMENTOS  Y  LAS  TÈCNICAS  PARA  LA  PLANIFICACIÓN   EMPRESARIAL:   LOS   GRAFICOS   DE   GANTT   Y   LA   PROGRAMACIÓN  MEDIANTE  EL  PERT.     Los  gráficos  de  Gantt:     Su  nombre  proviene  de  su  creador:  Harry  l.  Gantt,  consiste  en  un  grafico  donde   se   representa   en   el   eje   de   abscisas,   el   tiempo   o   las   fechas   de   realización   del   trabajo  ,  y  en  el  eje  de  ordenadas  cada  cuando  las  tareas  que  componen  el  trabajo   a  programar.     A  través  de  barras  horizontales  se  refleja  el  tiempo  necesario  para  realizar  cada   tasca,  cada  barra  es  proporcional  a  su  duración     Después   a   través   de   un   sistema   de   sombreado   se   conoce,   en   todo   momento,   cual   es  l  estado  de  ejecución  del  proyecto  y  las  actividades  que  marchan  por  encima  o   por  debajo  del  tiempo  previsto.     La  principal  utilidad  de  estos  gráficos  es  permitir  un  control  visual  del  grado  de   ejecución  de  las  actividades  de  n  proyecto.     Ventajas:  sencillez,  inconvenientes:  no  capta  las  secuencias  e  interdependencias   de  las  actividades,  ni  los  márgenes  de  holgaduras:  información  que  es  básica  en   la  programación       CPM  (método  de  ruta  critica)     año:   1957   compañía   du   Font,   introdujeron   una   nueva   técnica   gerencial   que   exigía  una  estimación  des  objetivos  de  duración  de  los  diferentes  actividades  de   un  proyecto  dando  lugar  a  las  actividades  criticas.       PERT:  técnica  de  avaluación  de  reevaluación  de  proyecto)     Año:  1958  programa  desarrollo  misiles  US.NAVY,  2000,  proveedores,  necesidad   de   esquematizar   las   actividades   y   modificarlas   para   aumentar   eficazmente   la   construcción  de  misiles.  Control  de  la  ejecución  de  los  proyectos  complejos.     I.
Diferencias  iniciales:  tratamiento  del  tiempo  de  las  actividades     • CPM:  Duraciones  determinadas     • PERT:  duraciones  probalisticas     II.
Diferencias  actuales:  hoy  el  PERT  y  CPM  son  la  misma  técnica.  No   hay  diferencias       La  programación  de  proyectos  PERT-­‐CPM  tiene  tres  fases:     ⇒ Planificación:   descompone   el   proyecto   en   actividades,   estima   unos   tiempos  para  esta  actividad  y  construye  un  diagrama.     ⇒ Programación:   constituye   un   diagrama   de   tiempo   que   muestra   los   tiempos  de  iniciar/terminar    las  actividades.     ⇒ Control:  utiliza  el  diagrama  para  hacer  reportes  periódicos  del  proceso.       EL  PERT:  permite  fijar  objetivos,  buscar  y  organizar  los  medios  necesarios  para  a   conseguir   y   controlar   la   concordancia   entre   el   plan   fijado   y   el   que   se   esta   haciendo       Características  principales:     ⇒ Enfocamiento   lógico.   La   utilización   de   estas   herramientas   obliga   a   una   planificación  completa  y  disciplinada  del  proyecto.     ⇒ Impacto   visual.   Proporciona   una   visión   global,   clara   y   ordenada   de   la   secuencia  de  actividades  para  llevar  a  cabo  un  proyecto.     ⇒ Priorización  .  permitir  ordenar  las  áreas  y  las  actividades  involucradas       Objetivos:  expresión  grafica  del  que  se  pretende  a  conseguir  con  el  proyecto  que   se  planifica       Planificación  del  PERT:   o Determinar   claramente   todas   las   actividades   y   su   duración  especifica.       o Construcción  de  la  tabla  de  precedencias.   o Determinar     la   secuencia   apropiada   de   las   actividades   (construir  grafo  parcial).               ♦ Las  actividades  iniciales  (sin  precedentes)     ♦ Actividades  procedentes   ♦ Actividades  posteriores   ♦ Actividades  finales     o Realización   de   diagrama/   grafico   final   +   numeración   del   grafico.     o Determinar   los   tiempos     máximos   y   mínimos   de   cada   actividad  (holgura)  y  la  duración  total  del  proyecto.   o Determinar  camino  critico.   o Modificar   si   conviene   el   tiempo   de   las   actividades   del   camino  critico  para  reducir  el  tiempo  total  del  proyecto     Reglas  básicas:     1. Principios   de   unicidad   del   estado   inicial   y   final:  Toda  res  o  grafico  debe  de   tener  un  suceso  de  inicio  y  suceso  final.     a) la  primera  actividad  inicial  no  tiene  precedente     b) la  ultima  actividad  no  es  precedente  de  ninguna  actividad.       2. Una   actividad   comienza   siempre   por   un   suceso   .Ninguna   activada   puede   comenzar    hasta  que  se  termine  la  precedente.     3. Principio  de  designación  sucesiva.   Los   nudos   se   enumeran   sucesivamente   y  no  se  enumera  un  nudo  si  esta  sin  nombrar  un  nudo  procedente.     4. Las  flechas  denotan  un  camino  lógico.  La  longitud,  manca  de  significado,  La   dirección  de  las  flechas  indican  el  flujo  que  se  realiza  las  actividades.     5. Principio  de  designación  univoca.       ...