Tema 4. Introducción al Trabajo en Equipo (2009)

Apunte Español
Universidad Instituto Químico de Sarriá (IQS)
Grado Administración y Dirección de Empresas - 2º curso
Asignatura Comportamiento Organizacional
Año del apunte 2009
Páginas 8
Fecha de subida 19/05/2014
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TEMA 4. COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL INTRODUCCIÓN AL TRABAJO EN EQUIPO   COMPETENCIAS:   En   las   unidades   siguientes   vamos   a   conocer   tres   aspectos   relacionados   con   el   comportamiento  organizacional,  el  trabajo  en  equipo,  la  comunicación  y  el  liderazgo.  Estos   tres  conceptos  representan  tres  de  les  competencias  más  importantes  en  el  ámbito  de  las   organizaciones.   Vamos  a  explicar  primero  el  concepto  de  competencia  a  través  del  modelo  del  iceberg.     Cada  competencia  incluye  todos  estos  aspectos:         CONOCIMIENTOS     Fácil  de  desarrollar:     FORMAR   HABILIDADES           AUTOIMAGEN         ROL  SOCIAL         Difícil  de  desarrollar:   VALORES     SELECCIONAR         RASGOS  DE  PERSONALIDAD       MOTIVOS       − Conocimientos  -­‐>  lo  sé  hacer.   − Habilidades  -­‐>  soy  capaz  de  hacerlo,  lo  he  hecho,  lo  puedo  hacer.   − Autoimagen  -­‐>  como  me  veo  yo.   − Rol  social  -­‐>  como  me  ven  los  demás  (si  no  concuerda  con  la  autoimagen,  dificultan  la   competencia).   − Valores  -­‐>  deseo  o  quiero  hacerlo.   − Rasgos  de  personalidad  -­‐>  suelo  hacerlo.   − Motivos  -­‐>  me  gusta  hacerlo.     Todas   las   competencias   se   pueden   desarrollar,   aunque   en   distinto   grado.   “Puedes   enseñar   a  un  pavo  a  trepar,  pero  es  más  fácil  que  lo  haga  una  ardilla”.           1   Perfil  de  competencias:   En  las  empresas,  a  menudo  se  realiza  un  perfil  de  competencias  a  sus  trabajadores.  Cada   perfil  se  divide  en:   − Competencias  corporativas:  se  traslada  la  misión  de  la  empresa.  Todas  las  personas   de  esa  compañía  deben  tener  las  competencias  que  aquí  se  incluyen.  (1  ó  2)   − Competencias  de  familia:  para  un  subgrupo  de  la  empresa,  como  un  departamento,…   (1  ó  2)   − Competencias   del   puesto:   el   resto   de   las   competencias   y   que   son   del   puesto   en   concreto.   Se   define   con   una   selección   de   quienes   son   los   mejores   de   ese   puesto,   y   a   estos  se  les  hace:   • Entrevista  focalizada:  se  graba  y  saca  información  de  cómo  hace  las  cosas  esa   persona,  luego  se  analiza  y  se  mira  qué  usa  y  en  qué  grado.   • Panel  de  expertos:  reunión  entre  los  mejores  en  el  puesto  y  el  departamento  de   recursos  humanos,  para  valorar  que  competencias  debe  haber  en  ese  puesto.     Después   de   toda   la   selección,   se   nivela   cada   competencia.   Hay   de   3   a   6   niveles   y   no   se   puede   estar   en   un   nivel   sin   estar   en   el   anterior.   No   hay   nivel   0:   si   tienes   el   nivel   1   tienes   la   competencia,   y   sino   no   la   tienes.   Cada   empresa   tiene   su   propia   definición   de   cada   competencia  y  se  hacen  a  partir  de  sus  trabajadores.   Lo   idóneo   es   que   en   un   perfil   completo   haya   unas   8   competencias   (±2),   ya   que   si   pones   muchas  más  no  es  factible  para  el  día  a  día.       TRABAJO  EN  EQUIPO:   Al  hablar  de  trabajo  en  equipo,  nos  referimos  a  muchas  cosas  a  la  vez,  pero  lo  primero  que   hay  que  entender  es  cuál  es  la  diferencia  entre  GRUPO  y  EQUIPO.   − Un  equipo  es  también  un  grupo,  pero  un  grupo  NO  es  un  equipo.   − Equipos   de   trabajo:   implican   una   organización   y   un   objetivo   claro,   los   miembros   deben  interactuar  y  ser  interdependientes.   − Grupos   de   trabajo:   pluralidad   de   cosas   que   forman   un   conjunto.   Pueden   no   tener   objetivos  claros  y  no  contar  con  una  organización  formal.  En  ocasiones  no  hace  falta  ni   que   estén   juntos   físicamente,   lo   que   implica   que   no   tiene   porque   haber   interacción   continua  ni  interdependencia.     Para  que  un  “grupo  de  personas”  se  convierta  en  un  “equipo  de  personas”  necesita  cumplir   una  serie  de  requisitos  imprescindibles:   − Sentido   de   interdependencia:   los   miembros   saben   que   dependen   unos   de   otros   para   conseguir  los  objetivos.   − Identidad  propia:  el  equipo  tiene  sus  propias  normas,  sus  leyes,  su  forma  de  actuar,…   Todos  los  miembros  lo  conocen  y  lo  reconocen  como  propio.   − Interacción:  es  necesario  que  los  miembros  de  un  equipo  se  vean  físicamente  y  puedan   interactuar.   Deben   conocerse,   si   más   no,   profesionalmente.   Debe   haber   una   comunicación  fluida  entre  todos  los  componentes.     “La  interdependencia  se  materializa  por  medio  de  la  interacción  y  ésta  genera  una  entidad   común  que  es  el  motor  del  equipo”.     Elementos  que  definen  la  competencia  de  trabajo  en  equipo:   − − −   Conocimientos:  teorías  de  trabajo  en  equipo,  que  existen  roles,…   Habilidades:     Auto  imagen:   2   − − − −   Rol  social:     Valores:  creer  en  el  trabajo  en  equipo,…   Rasgos  de  personalidad:     Motivos:  afiliación,  y  en  menor  grado,  logro.     Principio  de  anonimato:     Esta  es  la  historia  de  cuatro  personas  llamadas  TODOS,  ALGUIEN,  CUALQUIERA  Y  NADIE.     “Había   que   cumplir   una   tarea   muy   importante   y   se   le   ordenó   a   TODOS   hacerla.   TODOS   estaban  seguros  de  que  ALGUIEN  lo  haría,  pero  NADIE  lo  hizo.  ALGUIEN  se  enojó  porque   era   un   trabajo   de   TODOS.   Entonces,   TODOS   pensaron   que   CUALQUIERA   puedo   haberlo   hecho,  pero  NADIE  se  dio  cuenta  de  que  TODOS  no  lo  iban  a  hacer.  Al  fin,  TODOS  acusaron   a  ALGUIEN  cuando  NADIE  hizo  lo  que  CUALQUIERA  pudo  haber  hecho”.  à  Cuando  todos   creen  que  cualquiera  puede  hacerlo,  nadie  lo  hace.     El  trabajo  en  equipo  eficaz:  características  básicas:   − Un  objetivo  común:  todos  y  cada  uno  de  los  miembros  están  comprometidos  y  desean   alcanzar  una  misma  meta.   − La   participación   de   varias   personas:   buscar   la   diversidad   aporta   riqueza   al   equipo.   Además,  podemos  encontrar  aquello  que  cada  persona  hace  mejor.   − La   interacción   y   comunicación:   se   trata   de   la   relación   entre   los   componentes   del   equipo,   pueden   expresar   de   forma   directa   y   personal   sus   opiniones,   sus   puntos   de   vista,  pueden  analizar  situaciones,…  Se  puede  hablar,  escuchar  y  ser  escuchado.   − Una  organización  de  las  personas  y  del  trabajo:  establecer  formas  de  participación  que   sirvan   para   coordinar   adecuadamente   las   acciones   de   todos,   de   forma   que   aprovecharemos  al  máximo  las  capacidades,  experiencias  y  los  recursos  disponibles.   − El  desarrollo  personal:  se  trata  de  realizar  el  trabajo  de  manera  que  al  mismo  tiempo   que   logramos   una   buena   calidad   en   los   resultados,   promovemos   que   los   integrantes   crezcan  y  se  realicen,  por  lo  menos  profesionalmente.   − La  realización  de  las  actividades  que  permitan  lograr  el  objetivo  del  equipo:  el  equipo   es   capaz   de   plantear   elementos   creativos,   sugerencias   para   la   solución   de   problemas   y   realizar  todas  las  actividades  lúdicas  que  inciden  en  la  interrelación  de  sus  miembros  y   su  conocimiento  mutuo.     Tipos  de  equipos:   − − − −   Equipos   funcionales:   unen   personas   con   una   misma   capacidad   o   especialidad   para   lograr  un  objetivo  específico.  (equipo  de  prensa,  de  médicos,  un  departamento,…)   Equipos   de   proyecto:   un   grupo   de   personas   encaminadas   a   lograr   una   tarea   en   particular,  a  corto  plazo  y  después  se  disgregan.  (ej.:  círculos  de  calidad:  se  unen  para   mejorar   un   producto   durante   el   tiempo   que   dure   el   proyecto   y   luego   se   disuelve   el   equipo).   Equipos   adaptables:   similares   a   los   equipos   funcionales,   excepto   que   operan   en   turnos  que  cubren  24  horas.  (enfermeras,  policías,  bomberos,…)   Equipos   interfuncionales:  incluyen  a  un  grupo  de  personas  de  distintas  divisiones  o   departamentos,   con   diferente   rol   funcional,   es   decir   con   distintas   funciones.   (ej.:   una   empresa)   3   − Equipos   autodirigidos:  responsables  de  la  totalidad  de  los  productos  o  procesos;  su   planificación,  desarrollo,  implementación,  coordinación  y  mejoras.  Hacen  del  inicio  al   fin  de  algo  y  funcionan  de  forma  autónoma.  (ej.:  sedes  de  una  empresa)     La  maquinaria  del  equipo:  ¿Qué  es  lo  que  constituye  un  equipo?   Si  atendemos  a  la  definición  de  equipos,  las  personas  que  componen  un  equipo:   − Trabajan  hacia  metas  comunes  (objetivo  único  y  compartido).   − El  éxito  personal  de  los  miembros  del  equipo  depende  de  otros  (interdependencia).   − Están   de   acuerdo   en   un   enfoque   común   (comparten   una   filosofía   y   unas   “reglas   del   juego”,  identidad  del  grupo).   − El   conocimiento   y   las   habilidades   de   los   miembros   del   equipo   son   complementarias,   aumentando  las  sinergias  (asociaciones).   − Es  un  grupo  pequeño  de  personas  entre  5  y  7.  (con  menos  hay  poca  diversidad  y  con   más  es  complicado  de  gestionar).     Es   necesario   que   el   líder   conozca   e   intervenga   en   estas   variables   para   lograr  Equipos   de   Alto  Rendimiento:   − Tamaño  de  los  equipos  de  trabajo:  5-­‐7.   − Compromiso  con  un  propósito  común.   − Establecimiento   de   metas   específicas:   los   objetivos   hay   que   enfocarlos   hacia   cosas   a   hacer,  tanto  a  corto,  medio  y  largo  plazo.   − Definición,   asignación   y   coordinación   de   roles:   que   cada   uno   haga   lo   que   mejor   sabe   hacer,   pero   hay   que   mirar   también   más   allá   de   la   persona   (quizás   está   cansada   de   hacer   siempre   lo   mismo   y   le   gustaría   aprender   nuevas   cosas.   En   aspectos   técnicos   y   también  de  personalidad.   − Habilidades   de   los   miembros:   las   cosas   cambian,   se   debe   hacer   que   los   miembros   mejoren  y  amplíen  sus  habilidades.   − Responsabilidad  y  compromiso:  la  responsabilidad  última  es  del  líder.   − Evaluar  los  resultados  del  trabajo  en  equipo  (control)  y  dar  reconocimiento:  ver  si  se   ha   hecho   bien   e   irlo   controlando   a   lo   largo   del   tiempo.   Además,   dar   reconocimiento   cuando  las  cosas  salen  bien  o  cuando  se  alcanza  el  objetivo.     