Tablas dinámicas (2010)

Apunte Español
Universidad Universidad Politécnica de Cataluña (UPC)
Grado Administración y Dirección de Empresas - 1º curso
Asignatura EXCEL
Año del apunte 2010
Páginas 27
Fecha de subida 27/05/2014
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Descripción

Excel práctica y teoría, explicado perfecto

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Tablas dinámicas Tablas Dinámicas • Una tabla dinámica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma más fácil, cómoda y resumida. Para crear tablas dinámicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada y posteriormente acceder a Datos – Informe de Tablas y Gráficos Dinámicos.
• Aparecerá un asistente, en el cual se nos consulta que es lo que deseamos hacer.
Tablas Dinámicas •Luego se debe ingresar la referencia de la tabla de datos.
•Como último paso, Excel nos propone crear la tabla en la misma hoja de trabajo a partir de una celda determinada, o bien en una hoja completamente nueva.
•Pulsa Finalizar.
Tablas Dinámicas • Es posible que al terminar de diseñar la tabla dinámica nos interese ocultar algún subtotal calculado. Si es así, debemos pulsar doble click en el campo gris que representa el nombre de algún campo, y en el cuadro de diálogo que aparece, elegir la opción Ninguno. Desde este mismo cuadro podemos también cambiar el tipo de cálculo.
• Es posible también mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botón gris hacia otra posición.
• Podemos activar la visualización de la barra de herramientas para tablas dinámicas (Ver- Barras de herramientas – Tablas dinámicas).
Búsqueda De Objetivos En algunos casos conocemos el resultado que se desea obtener, pero no las variables que necesita la fórmula para alcanzar dicho resultado.
• Para ello, tenemos la opción Buscar objetivos, a través de la cual Excel nos proporcionará el resultado buscado.
• Accede a Herramientas – Buscar Objetivos.
• Rellena las casillas de la ventana y acepta.
• Excel avisa que ha hallado una solución al problema.
Búsqueda De Objetivos • Acepta este último cuadro de diálogo.
• Para trabajar con la opción de Buscar objetivos, hay que tener presente lo siguiente: • Una celda cambiante (variable) debe tener un valor del que dependa la fórmula para la que se desea encontrar una solución específica.
• Una celda cambiante no puede contener una fórmula.
• Si el resultado esperado no es el deseado, debemos deshacer la acción.
Tablas De Datos De Una Y Dos Variables Existe otro método para buscar valores deseados llamado tablas de variables.
• Existen dos tipos de tablas: – Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar cómo afecta un valor determinado a una o varias fórmulas.
– Tabla de dos variables: para comprobar cómo afectan dos valores a una fórmula.
• Para usar tablas de datos de una o dos variables sigue el procedimiento: 1. Prepare la tabla 2. Selecciona el rango acceda a Datos – Tabla 3. Rellena las casillas y acepta.
Escenarios • Un Escenario es un conjunto de proyecciones que se guardan en una sola hoja de calculo. Los escenarios se guardan con un nombre y que tiene por objetivo mostrar como cambian las celdas para un mismo modelo de hoja y una misma formula.
• Para crear escenarios sigua el siguiente procedimiento: • Acceda a Herramientas – Escenarios y pulsa en Agregar.
• Rellene las casillas • Acepte el cuadro de diálogo.
• Vuelva a aceptar el siguiente cuadro de diálogo.
• Vuelva a pulsar en Agregar.
• Escriba el nombre del escenario • Acepte y modifique el siguiente cuadro • Acepte y agregue otros escenarios.
Escenarios • • • • Vuelva a escribir otro nombre para cada nuevo escenario: Acepte y modifique las líneas que correspondan Acepte.
Se han creado los escenarios con distintas celdas cambiantes para un mismo modelo de hoja y una misma fórmula.
• Seleccione el primer escenario de la lista y pulse en Mostrar. Observe el resultado en la hoja de cálculo.
• Haga lo mismo para los otros escenarios. Muéstrelos y observe el resultado.
– Podemos también crear un resumen de todos los escenarios existentes en una hoja para observar y comparar los resultados.
• Pulsa en Resumen y acepta el cuadro que aparece.
• Excel creara una nueva hoja en formato de sub-totales (o en formato tabla dinámica si se hubiera elegido la otra opción). Esta hoja puede ser tratada como una hoja de sub-totales expandiendo y encogiendo niveles.
Escenarios •Acepte y modifique las líneas que correspondan •Acepte •Se han creado los escenarios con distintas celdas cambiantes para un mismo modelo de hoja y una misma fórmula.
•Seleccione el primer escenario de la lista y pulse en Mostrar. Observe el resultado en la hoja de cálculo.
