Proposta de millora organitzativa d'un servei públic municipal (2013)

Ejercicio Catalán
Universidad Universidad Pompeu Fabra (UPF)
Grado Ciencias políticas y de la Administración - 1º curso
Asignatura Introducció a l'Administració Pública
Año del apunte 2013
Páginas 2
Fecha de subida 11/11/2014
Descargas 4
Subido por

Descripción

Llista de problemes per elaborar una proposta de millora organitzativa d'un servei públic municipal (enunciat).

Vista previa del texto

Judit Baeza Fernández Introducció a l’Administració Pública Exercici 3 Proposta de millora organitzativa d’un servei públic municipal La Comissió de Govern de l’Ajuntament ha decidit encarregar a l’equip tècnic del Departament d’Organització un informe per tal de resoldre la problemàtica identificada per la Comissió de Govern de l’Ajuntament de Vilapompeu, relacionada amb el procediment de concessió de subvencions per activitats culturals, esportives i de serveis socials. En els últims anys el procediment intern de tramitació de les sol·licituds s’han endarrerit excessivament i han arribat a duplicar els terminis inicials previstos. A més, els ciutadans s’han queixat de que no reben un tracte adequat i que la qualitat en la prestació del servei es podria millorar.
Un altre aspecte important que s’hauria de corregir i modificar són referides a l’espai. Els usuaris troben una absència de rètols que indiquin on han d’anar i se senten desorientats, perquè la planta on han de presentar la seva sol·licitud està plena de portes, la majoria tancades. A més, no hi ha cap conserge ni personal d’informació al que puguin preguntar. Així doncs, s’haurien de posar cartells que detallin com anar a la sala d’atenció al Registre de subvencions o que algun personal els acompanyi quan demanen orientació a la recepció. La recepcionista, una empleada força problemàtica, no hauria d’estar a recepció donant indicacions als interessats, ja que més que ajudar-los els confon encara més. Cal afegir que el seu tracte tampoc és gaire favorable. Per tant, el millor seria canviar-la per un altre perfil que s’adeqüi millor a aquest lloc de treball de cara al públic.
També convé dir que la sala d’atenció al ciutadà és de reduïdes dimensions, hi ha una manca de mobiliari i de decoració i, per falta de ventilació, l’ambient es carrega constantment. Així doncs, els empleats que treballen en aquesta secció han d’obrir les finestres, amb la conseqüència de que entra massa soroll del carrer, cosa que fa que els treballadors es distreguin i no realitzin eficientment el seu treball. Respecte a les dimensions de la sala, s’hauria d’ampliar l’espai, ja que quan es concentra molta gent hi falta lloc. Si es fes aquesta ampliació, també s’evitaria que l’aire es carregués sovint i així no s’hauria d’obrir les finestres, el soroll no entraria i no distrauria als assalariats. Una altra cosa que s’hauria de millorar d’aquesta sala són els rètols que indiquen la funció de cada cua, els quals són massa petits, i quan es concentra molta gent, aquests queden ocults i fan que els ciutadans s’equivoquin de cua. De manera que aquestes inscripcions haurien de ser més grans i visibles, perquè els ciutadans els vegin bé i evitar confusions.
En quant al personal implicat en el procediment, gràcies a uns qüestionaris realitzats a petició de la Comissió de Govern de l’Ajuntament de Vilapompeu, podem saber què opinen sobre el seu lloc de treball i quines són les seves queixes principals i desmotivacions.
L’Auxiliar 1, l’encarregat de la recepció de sol·licituds, a part de queixar-se de les dimensions de l’espai, de la pèssima ventilació i del soroll que el distreu, manifesta que la cadira on seu li provoca dolors lumbars, la causa de les diverses baixes laborals que ha tingut en els últims mesos. La solució de les dimensions reduïdes de la sala ja les s’han mencionat en el paràgraf anterior, però per a resoldre els seus dolors lumbars, convindria canviar-li la cadira per una amb la que pugui adoptar una bona postura, així evitar futures baixes, haver de trobar un substituït i la corresponent acumulació de feina i endarreriments.
1 Judit Baeza Fernández Introducció a l’Administració Pública Molts treballadors també s’han queixat de que el sistema informàtic és obsolet, d’escassa velocitat de processament (Auxiliar 2, Auxiliar 3). El fet que les pantalles no disposin de baixa radiació ni de filtre òptic han provocat en l’Auxiliar 2 diversos problemes òptics. Per tant, s’haurien de renovar tots els ordinadors per poder ser més eficaços i no gastar tant de temps amb els programes informàtics (més velocitat de processament), com també garantir que les pantalles són de “més qualitat” per no danyar la seva vista dels empleats.
A part, cal tenir en compte que l’Auxiliar 1 i el 2 creuen que el seu treball és poc tècnic i que la seva unitat està poc considerada dins del conjunt de la pròpia organització. Per a motivar més a aquest personal, l’Ajuntament hauria de contemplar la carrera horitzontal, a més de la vertical, ja que així es recompensaria als treballadors en funció dels objectius que han assolit. En aquest punt podríem hi afegir al Tècnic superior 1, el qual opina que les activitats són massa senzilles i repetitives, i que no s’ajusten al seu nivell ni captació tècnica.
Per acabar amb el personal, cal dir que el Tècnic mig 1 està desmotivat perquè no rep altres recompensacions per la seva feina i perquè creu que el seu sou es baix. Tanmateix, al Tècnic mig li falta formació i coneixements per les tasques que realitza, que es podria millorar amb cursos de formació i/o reciclatge. Aquest empleat també es queixa de la seva inseguretat laboral, ja que malgrat que tingui una considerable antiguitat, és interí i encara no s’han convocat oposicions pel lloc de treball que ocupa. L’Ajuntament li podria garantir que, quan es convoquin oposicions, ell continuaria realitzant la seva feina.
Respecte a l’endarreriment en la durada de procediment intern de la tramitació de sol·licituds, la millor solució seria implementar l’administració electrònica, que simplificaria els procediments administratius, tan procedimentals com documentals. L’objectiu de l’administració electrònica és millorar l’eficiència interna, les relacions interadministratives i les relacions de l’administració amb les persones, les empreses i les organitzacions. La implementació del servei electrònic permetria revisar el procés de tramitació per eliminar els tràmits innecessaris, aprofitant les possibilitats que proporcionen les tecnologies de la informació i la comunicació, com també adequar els requisits i documents.
A nivell administratiu, el servei electrònic milloraria el servei, la imatge de l’Administració i l’eficiència interna; i a nivell de personal s’evitarien aquells empleats que no tracten adequadament als ciutadans i/o que endarrereixen els processos de tramitació, ja sigui per acumulació de feina, problemes, baixes, o l’ús d’un sistema informàtic obsolet.
En definitiva, l’Ajuntament de Vilapompeu hauria d’aposta per una millora de tot el seu equipament informàtic i la implementació de l’administració electrònica. Així es podrien simplificar les tramitacions administratives i garantiria als ciutadans l’obtenció de la sol·licitud que demanen amb més rapidesa, a més d’eliminar la necessitat de desplaçar-se físicament a l’edifici on s’han de realitzar els tràmits.
2 ...