Tipos  de  apoyo  en  los  equipos:   − − −   Apoyo  emocional:  espacio  donde  las  personas  pueden  expresar  sus  emociones  y  que   implica  un  ambiente  cálido,  empático  y  de  amabilidad.   • “Un   oficinista   empieza   a   discutir   con   un   compañero   y   se   altera,   otro   compañero  se  lo  lleva  a  tomar  algo  para  que  se  tranquilice  y  se  desahogue”.   Apoyo   informativo:   está   relacionado   con   cualquier   tipo   de   información,   cotidiano   o   de  gran  interés,  tanto  si  es  para  todo  el  equipo  o  para  uno  de  sus  miembros.  (si  todos   se  lo  dicen  todo  a  todos  aumenta  la  capacidad  de  estar  informado)   • “Está   trabajando   en   un   pedido   cuando   entra   su   compañera   y   le   dice   que   los   camiones  viene  con  retraso”.   • “Nada  más  llegar  al  trabajo  un  compañero  le  susurra  que  el  jefe  tiene  pensado   aumentarle  el  sueldo  por  su  excelente  productividad”.   Apoyo   instrumental:   apoyo   práctico,   el   de   hacer.   La   ayuda   práctica   que   se   ofrecen   unos  a  otros  (ayudar  a  acabar  un  trabajo,…).   • “Llega   tarde   a   una   reunión   y   no   ha   podido   preparar   los   materiales.   Un   compañero   le   graba   los   cedes   y   otro   acaba   de   imprimir   los   documentos   mientras  usted  prepara  la  reunión.  Le  despiden  dándole  ánimos  y  deseándole   suerte”.  (también  apoyo  emocional)     4   − Apoyo   voluntario:   opiniones,   evaluaciones,   valoraciones,…   que   puede   haber   en   un   equipo.   • “Está  preparando  unas  presentaciones  en  el  ordenador,  entra  una  compañera  y   le   dice   que   le   está   quedando   muy   bien,   aunque   le   parece   que   está   usando   colores  muy  llamativos”.   • “Usted  sospecha  que  un  proveedor  está  molesto  con  usted.  Al  comentárselo  a   sus  compañeros  le  dicen  posibles  causas  y  le  recomiendan  que  hable  con  él”.               Los  beneficios  de  un  equipo:     Beneficios  para  el  individuo:   1. Fuente  de  autoestima.   2. Posibilidad  de  compartir  pensamientos  e  ideas.   3. Obtención  de  apoyos.   4. Aumenta  la  sensación  de  ser  útil.   5. Reduce  la  incertidumbre.   6. Reduce  la  inseguridad.   7. Obtención  de  atención  (le  hacen  más  caso).   8. Más  afecto.     Beneficios  para  la  organización:   1. Se  gestiona  mejor  la  complejidad.   2. Hay  mayor  rapidez  en  las  respuestas.   3. Hay  mayor  calidad  en  las  decisiones.   4. Más  motivación.   5. Más  implicación.   6. Mayor  compromiso.     Beneficios  para  el  líder:   1. Más  seguridad  para  afrontar  nuevos  retos.   2. Está  tranquilo  a  la  hora  de  delegar.   3. Hay  una  garantía  de  obtener  buenos  resultados.   4. Se  incrementa  la  satisfacción  propia  y  la  de  los  miembros.     Roles:   Entendemos  por  rol  el  conjunto  de  conductas  asociadas  a  una  posición  particular  dentro   de  un  equipo.   Los  roles  son  importantes  dentro  de  un  equipo  debido  a  que:   − Implica   una   división   del   trabajo   entre   los   miembros,   que   si   se   realiza   de   forma   complementaria   y   coordinada,   facilitarán   la   consecución   de   los   objetivos   de   trabajo.   − Ayudan  a  aportar  orden  a  la  existencia  grupal,  ya  que  permiten  predecir  en  cierta   forma  la  conducta  de  los  miembros.   − Contribuyen  de  forma  importante  a  la  identidad  de  los  miembros  del  equipo.       5   Roles  socio-­‐emocionales  en  los  equipos:     Facilitadores:   1. Animador:  es  el  que  recompensa  a  los  demás  mostrando  acuerdo  y  afecto.   