•Haga lo mismo para los otros escenarios. Muéstrelos y observe el resultado.
•Podemos también crear un resumen de todos los escenarios existentes en una hoja para observar y comparar los resultados.
•Pulsa en Resumen y acepta el cuadro que aparece.
•Excel creara una nueva hoja en formato de sub-totales (o en formato tabla dinámica si se hubiera elegido la otra opción). Esta hoja puede ser tratada como una hoja de sub-totales expandiendo y encogiendo niveles.
Introducción a las Tablas y Gráficos Dinámicos Tablas dinámicas y gráficos dinámicos • Las tablas dinámicas (TD) resumen grandes volúmenes de datos para obtener información resumida utilizando herramientas de totales, subtotales, filtros de datos; entre otros, pudiendo visualizar todo o parte de los datos de la tabla origen.
• Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Crear un informe de tabla dinámica • Se creara una tabla dinámica a partir de unos datos que ya se tienen • Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona la opción Insertar > tabla dinámica • Suponer que se tiene una colección de datos de los artículos de un almacén con el número de referencia y el mes de compra, además se sabe la cantidad comprada y el importe del mismo • Como se ve a continuación • En este ejemplo se indicara que se seleccionaran los datos de un rango de celdas y que quiere ubicar la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva.
• Se podría crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
• En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango se deben seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
• Se procede siguiendo los siguientes pasos: 1. El primer paso es verificar que todas las columnas del rango de celdas a utilizar en la tabla dinamica tengan encabezados de columna, en caso contrario Excel mostrara una ventana de error advirtiendo que no se esta cumpliendo esta regla.
2. Se va a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para ello se va a la pestaña Insertar y hace clic en Tabla dinámica.
3. Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí se puede indicar el lugar donde se encuentran los datos que se quieren analizar y el lugar donde se quiere ubicar la tabla dinámica.
Y al hacer clic en aceptar se genera otra hoja con la información y el formato que se ve a continuación Este es el informe de Tablas Dinámicas Este es el área de trabajo para formar las Tablas Dinámicas Examinando con mas detenimiento el recuadro de la derecha, se puede identificar las siguientes aéreas: Área de filtro de datos Área de rótulos de fila Lista de Campos Área de rótulos de columna Área donde se ubican los valores numéricos • Precisamente se observa en este panel en la derecha de la pantalla.
• Desde este panel se puede personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
• Con esta herramienta se podría construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: - Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla se incluirá el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
• Para ello simplemente se tendrán que arrastrar los elementos que se ven listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
• En este ejemplo se debería arrastrar el campo REF a , el campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la sección • Tras realizar lo anterior, se obtendría la siguiente tabla • Se puede ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparecen dos pestañas: Opciones y Diseño • El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
• Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información: • Puede que no se visualice la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si aparece en Rótulos de columna desplegar la lista asociada a él y seleccionar la opción Mover a rótulos de fila.
Luego en la Pestaña Diseño > Diseño > Diseño de Informe se pueden apreciar diferentes opciones para mejorar la apariencia de la Tabla. Por ejemplo: Aplicar filtros a tabla dinámica • Al observar el formato que toma la tabla dinámica se puede percibir que de forma automática quedan activados algunos filtros que permiten visualizar solo algunos datos.
Obtener promedios en una Tabla dinámica • Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel genera unos totales con sumatorio, puede interesar modificar esas fórmulas por otras como para ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.
• Para hacer esto hay que situarse en cualquier celda de la zona que se quiere rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, aparecerá un menú emergente con diferentes opciones, se debe escoger la opción Configuración de campo de valor... Y aparecera un cuadro de diálogo como este: ...