2. Armonizador:  hace  de  mediador  entre  los  miembros  del  equipo.   3. Observador/Comentarista:   ve   y   señala   los   aspectos   positivos   y   negativos   de   la   dinámica  del  equipo.   4. Seguidor:  es  el  que  acepta  las  ideas  dadas  por  otros  y  da  su  apoyo.     Dificultadores:   1. Agresor:  pone  en  duda  la  competencia  de  los  otros  y  desaprueba  sus  acciones.   2. Bloqueador:  es  negativo  y  está  en  desacuerdo  sin  razones  objetivas.   3. Buscador   de   reconocimiento:   es   el   que   llama   la   atención   sobre   sí   mismo   y   siempre   habla  de  sus  méritos  en  sus  hechos.   4. Dominador:  siempre  intenta  imponer  su  propio  control  en  el  equipo.     Relacionados  con  la  tarea:   1. Iniciador:   es   el   que   recomienda   las   nuevas   ideas   y   presenta   nuevas   formas   de   abordar  los  problemas.   2. Informador:  es  el  que  proporciona  las  opiniones,  valoraciones,…   3. Coordinador:   es   el   que   ve   la   relevancia   de   una   idea   y   muestra   su   relación   con   el   conjunto.   4. Evaluador/Crítico:  es  el  que  somete  a  análisis  las  aportaciones  y  evalúa  la  eficacia   de  los  procedimientos.       Roles  individuales  en  los  equipos:       1. Loro:  verborrea.  Habla  sin  parar.   2. Pedante   o   sabelotodo:   puede   saber   del   tema   y   su   estilo   causa   risa   o   no   tener   ni   idea  y  causar  vergüenza  ajena.   3. Zorro:   astuto.   Analiza   y   da   el   zarpazo   en   el  momento   oportuno   para   conseguir   el   éxito.   4. Inflexible:  cerrado  a  todo  lo  externo.   5. Positivo:  actitud  abierta.  Da  y  recibe.  No  intenta  ser  el  centro.   6. Tímido:  interviene  poco.  Está  atento.  Realiza  comunicaciones  no  verbales.   7. Crítico:  necesita  expresar  lo  contrario.  Constructivo  o  destructivo.   8. Discutidor:  busca  la  pelea,  la  dialéctica,  el  protagonismo.   9. Chivo  expiatorio:  carga  con  la  responsabilidad  de  los  fallos  del  grupo.   10. Picador:  incordia,  pincha,  ataca  al  grupo  o  a  alguno  de  sus  miembros.   11. Saboteador:  destruye  la  reunión,  torpedea,  bloquea  al  grupo.   12. Intimista:   utiliza   al   grupo   como   eco   de   sus   problemas,   pensamientos   o   sentimientos.   13. Representante:  se  alza  como  portavoz  del  grupo.   14. Intérprete:  aclara  y  cree  saber  lo  que  lo  demás  dicen.   15. Gracioso:  aprovecha  los  detalles  para  mejorar  el  ambiente.   16. Organizador:  abierto  a  la  organización  de  actividades  o  al  grupo  mismo.   17. Pacificador:  busca  la  paz  y  concordia.   18. Estrella:  necesita  llamar  la  atención,  ser  el  centro.   19. Ausente:  no  está  en  el  grupo,  está  como  de  paso.     6     La  sinergia:   (Cuento  de  la  carpintería,  página  45)     “El  trabajo  en  equipo  es  una  necesidad  obvia  en  el  mundo  de  las  organizaciones.  Por  muy   buen   profesional   que   uno   se   pueda   considerar,   siempre   logrará   mejores   resultados   si   se   rodea   de   buenos   colaboradores   y   trabaja   coordinadamente   con   ellos”   (1   de   septiembre   de   2004,  Expansión)     Para   obtener   el   máximo   rendimiento   del   trabajo   en   equipo   hay   que   formar   un   grupo   de   profesionales   capaces,   ilusionados   y   comprometidos   con   un   proyecto   previamente   diseñado.     10   consejos   para   aprovechar   las   sinergias   del   esfuerzo   de   cada   miembro   de   un   equipo:   − Seleccionar  bien  los  miembros  del  equipo:  hay  que  asegurarse  de  que  las  personas  que   van   a   formar   parte   del   equipo   se   adaptan   perfectamente   al   perfil   idóneo   para   desempeñar  las  funciones,  así  como  al  propio  trabajo  en  equipo.   − Fijar   objetivos   inmediatos   y   accesibles:   ir   consiguiendo   resultados   positivos   refuerza   la   moral   del   equipo   y   proporciona   la   confianza   que   éste   necesita.   Por   ello,   debemos   fijar   objetivos   accesibles   y   realizables   a   corto   plazo   que   refuerzan   la   seguridad   y   la   motivación  del  equipo.   − Delegar:  es  una  herramienta  imprescindible  a  la  hora  de  gestionar  grupos  de  trabajo;   nos   permite   repartir   esfuerzos   a   la   vez   que   se   asegura   una   mayor   involucración   de   los   miembros  del  equipo  en  el  proyecto.  No  obstante,  para  hacerlo  eficazmente  debemos   estar  seguros  de  que  cada  uno  de  ellos  conoce  correctamente  sus  funciones,  recursos  y   responsabilidades.   − Fomentar  la  comunicación:  todos  los  miembros  del  equipo  deben  conocer  los  objetivos   del   proyecto  y  estar  de  acuerdo  con  ellos.  Frecuentemente,  se  observan  iniciativas  que   fracasan   porque   las   prioridades   de   una   persona   son   distintas   a   las   del   resto,   y   no   existen  vías  de  comunicación  que  sirvan  para  aunar  objetivos  y  esfuerzos.   − Asegurar  el  crecimiento  profesional  del  equipo:  la  formación  continua  es  esencial  para   las  personas  y  ésta  debe  ser  impuesta  y  respaldada  por  el  superior.  En  la  actualidad,   los   procesos   de   acompañamiento   como   el   mentoring   o   el   coaching   son   los   más   utilizados  en  las  empresas.   • Coaching:   surge   en   EEUU   para   paliar   el   síndrome   de   soledad   en   los   altos   directivos.   Actualmente   se   da   en   general   a   directivos.   Son   normalmente   psicólogos   que   dan   una   formación   con   terapia   para   mejorar   la   comunicación   de  la  persona.  También  hay  el  grupal  con  muchas  actividades  dirigidas  por  un   experto.   − Pasar  tiempo  juntos:  en  todos  los  equipos  hay  miembros  que  pasan  poco  tiempo  con   sus   compañeros.   Sin   embargo,   para   la   buena   marcha   del   proyecto   es   necesario   trabajar   unidos,   manteniendo   el   contacto   directo   con   el   resto   del   equipo.   Trabajar,   hablar  y  relajarse  juntos  es  un  buen  camino  para  transmitir  energías  e  ideas.   − Fomentar   la   cooperación   y   no   la   competencia:   en   un   principio,   la   competencia   entre   los   miembros   del   equipo   puede   ser   positiva,   pero   si   se   intensifica   en   exceso   es   contraproducente,   ya   que   puede   crear   enemistades   y   enfrentamientos.   Es   mejor   proponer  otra  vía  de  actuación.   − Determinar  las  pautas  de  comportamiento:  es  importante  que  todos  los  miembros  del   equipo   sepan   qué   es   lo   que   pueden   y   no   pueden   hacer,   y   cómo   lo   deben   hacer.   Esta     7   − − labor   corresponde   al   responsable   del   equipo,   el   cual   debe   plantear   desde   el   inicio   cuáles  son  las  reglas  del  juego.   Comprender  los  errores:  un  equipo  no  puede  crecer  sin  equivocarse.  La  capacidad  del   equipo  para  crear  e  innovar  viene  determinada  por  el  grado  de  libertad  y  confianza  de   que  disfrute  para  el  fomento  de  las  relaciones.   Animar  y  felicitar:  especialmente  cuando  se  han  alcanzado  los  objetivos.  Al  igual  que  el   fracaso,   el   éxito   no   corresponde   a   una   sola   persona   sino   al   grupo   de   profesionales   que   han  llevado  a  cabo  el  proyecto.       8   ...